Podpis na konci každého e-mailu použijete na to, aby ste príjemcovi poskytli vašu adresu a zákonom požadované povinné informácie. Podpis môžete použiť aj na prenos ponúk, propagačných informácií alebo iných správ.
Nastavte podpis
Podpis v programe Outlook môžete nastaviť nasledovne:
- Zavolajte príkaz NÁSTROJE >> MOŽNOSTI.
- Otvorte kartu E-MAILOVÝ FORMÁT a kliknite na PODPISY a potom na NOVÉ.
- Zadajte názov nového podpisu. Ponechajte možnosť Vytvoriť podpis bez šablóny (táto možnosť v programe Outlook 2007 už nie je k dispozícii) a kliknite na ĎALŠÍ.
- Zadajte a naformátujte text na podpis. Ak chcete, môžete pridať aj logo svojej spoločnosti.
Upozorňujeme, že príjemca uvidí formátovanie iba vtedy, ak ako formát e-mailu nastaví HTML alebo RTF. V prípade e-mailov vo formáte obyčajného textu samozrejme nie je možné vidieť tučné písmo a podobne.
Ak máte aplikáciu Outlook až do verzie 2003 vrátane, postupujte nasledovne:
- Kliknite na DOKONČIŤ a potom na OK.
- Na karte E-MAILOVÝ FORMÁT v časti Podpisy vyberte e-mailové konto, pre ktoré sa má použiť nový podpis. Outlook potom automaticky vloží podpis na koniec každého nového e-mailu alebo každej odpovede a preposlania, ktoré odošlete prostredníctvom tohto účtu.
- Zatvorte dialógové okno.
Ak máte aplikáciu Outlook 2007, urobte namiesto toho nasledovné:
- Kliknite na „Uložiť.
- V pravom hornom rohu dialógového okna v poli E-mailové konto vyberte konto, pre ktoré sa má nový podpis automaticky použiť.
- Ďalej vyberte názov podpisu pre NOVÉ SPRÁVY a pre ODPOVEDE / POSLANIE.
- Zatvorte dialógové okno pomocou OK.
Keďže program Outlook skopíruje podpis do poľa pre správu, môžete ho ešte pred odoslaním e -mailu zmeniť - napríklad zadajte svoju priamu telefónnu linku pre dôležitého zákazníka, zatiaľ čo normálny podpis obsahuje číslo rozvádzača.
K vizitke pripojte svoj podpis
Ak ste si v Outlooku vytvorili digitálnu vizitku s údajmi, môžete ju pripojiť k svojmu e-mailovému podpisu. Príjemca vizitky môže dvojitým kliknutím preniesť kontaktné údaje do svojho adresára.
Dôležité: Outlook do verzie 2003 odosiela vizitku vo forme súboru vCard, ktorý môžu čítať aj iní e-mailoví klienti okrem Outlooku. Outlook 2007, na druhej strane, používa formát VCF, ktorý je správne interpretovaný iba v programe Outlook 2007 a pripravovanom programe Outlook 2010.
Ako pridať svoju vizitku k podpisu v programe Outlook:
- Ak ste to ešte neurobili, vytvorte nový záznam so svojimi kontaktnými údajmi v adresári.
- Zavolajte príkaz NÁSTROJE >> MOŽNOSTI >> EMAIL FORMÁT.
- Kliknite na tlačidlo PODPISY.
- Ak ste už zadali podpis, vyberte ho v ľavom hornom poli. V programe Outlook až do roku 2003 musíte teraz kliknúť na položku Upraviť. Ak ste ešte nezadali podpis, urobte to pomocou tlačidla NOVINKA.
- V programe Outlook 2003 alebo staršom vyberte vizitku vCard v poli Pridať túto vizitku (vCard) do tohto podpisu. V programe Outlook 2007 v časti Upraviť VÝCHOZÍ PODPIS kliknite na OBCHODNÚ KARTU. Vyberte svoj kontakt z adresára a kliknite na OK. Súbor VCF sa potom vytvorí automaticky a do podpisu sa vloží ukážka.
- Zatvorte všetky dialógové okná.
ZÁKONNÉ POŽIADAVKY
Od 1. januára 2007 je v Nemecku právne regulované, ktoré informácie musia byť zahrnuté v obchodnej korešpondencii vrátane e-mailov:
- úplný názov spoločnosti vrátane obchodného formulára
- miesto pobočky so správnym pravopisom, ktoré je možné vyvolať
- príslušný miestny súd
- číslo obchodného registra
- identifikačné číslo dane z obratu
- meno konateľa, majiteľa alebo predsedu predstavenstva a dozornej rady
Presne povedané, aj daňové číslo (mnoho spoločností to uvádza iba na požiadanie, aby sa zabránilo zneužitiu)
Ďalšie informácie, ako sú telefónne a faxové čísla, e-mailová adresa, webová adresa, podrobnosti o oddelení atď., Sú dobrovoľné. Podľa zákona musia byť povinné informácie na obrazovke a výtlačkoch „čitateľné“. Tieto požiadavky sú upravené v:
- Obchodný zákonník, HGB, § 37a
- GmbH Act (GmbHG), § 35a
- Stock Corporation Act (AktG), oddiel 80
