Ak premýšľate o cloudovom úložisku a riešeniach pre externé ukladanie a zálohovanie údajov, väčšina používateľov si najskôr predstaví produkty ako OneDrive, Google Drive alebo iCloud. Americkú spoločnosť Box a Box Cloud súkromní používatelia v Nemecku väčšinou nepoznajú. Pretože Box Cloud je svojou paletou funkcií zaujímavou alternatívou k bežným cloudovým riešeniam najmä pre firmy.
Box nie je ani tak klasické cloudové úložisko, ale ECM softvér, medzi ktorého vlastnosti a hlavné funkcie patrí bezpečné cloudové úložisko s názvom Box Cloud.
Čo odlišuje softvér ECM od cloudu?
ECM je skratka pre anglický výraz Enterprise Content Management. Softvér ECM sa používa na vytváranie, organizovanie, ukladanie a distribúciu obsahu. Softvér ECM možno použiť aj na automatizáciu procesov a zjednodušenie tokov informácií medzi rôznymi oddeleniami a organizačnými jednotkami.
Výhody softvéru ECM sú mnohoraké. Softvér ECM môže pomôcť spoločnostiam znížiť náklady digitalizáciou a automatizáciou obsahu. Môže tiež pomôcť zvýšiť efektivitu a odstrániť neefektívnosť pracovných postupov. Softvérové produkty ECM ako Box môžu spoločnostiam pomôcť lepšie spravovať ich údaje a minimalizovať bezpečnostné riziká.
Softvér ECM často používajú veľké spoločnosti na profesionálne a digitálne riadenie obsahu a procesov.S Boxom spolupracuje napríklad švajčiarska poisťovňa Zurich, DEKA-Immobilien z Nemecka alebo výrobca elektromedicínskych zariadení MED EL so sídlom aj v Nemecku, ako aj mnohé ďalšie známe korporácie. Podľa Box sa na Box a Box Cloud spolieha viac ako 100 000 spoločností na celom svete. Softvér ECM môžu využívať aj malé a stredné firmy alebo súkromní používatelia. ECM Software je flexibilné a prispôsobiteľné riešenie, ktoré spĺňa potreby každého podnikového alebo domáceho používateľa.
Na rozdiel od typického cloudového úložiska ponúka ECM softvér ako Box komplexné softvérové riešenie pre zálohovanie dát, sieťovú spoluprácu a zjednodušené pracovné postupy – úlohy, ktoré typické cloudové úložiská samotné nedokážu zvládnuť.
Aké sú výhody Box Cloud?
The Box Cloud je cloud obsahu. V praxi to znamená, že funguje nielen ako úložisko dát a na zálohovanie dát, ale zameriava sa aj na spoločnú prácu na firemných dokumentoch.Tento inovatívny prístup k obsahu, v ktorom sa pozornosť sústreďuje na obsah a nie na dokumenty (súbory), je obzvlášť zaujímavý pre globálne aktívne spoločnosti.
Bez ohľadu na to, či ide o marketingové informácie o produktoch, kúpne zmluvy, zmluvné dokumenty z oddelenia ľudských zdrojov alebo obrázky a videá – všetky tieto dokumenty sú pre organizáciu spoločnosti vysoko relevantné. Najmä keď rôzne divízie v rôznych krajinách pracujú s rovnakými produktmi a službami, je kľúčové, aby bol rovnaký obsah dostupný pre všetky oblasti. Je to dôležité nielen kvôli jednotnej firemnej identite, ale aj šetrí vzniknuté náklady. Box Cloud zaisťuje dostupnosť centrálneho, digitálneho a bezpečného dátového úložiska pre celú skupinu spoločností.
Box Cloud je navrhnutý aj pre celý cyklus využívania obsahu. To znamená, že každý súbor zostáva na platforme a možno ho upravovať a používať spoločne, od počiatočného uloženia a uvoľnenia údajov až po elektronický podpis a klasifikáciu.
Softvér ECM, ako napríklad Box with the Box Cloud, ako cloud obsahu rozhodujúcim spôsobom prispieva k zabezpečeniu toho, aby procesy zostali štíhle, informácie z každej divízie boli dostupné a citlivé firemné údaje boli vždy chránené.
Aké sú 3 najdôležitejšie pridané hodnoty Box Cloudu?
Ako softvérová aplikácia ECM môže Box pomôcť rôznym firemným divíziám pracovať efektívne a spolupracovať. Pre používanie Boxu vo firmách alebo pre súkromné použitie, čo je možné aj s Box Cloud, hovoria predovšetkým nasledujúce štyri pridané hodnoty:
1. Bezpečnosť, súlad a regionálne úložisko
V každej spoločnosti je veľké množstvo dát, ktoré je potrebné chrániť. Osobné informácie z HR oddelenia aj údaje o produktoch z vývojového alebo obchodného oddelenia musia byť zabezpečené a chránené pred neoprávneným prístupom.Okrem toho sú spoločnosti povinné dodržiavať požiadavky na dodržiavanie predpisov a nariadenia o ochrane údajov v príslušnej krajine použitia. Pre Nemecko to okrem iného znamená splnenie požiadaviek európskeho všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR).
Box Cloud v tejto oblasti zapôsobí profesionálnou bezpečnostnou architektúrou, kontrolami prístupu, ktoré využívajú umelú inteligenciu na zisťovanie bezpečnostných nedostatkov, a cloudovým natívnym riadením, ktoré predchádza právnym konfliktom.
Vstavané bezpečnostné ovládacie prvky Zero Trust majú za cieľ zabezpečiť, aby každý používateľ mohol byť jednoznačne identifikovaný pred získaním údajov z cloudu. Box Cloud má navyše certifikáciu FIPS 140-2. Tento bezpečnostný štandard, ktorý používa vláda USA pre kryptografické moduly, definuje požiadavky na moduly, ktoré vykonávajú kryptografické funkcie, vrátane modulov, ktoré generujú, používajú alebo ukladajú kľúče.Tieto musia mať hardvérové a softvérové mechanizmy odolné voči neoprávnenej manipulácii, aby sa zabránilo neoprávnenému prístupu ku kľúčom a iným citlivým údajom.
Okrem toho je každý súbor uložený v Box Cloud zabezpečený 256-bitovým šifrovaním AES v pokoji aj počas prenosu. Funkcia Box Shields tiež dokáže v reálnom čase odhaliť a opraviť úniky dát a bezpečnostné chyby.
Dôležité: Box ponúka svojim zákazníkom ukladanie všetkých údajov regionálne v cloude Box. Táto možnosť umožňuje ukladať údaje nemeckých používateľov na európskych serveroch v súlade so zákonom, bezpečným spôsobom a v súlade s požiadavkami GDPR. Funkcia Box Zones, ktorá umožňuje regionálne ukladanie, ponúka nemeckým a európskym zákazníkom najvyššiu možnú úroveň ochrany údajov.
2. Spolupráca v tímových štruktúrach
Vo veľkých spoločnostiach je bežné, že oddelenia spolupracujú na medzinárodnej úrovni.S Box Cloud môžu tímy spolupracovať kdekoľvek a bez ohľadu na hardvér, operačné systémy alebo softvér v cloude. Umožňuje to bezproblémová integrácia podnikových aplikácií, ako sú Microsoft 365, Google Workspace, Teams alebo Zoom.
Integrácia aplikácií a prezeranie súborov v pracovnom prostredí Box Cloud je pre používateľov užívateľsky prívetivé a inovatívne. Okrem možnosti prístupu k Box Cloud cez webový prehliadač sú k dispozícii aj aplikácie pre bežné mobilné operačné systémy. Funkcia Box Drive zabezpečuje integráciu virtuálneho disku do stolného počítača prostredníctvom protokolu WebDAV, v ktorom je možné ukladať a zdieľať aj obsah.
3. Pracovné postupy a elektronické podpisy
Časy, keď si zamestnanci medzi sebou vymieňali zmluvné dokumenty alebo iné dôležité dokumenty v papierovej forme, sú dávno preč.Spoločnosti dnes pracujú s digitálnymi pracovnými postupmi, kde sa dá napríklad dôležitá zmluva prezerať, upravovať, klasifikovať a schvaľovať online od vytvorenia až po schválenie.
Nástroje na automatizáciu workflow ponúkajú maximálnu využiteľnosť a komfort a pomáhajú urýchliť schvaľovacie procesy vo firmách. Funkcia „Box Sign“ ponúka používateľom aj možnosť začlenenia elektronických podpisov do digitálnych dokumentov a ich digitálneho podpisu. Digitálny podpis je možné odoslať zo služby Box alebo alternatívne z iných obchodných aplikácií, ako sú Salesforce alebo Microsoft 365, ak sú pripojené k službe Box Cloud.
Oplatí sa Box Cloud aj pre súkromných používateľov?
S Box Cloud majú podnikoví používatelia prístup k širokej škále funkcií, aby mohli efektívne spolupracovať a používať Box nielen ako úložisko dát alebo na zálohovanie dát, ale aj ako profesionálny cloud obsahu.
Zároveň je Box Cloud zaujímavý aj pre súkromných používateľov, aj keď jednotliví používatelia nemôžu detailne využívať rôzne možnosti a funkcie Boxu.
Pre súkromné osoby ponúka Box zaujímavú alternatívu ku konvenčným cloudovým riešeniam od Microsoftu, Google alebo Apple s bezplatnou tarifou pre jedného používateľa. S 10 GB voľného úložného priestoru a maximálnym nahrávaním 250 MB na súbor ponúka cloudová služba širokú škálu funkcií pre súkromných používateľov, ktorí chcú zálohovať súbory alebo obrázky balíka Office.
Box je obmedzený vo verziách súborov, pretože sa ukladá iba aktuálna verzia súboru. Prístup k bezplatnému cloudu Box Cloud môže byť mobilný aj stacionárny. Integrácia Microsoft 365 a Google Workspace je zahrnutá aj v bezplatnej verzii, takže Box Cloud je v každom prípade vhodný aj pre súkromných používateľov.
Ak ako súkromný používateľ potrebujete viac úložného priestoru, môžete získať až 100 GB úložného priestoru a možnosť nahrávania súborov až do veľkosti 5 GB v programe Personal Pro. Pri ročnom predplatnom zaplatia používatelia Box Cloud za upgrade 9 eur mesačne.
Koľko stojí Box Cloud pre firmy?
Box Cloud ponúka veľkým korporáciám, stredne veľkým spoločnostiam a menším obchodným tímom individuálne ponuky pre každú potrebu. S ročným plánom Business Starter, ktorý musí zahŕňať aspoň 3 používateľov, majú tímy prístup k úložisku s kapacitou až 100 GB a inovatívnemu používateľskému rozhraniu Box Cloud, ktoré zaručuje najlepšiu použiteľnosť. Tím s 3 používateľmi platí za prístup do cloudu Box v najmenšej tarife Box 13,50 eura mesačne.
Firemné tarify, ktoré stoja 13,50 EUR mesačne za lacný balík, obsahujú ďalšie funkcie, ktoré presahujú rámec čistého cloud computingu. Box Sign pre digitálne podpisy, Box Relay pre automatizáciu pracovných postupov, profesionálne vyhľadávacie filtre a mnohé ďalšie bezpečnostné funkcie sú dostupné pre všetkých používateľov v závislosti od balíka.
V súhrne, aké sú výhody Boxu ako poskytovateľa cloudu?
Box ako profesionálny ECM softvér je celkovo atraktívnou možnosťou a je viac ako len úložisko dát alebo nástroj na zálohovanie dát. Dôležitou funkciou je možnosť prístupu k súborom v Box Cloud z akéhokoľvek zariadenia s internetovým pripojením.
To znamená, že používatelia môžu pracovať na dokumentoch alebo prezerať súbory zo svojho účtu Box, bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú. Box navyše ponúka vysokú úroveň zabezpečenia s viacerými vrstvami ochrany a v závislosti od balíka aj rôzne funkcie a nástroje v oblasti bezpečnosti a spolupráce. Hlavnou pridanou hodnotou Boxu je možnosť integrovať množstvo obľúbených produktívnych aplikácií do cloudu obsahu, aby tímy mohli pracovať efektívne, profesionálne a s čo najmenším plytvaním.
