4 spôsoby ochrany dokumentov programu Word

Ako nastaviť dokument iba na čítanie

Znovu a znovu mnoho rôznych autorov v projektovom tíme spolupracuje na dokumente programu Word. Existujú rôzne možnosti ochrany dokumentov programu Word, aby sa vykonávali iba tie zmeny a úpravy, ktoré boli spoločne odsúhlasené. Vykonaním konkrétnych krokov zálohovania môžete tiež zabrániť strate súborov programu Word v dôsledku prevádzkových chýb alebo problémov s hardvérom.

Ukladanie a ochrana dokumentov programu Word: Prečo je to také dôležité

Práca s programom na spracovanie textu Microsoft Word sa stala neoddeliteľnou súčasťou profesionálneho i súkromného každodenného života. Word je jedným zo sady programov, ktoré vznikli v bežných kancelárskych úlohách a bol prvýkrát publikovaný pod názvom Microsoft Office.

Spoločnosť Microsoft pravidelne aktualizuje verzie programov balíka Office o nové užitočné funkcie. So správnymi znalosťami o práci s Wordom je možné Word na jednej strane prispôsobiť a rozšíriť o doplnky Word. Máte tiež možnosť konkrétne stanoviť kompatibilitu verzií programu Word a chrániť svoje textové súbory.

Dokumenty programu Word je potrebné chrániť, najmä v dôležitých záležitostiach. Nielen nepredvídaná strata v dôsledku zabudnutia uložiť, ale aj spracovanie neoprávnenými tretími stranami spôsobuje nepríjemnosti, ktorým je možné predísť. S vhodnou starostlivosťou a predvídavosťou sa navyše dá vyhnúť poškodeniu alebo strate dokumentov programu Word v dôsledku problémov s hardvérom.

Jednoduché ukladanie: Už nikdy neprídete o súbory programu Word pomocou 4 trikov

V oblasti úloh programu Word sú - v závislosti od verzie - rôzne, ale rovnako účinné možnosti zálohovania dokumentov programu Word.

Okrem klasického procesu ukladania s kombináciou klávesov „CTRL + S“ alebo na kartách „Súbor“ a „Uložiť ako“ ponúka Word ďalšie elegantné možnosti ochrany dokumentu.

1. Uložte všetky dokumenty pohodlne jediným kliknutím myši

V závislosti od použitej verzie programu Word je možné uložiť všetky dokumenty otvorené v danom časovom okamihu naraz. Už nehrozí, že omylom zabudnete textový súbor a prídete o svoje úpravy.

Aj keď Word 2003 a staršie verzie vykonávajú takýto príkaz pomocou klávesovej skratky, na ukladanie všetkých dokumentov v novších verziách je potrebné pridať nastavenie tlačidiel.

2. Automatické zálohovanie pomocou miestnej záložnej kópie

Existuje aj možnosť pracovať so záložnými kópiami. Opäť to závisí od použitej verzie Wordu. Vždy však existuje možnosť nastaviť „automatické zálohovanie“. Funguje to so záložnou kópiou dokumentu alebo s automatickou obnovou.

V prvom variante sa kópia súboru Word uloženého raz s príponou WBK vytvorí v počítači hneď po spracovaní pôvodného dokumentu. Ak je pôvodný dokument poškodený alebo stratený počas spracovania, kópiu je možné použiť.

Inštalácia tejto funkcie na pozadí vyžaduje menej kliknutí myšou a medzi programami Word 2007 alebo novšími a staršími verziami sa mierne líši. Po niekoľkých kliknutiach program Word vytvorí trvalé automatické záložné kópie a ochráni vás pred stratou údajov.

3. O zálohovanie súborov s automatickou obnovou sa postará Word

Automatické obnovenie je tiež funkcia programu Word, ktorá pomáha chrániť vaše textové súbory. Aj keď sa zodpovedajúce záložné súbory pre rok 2007 a novšie nastavujú manuálne pomocou funkcie automatického obnovenia v časti „Extra“ alebo „Možnosti programu Word“, novšie verzie obsahujú konkrétne tlačidlo na tlačidle.

Po jednorazovej aktivácii funkcie sa bez ďalších akcií vytvoria záložné súbory pre každý dokument programu Word vytvorený v nasledujúcom texte. Používatelia novších verzií Wordu nájdu ovládací prvok „automatické ukladanie“ priamo pod „Štart“ v ľavej hornej časti panela úloh. Automatická ochrana sa aktivuje posunutím ovládača doprava. V niekoľkých krokoch však môžete stále prispôsobiť interval, v ktorom sa kópia nahráva:

1. Vyberte „Súbor“ a kliknite na „Možnosti“.

   

2. V ľavej časti okna kliknite na „Uložiť“.

   

3. V časti „Informácie o automatickom obnovení každých XY minút“ nastavte požadovaný čas.

   

4. Skontrolujte, či ste začiarkli dve políčka vľavo pred textovým riadkom, a potvrďte zadanie kliknutím na „OK“.

Bez ohľadu na to, ktorý spôsob si vyberiete - Word vás spoľahlivo podporí pri ochrane všetkých dokumentov.

4. Vyhnite sa strate údajov: Ľahko znova vyhľadajte neuložené texty programu Word

Tiež sa môže stať, že omylom zavriete dokument programu Word po tom, ako ste ho dlho upravovali, bez toho, aby ste ho medzitým uložili. Neuložili ste konkrétne žiadne zmeny vykonané pomocou funkcie „Uložiť ako“. To je do značnej miery bezproblémové, pretože Word 2010 a novšie verzie ukladajú dokumenty, ktoré sa považovali za stratené na niekoľko dní na pozadí.

Dokument programu Word nájdete v častiach „Súbor“, „Spravovať verzie“ a „Obnoviť neuložené dokumenty“. Tu nájdete informácie o tom, ako obnoviť neuložené dokumenty. Generované texty väčšinou nie sú v konečnom stave, ale väčšinou ste ušetrení mnohých pracovných krokov kompletnej novej produkcie. Základné veci, ako je formátovanie, sú zvyčajne zachované.

Ochrana dokumentov a sekcií proti zápisu: Nastavte si heslá vo Worde

Najmä pri práci v projektových tímoch vznikajú zložité a niekedy viacdielne dokumenty. Heslá je možné nastaviť na ochranu týchto dokumentov programu Word pred neoprávneným prístupom a neoprávnenými zmenami. Textový dokument môžu upravovať iba tí, ktorí majú správne a aktuálne heslo. Ako uložiť dokument v režime iba na čítanie je vysvetlené nižšie pre všetky verzie od programu Word 2010 a novšie.

1. Prejdite na „Informácie“ v časti „Súbor“.

   

2. Kliknite na „Chrániť dokument“ a v rozbaľovacej ponuke vyberte „Šifrovať pomocou hesla“.

   

3. Do zobrazeného poľa zadajte požadované heslo a potvrďte zadanie.

   

Dôležitým tipom je zapísať si heslo na bezpečnom mieste. Pretože ak heslo nemáte, máte tiež zakázané upravovať pôvodný dokument. Potom sa otvorí iba verzia chránená proti zápisu.

Jednotlivé oblasti dokumentov môžu byť tiež chránené heslom. Ak zmeníte iba určité pasáže v pracovnej skupine, ale ostatné sú už vo svojej konečnej verzii, môže to byť veľmi užitočné.

Tip: Mimochodom, ochranu dokumentu môžete odstrániť tak, že zopakujete vyššie uvedené kroky a pole s heslom ponecháte prázdne. Namiesto šifrovania dokumentu ho dešifrujete - proces však zostáva rovnaký. Potom ho môžete znova otvoriť bez špeciálneho oprávnenia na prístup.

Chráňte dokumenty programu Word: Obmedzte úpravy a prístup v programe Microsoft Word

V častiach „Súbor“ a „Informácie“ nájdete aj ďalšie spôsoby ochrany dokumentu. Máte napríklad možnosť obmedziť úpravy alebo prístup.

Ak obmedzíte úpravy, bude možné určiť výber prípustných a neprípustných zmien:

• Je možné písať komentáre, odpovedať na ne alebo sa o ne starať?
• Môžu byť použité určité štýly a iné nie?
• Aké formátovanie by malo mať nadpisy, ktoré by malo byť súčasťou súvislého textu?

Vy rozhodujete, ktoré prvky a aspekty vo vašom textovom dokumente je možné akým spôsobom upraviť.

Ak sú však prístupové práva odňaté zamestnancom projektového tímu, s výnimkou niekoľkých, prístupové práva je možné tiež individualizovať. Do oblasti „Chrániť dokument“ stačí zadať príslušnosť k organizácii alebo mená príslušných oprávnených osôb. Zostávajúci kolegovia sú odteraz vylúčení z úpravy dokumentu programu Word. Toto je obzvlášť užitočné pre aspekty súvisiace s ochranou údajov.

Záver: Ochrana dokumentov programu Word - veľmi jednoduché vďaka príslušným trikom

Dokumenty programu Word je možné chrániť na rôznych úrovniach - pred dokončením, počas neho a ďaleko za ním. Existujú možnosti obnovy dokumentov, o ktorých sa predpokladá, že boli stratené, a automatického vytvárania záložných kópií.

Okrem toho je možné vytvárať dokumenty iba na čítanie a definovať aspekty, ako je typ povoleného spracovania alebo autorizácia prístupu. S vhodnými trikami už neprídete o dokumenty programu Word - či už v súkromnom alebo profesionálnom kontexte.

FAQ

Aké možnosti existujú na ochranu dokumentov programu Word?

Na jednej strane máte možnosť uložiť všetky dokumenty kliknutím myši, vytvárať automatické záložné kópie a automaticky obnovovať predchádzajúce verzie a súbory programu Word, ktoré boli považované za stratené. Na druhej strane je možné od začiatku vytvárať dokumenty iba na čítanie a obmedziť tiež úpravy a prístup.

Ako chránite dokumenty heslom?

Ak chcete dokumentu priradiť heslo, postupujte takto:

1. Na tlačidle štart kliknite na „Súbor“ a potom na „Informácie“.
2. Prejdite na „Chrániť dokument“ a v rozbaľovacej ponuke vyberte „Šifrovať pomocou hesla“.
3. Zadajte heslo a potvrďte ho.