Text a rýchle súčasti - Automatizácia textu v programe Outlook

Ako najlepšie pracovať s rýchlymi časťami v programe Outlook

Koncepcia e-mailov v programe Outlook nemusí byť v každom prípade individuálna. V profesionálnom a súkromnom prostredí sa podobné alebo porovnateľné e-maily neustále navrhujú. Napríklad e -mail sprevádzajúci ponuku obvykle obsahuje analogické textové komponenty. Odpoveď na dotaz je tiež nešpecifická a musí sa zmeniť maximálne z hľadiska počtu alebo produktu. Podobnosť v koncepcii mailov je v zásade rozumná a obsahuje výhodu, ktorú by ste nemali podceňovať. To sa dá dosiahnuť, ak budete viac pracovať s prefabrikovanými textovými modulmi. V aktuálnej verzii Outlooku 365 sú textové moduly a ich funkcie k dispozícii ako rýchle moduly, ktoré sa líšia od ostatných programov a verzií Outlooku.

Videonávod: Ako vytvárať a používať textové moduly v programe Outlook

Vytvorte rýchlu súčasť v programe Outlook - 5 základných krokov k automatizácii

Rýchly komponent v programe Microsoft Outlook môžete rýchlo navrhnúť:

1. Otvorte novú poštu prostredníctvom karty „Súbor“. V ďalšom kroku napíšte konkrétny text, ktorý by ste chceli uložiť ako rýchlu súčasť.

2. Vyberte text v programe Microsoft Outlook a skopírujte ho. Na tento účel môžete ako skratku alebo skratku použiť kombináciu klávesov Ctrl + C.

   

3. V ďalšom kroku so stále označeným textom prejdite na kartu „Vložiť“ a prepnite do ponuky „Text“.

   

4. Kliknutím na „Rýchle diely“ sa otvorí nové výberové okno, v ktorom môžete „Uložiť svoj výber do katalógu rýchlych náhradných dielov“.

   

5. Po kliknutí na „Uložiť výber do rýchleho katalógu dielov“ sa otvorí ďalšie okno s možnosťami. Tu máte možnosť poskytnúť ďalšie informácie o textovom module.

   

Okrem iného môžete:

• Priraďte zmysluplný názov textovému modulu.
• Vyberte kategóriu alebo vytvorte novú kategóriu, napríklad „Ponuky“ alebo „Zmluva“.
• Vložte popis, aby ste kolegov informovali o obsahu textového modulu.
• V možnostiach vyberte, ako má byť text vložený ako rýchla časť.

Kliknutím na „OK“ uložíte rýchlu časť a môžete ju kedykoľvek vložiť do novej pošty.

Vložte do e -mailu stručnú časť - tak to funguje

Stavebný blok pridaný do nového e -mailu má mnoho výhod. Začlenenie textových modulov do e-mailu je časovo úsporné a efektívne. Odchádzajúce správy sú navyše podobné svojim obsahom a formátovaním. Toto je obzvlášť dôležité v profesionálnom prostredí, s dopytom alebo ponukou.

Máte dve alternatívy na vloženie vytvoreného textového modulu do e -mailu:

Alternatíva 1: vložte textový modul, napríklad automatický text

Vaša rýchla časť s názvom „Textový modul 1“ sa automaticky zobrazí ako možnosť vloženia hneď, ako do textu zadáte niekoľko prvých znakov názvu rýchlej časti.

Reťazec „Text“ je dostatočný na to, aby Outlook našiel rýchlu časť. Rýchla časť sa vloží kliknutím na kláves Enter. To vám ušetrí veľa času pri koncepcii e-mailov.

Alternatíva 2: Integrujte rýchly komponent ručne

Okrem automatizovaného variantu môžete rýchly komponent integrovať aj ručne. Funguje to bez námahy, keď otvoríte nový e -mail a pomocou kurzora prejdete na miesto v texte, do ktorého chcete text vložiť.

V ďalšom kroku prepnite na kartu „Rýchle diely“ na karte „Vložiť“. Kliknutím na položku ponuky zobrazíte všetky rýchle súčasti, ktoré je možné vložiť.

Po kliknutí na požadovaný rýchly komponent sa zobrazí v texte vášho e-mailu.

Organizujte, upravujte a odstraňujte rýchle časti

Časom je nevyhnutné, aby nezávisle navrhnuté rýchle stavebné bloky museli byť zmenené alebo vymazané. Časti textu, začlenené čísla alebo percentá sa môžu zmeniť. Ak chcete zmeniť alebo odstrániť textový modul, postupujte takto:

1. Na karte „Vložiť“ prejdite na položku ponuky „Rýchle diely“.

2. Otvorte ponuku „Rýchle súčasti“ a kliknite na modul, ktorý chcete zmeniť. Otvorí sa nové výberové menu, v ktorom môžete textový modul upravovať.

   

3. Okrem iného máte možnosť upraviť vlastnosti textového modulu. Môžete prispôsobiť názov bloku alebo popis. V časti „Usporiadať a odstrániť“ sa dostanete do „Organizátora pre moduly“, v ktorom môžete upravovať všetky uložené textové moduly a v prípade potreby ich odstrániť.

   

4. Kliknutím na „Zavrieť“ sa uložia všetky zmeny vykonané vo vašich osobných textových moduloch. Úprava textových modulov je možná iba v novších verziách Outlooku. V programe Outlook 2007 alebo 2010 neexistuje žiadny oficiálny spôsob, ako potom upravovať rýchle časti. Vďaka triku, v ktorom uložíte textový modul pod iným názvom, ho môžete stále upravovať a prispôsobovať.

Stručne povedané, funkcie Rýchle súčasti a Automatický text obsahujú základné možnosti čiastočnej automatizácie vytvárania textov. Použitie oboch funkcií je ideálne pre obchodné listy, v ktorých má byť použitý špeciálny alebo spoločný pozdrav ako „Vážený“. Osobné pozdravy je možné uložiť aj ako automatický text.

Podobné je to s pozvánkou, opakujúcimi sa prianiami k narodeninám alebo výročiam alebo často kladenými otázkami. Skratky a formulácie môžu byť navrhnuté ako rýchle stavebné bloky kedykoľvek. Týmto spôsobom môžu byť podpisy vložené aj pri výmene skutočného podpisu. Pre listy a obchodné listy, ktoré sa majú písať slovo od slova, existuje aj modul.

Okrem funkcie rýchlych súčiastok obsiahnutej v programe Outlook používajú firmy a ľudia produktívny nástroj Text Expander od spoločnosti Smile. Vďaka tejto platenej aplikácii je možné obchodné listy a e -maily ďalej profesionalizovať, pokiaľ ide o automatický text. S Text Expander môžete pracovať na Windows aj Mac.

Tip:

Aby ste si vždy udržali prehľad o svojich rýchlych stavebných kameňoch, dáva zmysel a je zamerané na prax, aby ste ich zoradili do zrozumiteľných kategórií.

Záver

Vytváranie rýchlych dielov v programe Microsoft Outlook nie je ťažké. Nový blok môžete uložiť v 5 jednoduchých krokoch. Rozdelenie zrozumiteľných kategórií, jasné názvy modulov a jasný popis sú dôležité pre efektívne začlenenie rýchlych modulov do e-mailov. Tento postup pre opakujúce sa e -maily vám ušetrí veľa času pri koncepcii. Tento postup navyše zaručuje, že ponuky alebo dopyt budú zodpovedané a odoslané podobne.