Tlač kalendára a schôdzok v programe Outlook - takto to funguje!

S týmito pokynmi to zvládne každý!

Elektronický kalendár v programe Outlook je nevyhnutný pre každodenné profesionálne plánovanie. Napriek výhodám elektronických kalendárov a mnohým možnostiam Outlooku sa málokomu podarí pracovať výhradne bez papiera. Je to možné, ale zároveň to v zásade nedáva zmysel. Ak si napríklad nechcete vziať so sebou notebook na cesty alebo máte slabé internetové pripojenie pomocou mobilného telefónu a tabletu, máte problém splniť si schôdzky. Z praktických dôvodov je užitočné vytvoriť si výtlačok.

V programe Outlook si môžu používatelia vytlačiť listy kalendára alebo zoznamy úloh v niekoľkých krokoch a vziať ich so sebou ako papierovú verziu. Okrem toho je možné vytlačiť prázdne listy kalendára a pripojiť ich k plánovaču času.

Ako vytlačiť kalendár v programe Outlook-krok za krokom k vášmu cieľu

Ak chcete v programe Outlook vytlačiť kalendár na rôzne časové obdobia, postupujte takto:

1. Otvorte si kalendár v Outlooku.

2. Prejdite do ponuky tlače programu Outlook príkazom „Súbor> Tlačiť“. Po zadaní budete presmerovaní na stránku s možnosťami ponuky tlače.

Máte nasledujúce možnosti:

• Začnite tlačiť.
• Výber tlačiarne.
• Zmeňte možnosti tlače.
• V nastaveniach vyberte formát tlače. Okrem denného formátu je formát týždenného kalendára štruktúrovaný prakticky a umožňuje dobrý prehľad o nadchádzajúcich schôdzkach.

V ponuke možností „Možnosti tlače“ máte tiež nasledujúce možnosti nastavenia:

• Upravte tlačiareň a vlastnosti tlačiarne.
• Vyberte iný kalendár, ktorý chcete vytlačiť.
• Presmerujte výstup do súboru.
• Nastavte stránku, zmeňte okraje alebo upravte orientáciu stránky.

• Definujte rôzne formáty tlače.
• Zadajte oblasti stránky, ktoré sa majú vytlačiť.
• Netlačte podrobnosti o súkromných schôdzkach.
• Integrujte čísla strán do výtlačku.
• Pomocou bočného pohľadu sa vopred pozrite na výtlačok, aby ste mohli vykonať jemné úpravy.

3. Po úprave všetkých možností a nastavení vytlačte kalendár príkazom „Tlačiť“.

Ako vytlačiť prázdny list kalendára

Program Microsoft Outlook nie je predvolene určený na tlač prázdnych stránok kalendára. Ak boli do kalendára vložené záznamy, tieto sa vždy zobrazia vo výtlačkoch kalendára. Ak by ste chceli vytlačiť prázdny list kalendára na týždeň alebo mesiac, v ktorom zadávate schôdzky ručne, kalendár nesmie byť naplnený schôdzkami.

Po zadaní schôdzok môžete v niekoľkých jednoduchých krokoch vytvoriť nový kalendár, ktorý môžete použiť iba na tlač prázdnych stránok kalendára. Potom ho odstráňte alebo skryte, aby ste ďalší mesiac mohli vytlačiť aj prázdny list papiera. Vytvorte nový kalendár nasledovne:

1. Otvorte kalendár a kliknite pravým tlačidlom myši na „Kalendár“ v ľavom hornom rohu.

2. V ďalšom kroku vyvolajte príkaz „Nový priečinok“. Alternatívne v programe Outlook 365 stačí na nastavenie nového kalendára kliknutie v oblasti kalendára.

   

3. Zadajte vhodný názov, napríklad „Prázdny kalendár“.

   Týmto spôsobom ste vytvorili ďalší kalendár, ktorý môžete použiť na vytlačenie prázdneho listu kalendára.

   

4. V zobrazení kalendára tiež začiarknete pred novovytvoreným kalendárom. Kalendár sa teraz zobrazí v zobrazení kalendára.

5. Ak chcete kalendár vytlačiť, zvoľte príkaz „Súbor> Tlačiť“ a v novo otvorenom okne „Vytlačiť tento kalendár“ vyberte práve vytvorený kalendár.

6. V časti „Oblasť tlače“ zadajte obdobie, ktoré chcete vytlačiť.

7. Okrem toho vyberte v časti „Formát tlače“ požadovaný formát, napríklad formát mesiaca.

8. V ďalšom kroku kliknite na možnosť „Nastavenie stránky“ a zadajte, koľko strán a s akými nastaveniami písma chcete vytlačiť.

   

9. V dialógovom okne výberu môžete navyše upraviť hlavičky a päty a zvoliť formát papiera, zarovnanie a okraje. Po vykonaní všetkých nastavení pre výtlačok kalendára zatvorte dialógové okno.

   Skôr ako začnete tlačiť, pozrite sa na bočný pohľad. Ak nájdete nezrovnalosti, môžete ich opraviť v nastaveniach stránky. Ak výtlačok vyzerá v bočnom zobrazení profesionálne, spustite výtlačok pomocou „OK“.

Dôležité: Potom vypnite prázdny kalendár v zobrazení kalendára. V opačnom prípade sa váš štandardný kalendár a kalendár používaný na tlač prázdnych stránok kalendára zobrazia vedľa seba. Prípadne odstráňte prázdne kalendáre, ak prázdny list kalendára potrebujete iba na jednorazové účely.

Ako vytlačiť prehľad nadchádzajúcich schôdzok a úloh

Ak si chcete vytlačiť zoznam nadchádzajúcich schôdzok a úloh, použite jeden z tabuľkových prehľadov v kalendári schôdzí alebo v plánovači úloh Outlooku. Vytlačenie je možné podľa nasledujúcej schémy:

1. V kalendári prepnite na zobrazenie „Aktívne schôdzky“. V plánovači úloh použite zobrazenie „Aktívne úlohy“.

   

2. Podržte kláves Ctrl a vyberte schôdzky a úlohy, ktoré chcete vytlačiť. Pomocou kombinácie klávesov Ctrl + A označte všetky zobrazené schôdzky a úlohy.

3. Zavolajte príkaz „Súbor> Tlačiť“.

4. Vyberte formát tlače „Formát tabuľky“.

5. Aktivujte možnosť> Oblasť tlače: „Iba označené riadky“.

   

6. Ak chcete prispôsobiť formát tlače, funguje to bez problémov v položke ponuky „Definovať formáty.“ Po zmene formátu tlače sa vráťte do dialógového okna tlače.

7. Potom kliknite na „Nastavenie stránky“, zadajte hlavičky a päty a určte formát papiera a okraje. Znova sa vráťte do dialógového okna tlače.

8. V poslednom kroku vyberte tlačiareň (a v prípade potreby aj nastavenia tlačiarne) a kliknutím na tlačidlo „OK“ spustite tlač.

Vytlačte si denný zoznam úloh z Outlooku verzie 2007

Najmä v profesionálnom prostredí alebo ak v programe Outlook spravujete veľa osobných úloh, existuje veľa záznamov. V programe Outlook máte možnosť vytlačiť si denný zoznam úloh. Funguje to takto:

1. Otvorte svoj kalendár a pomocou príkazu "Súbor> Tlačiť" prejdite do ponuky tlače programu Outlook.

2. V časti Formát tlače zvoľte „Formát dňa“ (tento výber je k dispozícii iba vtedy, ak ste predtým otvorili kalendár, a nie plánovač úloh).

3. V ďalšom kroku kliknite na „Nastavenie stránky“.

4. Potom otvorte kartu „Formátovať“ a v rozbaľovacom zozname „Úlohy2“ vyberte možnosť „Denný zoznam úloh“.

5. Tiež zadajte, či sa má vytlačiť aj oblasť poznámok (lemovaná a / alebo nepodšitá).

6. Určte nastavenia písma a dizajn s tieňovaním alebo bez neho.

   

7. V poli ukážky môžete odhadnúť, či je možné výtlačky použiť na vaše účely. Ak si všimnete, že je displej príliš malý, kliknite na „Ukážka“.

8. Hneď ako dokončíte nastavenia, vráťte sa do dialógového okna tlače pomocou „OK“.

9. V poslednom kroku v „Oblasti tlače“ určte obdobie, na ktoré sa majú zoznamy úloh tlačiť.

10. Po vykonaní všetkých nastavení spustite tlač pomocou „OK“.

Až do Outlooku 2013 - tlač kalendára je jednoduchá: použite asistenta tlače kalendára

Bezplatný asistent tlače kalendára od spoločnosti Microsoft podporuje používateľov pri vytváraní atraktívnych a praktických výtlačkov kalendára a plánovača úloh pomocou programu Microsoft Outlook. Asistent tlače kalendára obsahuje nástroje a rozšírenia, pomocou ktorých je možné navrhovať výtlačky flexibilnejšie a profesionálnejšie než pomocou vstavaných nástrojov Outlooku. Asistenta tlače kalendára je možné použiť vo všetkých 32-bitových verziách až po verziu Outlook 2013. Podporované sú nasledujúce operačné systémy:

• Windows 7,
• Windows Vista Service Pack 2,
• Windows XP Service Pack 3

Novšie verzie programu Outlook, napríklad aktuálna verzia programu Outlook 365, doplnkový program nepodporujú.

Kde a ako nainštalovať asistenta tlače kalendára

Tento nástroj si môžete stiahnuť priamo zo stránky podpory spoločnosti Microsoft: https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=16645.

Nainštalujte si Microsoft Calendar Assistant

Po načítaní súboru nainštalujte aplikáciu Microsoft Calendar Printing Assistant nasledovne.

Pred inštaláciou nástroja ukončite aplikáciu Outlook.

Spustite stiahnutý súbor „Calendar-PrintAssistant.exe“ a postupujte podľa pokynov inštalačného programu.

Ak potrebujete pre svoj operačný systém nový balík service pack, musíte si ho tiež stiahnuť. Balíček service pack nainštalujte rovnakým spôsobom ako nástroj pre tlač.

Po úspešnej inštalácii najskôr spustite aplikáciu Outlook.

V poslednom kroku spustite sprievodcu z ponuky Štart systému Windows. Nástroj nájdete v priečinku: Microsoft Office \ Microsoft Office Tools

Ako prispôsobiť asistenta tlače od spoločnosti Microsoft

Ak chcete, aby sa v sprievodcovi zobrazovali čísla kalendárnych týždňov, upravte nástroj nasledovne:

Ako prispôsobiť asistenta tlače od spoločnosti Microsoft

Ak chcete, aby sa v sprievodcovi zobrazovali čísla kalendárnych týždňov, upravte nástroj nasledovne:

V sprievodcovi zavolajte príkaz „Súbor> Nastavenia aplikácie“.

Aby nástroj správne vypočítal kalendárne týždne, zvoľte v poli Prvý týždeň v roku nastavenie „Prvý 4-dňový týždeň“, ktoré je v Nemecku bežné.

Okrem toho nastavte prvý deň týždňa na pondelok.

V navigátore dátumu a v poli „Zobraziť zobrazenia kalendára“ povoľte možnosť Kalendárne týždne.

Ostatné nastavenia môžete ponechať. Zatvorte dialógové okno.

Ako si vybrať správnu šablónu

Zoznam šablón nájdete v oblasti úloh na pravej strane okna v aplikácii Calendar Printing Assistant. Je rozdelená na denné, týždenné, mesačné a ročné šablóny. Ak zoznam nemôžete nájsť, je v nastaveniach vypnutý. V takom prípade môžete zoznam aktivovať príkazom: „Zobraziť> Oblasť úloh“.

Šablóny sú v programe Outlook vo formáte A4 alebo A3. Viacstranové šablóny spoznáte podľa ikony „na dvoch stranách“. Rôzne ikony navyše označujú, či šablóny obsahujú iba údaje z kalendára alebo aj úlohy. Vyberte požadovanú kategóriu šablón a vyhľadajte príslušnú šablónu.

Ako si vybrať správne časové obdobie

Šablóna s aktuálnym obdobím sa zobrazí v strede okna asistenta tlače kalendára. Asistent vloží schôdzky z kalendára. Ak chcete vytlačiť iné obdobie, vyberte ho v navigátore dátumu pod lištou kalendára.

Tip:

Na úpravu zvolenej šablóny môžete použiť príkaz „Formát> Šablóny kalendára“. K dispozícii sú napríklad zaoblené formáty a ďalšie varianty. Zoznam šablón zobrazíte príkazom „Formát> Zobraziť šablóny“.

Ako pridať úlohy do kalendára

Nie všetky šablóny majú vstavaný blok, ktorý zobrazuje úlohy, ktoré treba splniť. Ak chcete úlohy vytlačiť, začiarknite políčko „Kalendár a úlohy“ napravo pred položkou „Úlohy“. V programe Outlook 2007 je k dispozícii aj možnosť „Zoznam úloh“.

Ako prispôsobiť zobrazenie úloh

V ponuke „Zobraziť“ určujete:

• Či sú úlohy zoradené podľa dátumu začiatku alebo dátumu splatnosti.
• Zobrazí sa aj to, či boli dokončené úlohy.
• Či sa majú vaše úlohy zobrazovať vo výtlaku bez dátumu.

Ako prispôsobiť písmo a farebnú schému

Ak chcete vytlačiť výtlačok svojho kalendára iným písmom alebo použiť inú farebnú schému, prejdite na paneli s nástrojmi do výberového poľa: „Písmo alebo farby.“ V dôsledku toho máte možnosť výberu medzi rôznymi druhmi písma a farebných kombinácií .

Ak chcete použiť písmo alebo farebnú schému v iných šablónach, nie je to žiadny problém. Ak to chcete urobiť, kliknite na „Výber“. Napravo od položky ponuky Výber sa zobrazí nápadné „tlačidlo V“. Kliknutím na toto tlačidlo otvoríte novú ponuku. V ponuke výberu si môžete vybrať, či:

• Prijmite výber pre všetky zobrazenia alebo
• Chcete vytvoriť nový štandard pre asistenta.

Ako zvoliť správnu veľkosť stránky

Príkazom „Súbor> Nastavenie stránky“ získate zoznam všetkých možných formátov papiera. Vyberte príslušný formát alebo zadajte vlastnú veľkosť. Môžete tiež určiť, či chcete tlačiť na výšku alebo na šírku. Okraje nie je možné zmeniť v programe Microsoft Calendar Printing Assistant.

Ako pridať do kalendára ďalšie obrázky a grafiku

Niektoré šablóny pre mesačné alebo ročné kalendáre majú polia, do ktorých môžete vkladať jednotlivé obrázky a grafiky, napríklad logo vašej spoločnosti. Ak chcete vložiť grafiku, dvakrát kliknite na zástupný symbol pre obrázok. Otvorí sa okno výberu, v ktorom môžete vybrať grafiku. Potom kliknite do poľa pod obrázkom (sem zadajte popis). Odstráňte zástupný text alebo zadajte popis.

Takto si môžete vytlačiť hotový kalendár rýchlo a efektívne

Po vykonaní všetkých nastavení v asistentovi tlače kalendára môžete začať prvý výtlačok. Funguje to podľa nasledujúcej schémy:

Takto si môžete vytlačiť hotový kalendár rýchlo a efektívne

Po vykonaní všetkých nastavení v asistentovi tlače kalendára môžete začať prvý výtlačok. Funguje to podľa nasledujúcej schémy:

Zavolajte príkaz „Súbor> Tlačiť“.

Ak nechcete tlačiť všetky strany, aktivujte „Vytlačiť rozsah dátumov“ a vyberte dátumy, ktoré sa majú vytlačiť.

Výtlačok sa v zásade vykonáva na štandardnej tlačiarni uvedenej v systéme Windows. Ak chcete tlačiť na inej tlačiarni, zvoľte ponuku „Nastavenia tlačiarne“. V dialógovom okne môžete vybrať alternatívnu tlačiareň.

Potom kliknite na „Tlačiť“. Vytlačenie sa spustí bez toho, aby ste sa museli vrátiť do hlavného okna.

Tip:

Ak by ste chceli kalendár vytlačiť znova neskôr, uložte nastavenia prostredníctvom ponuky súborov. To vám ušetrí potrebu opakovať kroky výberu.