Vedeli ste, že v programe OpenOffice.org môžete naďalej používať listy vo formáte Word? V tomto článku používame list formulára programu Word, aby sme ukázali, aké ľahké je použitie v programe OpenOffice.org bez toho, aby ste museli znova zadávať polia hromadnej korešpondencie v časti I
Grafy a formuláre z Wordu do Writeru
Grafy sú špeciálnym typom OLE objekty. Štandardne sa grafy v dokumentoch programu Word vytvárajú pomocou príkazu ponuky Word "Vložiť / grafický diagram" vytvorený. Program "MSGraph" sprístupnené. MSGraph je súčasťou Slovo a Power Point.
Po prenose dokumentu programu Word do Writeru je úprava diagramu v počítači s nainštalovaným programom Word alebo PowerPoint spočiatku bezproblémová. Po dvojitom kliknutí na diagram bude diagram stále otvorený v programe MSGraph.
V počítači bez nainštalovaného programu Word alebo PowerPoint je situácia odlišná. Ak tu otvoríte dokument programu Word pomocou programu OpenOffice.org Writer, namiesto programu MSGraph sa zobrazí prázdny dokument chránený proti zápisu.
Tabuľka Calc je otvorená. Objekt diagramu teda už nie je možné zmeniť.
Import diagramov - možný dvoma spôsobmi
V takom prípade však navrhujeme dve možné riešenia. Z prvé navrhované riešenie pozostáva z jednoduchého pohybu. Objekt diagramu jednoducho skopírujete cez kopírovať vložiť z dokumentu Word do programu Writer. Diagram je prevedený na a Grafika GDI prevedené. S týmto postupom už nie je možné ďalšie spracovanie údajov s Writerom.
Z druhé navrhované riešenie je trochu dlhšia, ale diagram môžete v programe Writer upravovať aj v počítači bez nainštalovaného programu Word alebo PowerPoint.
Najprv sa vytvorí diagram programu Excel v pôvodnom dokumente programu Word namiesto diagramu MSGraph. Diagram vložený do programu Word preto odkazuje na tabuľku programu Excel ako zdroj údajov. To sa vykonáva v programe Word pod položkou ponuky "Vložiť / objekt" vybral graf programu Excel.
Keď je dokument programu Word otvorený v pôvodnom systéme, program Excel sa predvolene spustí na úpravu. Ak tomu chcete zabrániť alebo ak Excel nie je k dispozícii v systéme tretích strán, môžete
Inštruujte OpenOffice.org, aby pri vkladaní konvertoval vložené objekty.
V takom prípade sa diagram programu Excel prevedie na diagram Calc v programe OpenOffice. Údaje grafu sa potom zobrazia pomocou tabuľky Calc prijatý. Potrebné nastavenia nájdete v časti „Doplnky / Možnosti“ v oblasti "Načítať / uložiť". Aktivujte možnosť pod nadpisom MS Office „Konverzia z Excelu na Calc“ na nakladanie "L" dokumentov.
Hromadná korešpondencia programu Word a Hromadná korešpondencia
Charakteristickou črtou tvarových písmen je kombinácia variabilných a pevných textových prvkov. Pevné textové prvky, ktoré sú rovnaké pre každé písmeno formulára, sú uvedené v hlavnom dokumente
a zachránil. Dokument okrem štandardného textu obsahuje aj zodpovedajúce polia hromadnej korešpondencie (zástupné symboly), ktoré sa používajú na vkladanie prvkov variabilného textu. Variabilné textové prvky sú
napríklad mená a adresy. Variabilné textové prvky sú zaznamenané a uložené v zdroji údajov. Zdroj údajov je zvyčajne pripravený v tabuľke - to znamená, že každému jednotlivému príjemcovi je priradený individuálny údajový záznam. Funkcia hromadnej korešpondencie v konečnom dôsledku zaisťuje, že tieto dva typy dokumentov - hlavný dokument a zdroj údajov - sú navzájom prepojené. Polia hromadnej korešpondencie v hlavnom dokumente sú nahradené údajmi špecifickými pre príjemcu zo zdroja údajov. Výsledkom sú jednotlivé písmená s rovnakým obsahom, ale napríklad s rôznymi menami a adresami príjemcov. Tieto vlastnosti sa vzťahujú na zlúčenia pošty Word a zlúčenia pošty Writer. Pri prevode šablón listov formulárov z programu Word na Writer je však potrebné vziať do úvahy niekoľko prekážok.
Napríklad máte v programe Word šablónu formulára „Potvrdenie objednávky“, ktorá je založená na zdroji údajov pre príjemcov. Z dôvodu jednoduchosti sa predpokladá, že zdroj údajov o adrese je vo forme súboru CSV. Po importe šablóny do Writeru tento zdroj údajov chýba a je potrebné ho znova priradiť k dokumentu.
Ale buď opatrný: Po importe by dokument nemal byť za žiadnych okolností uložený, inak dôjde k strate polí hromadnej korešpondencie! Možný postup pre tento postup je popísaný nižšie.
Pripojte sa k databáze
V prvom rade je potrebné nadviazať spojenie s existujúcou databázou v OpenOffice.org. Môžete to urobiť pomocou aplikácie Base alebo priamo pomocou programu Writer.
- Zavolajte pomocou príkazu ponuky „Zdroj údajov súboru / asistenta / adresy“ sprievodca zdrojom údajov o adrese.
- V prvom dialógovom okne vyberte zdroj údajov. Ak to chcete urobiť, vyberte možnosť v príklade „Iný externý zdroj údajov“pretože toto je súbor CSV.
- Kliknite v nasledujúcom dialógovom okne "Ďalšie nastavenia" na tlačidle "Nastavenie" a vyberte z rozbaľovacej ponuky "Typ databázy" vstup "Text".
- Potom v nasledujúcom dialógovom okne vyberte cestu k súboru CSV.
- V nasledujúcom kroku môžete prejsť na "Ďalšie nastavenia" možnosť"Súbor CSV"a ďalšie voliteľné nastavenia, ako sú oddeľovače polí„;“a oddeľovač textu"{Žiadny}"Vyberte. Proces ukončíte kliknutím na "Dokončené"kliknite.
Pripojenie k databáze alebo zdroj údajov je teraz k dispozícii na OpenOffice.org. S pomocou Kláves [F4] môžete otvoriť zobrazenie databázy.
Tip: Ak chcete, môžete otvoriť pripojenie k databáze pod Doplnky / možnosti v oblasti Základňa / databázy StarOffice upravujte a odstraňujte znova veľmi rýchlo a pohodlne.
Práca s databázou
Teraz pred uložením dokumentu importujte svoj šablónový dokument vo formáte Word a vymeňte príslušný zdroj údajov.
- Môžete to urobiť prostredníctvom položky ponuky "Úprava / výmena databázy" dialógové okno "Výmenná databáza" fade in.
- Vyberte v dialógovom okne pod„Dostupné databázy“Vaše databázové pripojenie bolo vytvorené zo súboru CSV.
Porovnávaná terminológia (Word vs. spisovateľ)
Mnoho funkcií známych z Microsoft Office nájdete aj v OpenOffice.org alebo StarOffice. Názvy funkcií boli však v niektorých prípadoch zvolené odlišne. Nasledujúci zoznam ako malú pomoc uvádza porovnanie názvov rôznych funkcií v aplikáciách Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice.
Microsoft Office XP «-» OpenOffice.org/StarOffice
- Sledovať zmeny «-» Zaznamenávať zmeny
- Zobraziť / skryť «-» zobraziť / ovládať znaky, skryté odseky
- Nahradiť pri písaní «-» Automatické opravy
- Aktualizácia údajov «-» oblasť aktualizácie
- Fonetickí sprievodcovia «-» Ruby (Doplnky / Možnosti Nastavenia jazyka / Jazyky)
- Značky «-» Upraviť / Zobraziť zmeny
- Hromadná korešpondencia «-» formulár listu
- Konce riadkov a strán «-» Tok textu
- Štruktúra dokumentu «-» Navigátor
- Porovnať / zlúčiť dokumenty «-» Upraviť / zlúčiť zmeny dokumentu
- Poznámky k poznámkam (Vložiť / Poznámka)
