Poznačte si všetky čakajúce úlohy, schôdzky a činnosti.
Zapíšte si všetky úlohy, schôdzky a ďalšie činnosti buď na papier, do textového súboru, do tabuľky alebo do Outlooku. Najlepšie je vyskúšať si, ktoré médium vám najviac vyhovuje.
Ak na plánovanie dňa používate aplikáciu Outlook, zobrazenie Dnes je vhodné na získanie prehľadu o úlohách a schôdzkach naplánovaných na príslušný deň.
Ešte flexibilnejší ste, ak okrem prehľadu schôdzok a úloh v Outlooku máte aj excelovskú tabuľku, do ktorej zadávate schôdzky a úlohy na každý deň. Za týmto účelom si poznamenajte odhadované trvanie do tabuľky (pozri bod „L“ - Odhadovaná dĺžka aktivít) a skutočné trvanie každej úlohy. Takto máte na jednej strane účtovný nástroj a na druhej strane úhľadnú dennú a týždennú dokumentáciu svojej práce, čo v Outlooku týmto spôsobom nie je tak jednoznačne možné.
Pomocou myši presuňte úlohy, ktoré zostanú na konci dňa, na deň, kedy ich môžete vykonať. Preskupenie úloh alebo následné vkladanie nových úloh je možné vykonať v programe Excel iba niekoľkými kliknutiami myši.
Pracovný list môžete použiť aj na zapísanie nových úloh, ktoré vzniknú počas práce a ktoré chcete dokončiť neskôr.
