Je to jednoduché, krok za krokom
Dokumenty hromadnej korešpondencie sú často základom pre hromadnú korešpondenciu, ktorú chcete napríklad odoslať zákazníkom prostredníctvom Outlooku. Pokus o použitie jednotlivých hypertextových odkazov v takýchto dokumentoch zlyhá, pretože odkazy sú odoslané ako úplne normálny text, aj keď sú v zdroji údajov správne naformátované ako hypertextové odkazy. Príjemca e-mailu nemôže kliknúť na hypertextový odkaz a v prehliadači zobraziť priradenú stránku. Word pri preberaní polí hromadnej korešpondencie zo zdroja údajov ignoruje akékoľvek formátovanie a z dátového poľa preberá iba čistý text.
Jedným zo spôsobov, ako tento problém vyriešiť, je zaistiť, aby bol vo Worde naformátovaný ako hypertextový odkaz. Na tento účel použijete špeciálnu funkciu poľa, ktorá je nastavená nasledovne:
- Najprv vytvorte dokument hromadnej korešpondencie ako obvykle.
- Pomocou ponuky VIEW-TOOLBAR-SERIAL PRINT zabezpečte, aby sa zobrazil panel nástrojov »Mail Merge«. Vo Worde 2010 a 2007 nájdete zodpovedajúce ovládacie prvky na karte »Poštové schránky«.
- Umiestnite kurzor na miesto, kde sa má hypertextový odkaz zobrazovať, a zvoľte ponuku VLOŽIŤ POLE (Word 2003, 2002 / XP, 2000) alebo kliknite na kartu „Vložiť“ v skupine „Text“ «Na RÝCHLE BUDOVANÉ BLOKOVÉ POLE (Word 2010 a 2007).
- V nasledujúcom dialógovom okne vyberte položku »Hypertextový odkaz« v zozname NÁZVY POLÍ a kliknite na tlačidlo OK. Ignorujte „Chyba! Neplatný odkaz na hypertextový odkaz. «.
- Teraz označte chybové hlásenie až po bod vrátane a priraďte štýl »Hypertextový odkaz« (modrý, podčiarknutý text).
- Kliknite pravým tlačidlom myši na pole a zvoľte UPRAVIŤ HYPERLINK.
- Do poľa ZOBRAZIŤ TEXT AKO zadajte text, ktorý sa má zobraziť namiesto hypertextového odkazu, napríklad »Viac …« alebo »Kliknutím sem získate ďalšie informácie …«.
- Do poľa ADRESA zadajte ľubovoľnú adresu, napríklad „http://www.address.de“, a kliknite na tlačidlo OK. Táto adresa bude neskôr nahradená skutočným obsahom z poľa zdroja údajov.
- Stlačením Alt + F9 zapnite zobrazenie kódov polí. Teraz v dokumente programu Word uvidíte nasledujúcu funkciu poľa:
{HYPERLINK "http: // www. Adresse.de"} - Vyberte text v úvodzovkách (tu „http: // www. Adresse.de“) a vložte pole hromadnej korešpondencie zo zdroja údajov, ktorý obsahuje hypertextový odkaz, napríklad pole „Odkaz“ alebo „URL“. Funkcia poľa teraz vyzerá takto:
{HYPERLINK {MERGEFIELD "Link"} \ * MERGEFORMAT} - Stlačením Alt + F9 znova vypnete zobrazenie kódov polí, umiestnite kurzor kamkoľvek do kódu poľa a stlačte F9.
Word teraz aktualizuje kód poľa podľa informácií v aktuálnom zázname. Ak umiestnite kurzor myši na hypertextový odkaz, Word zobrazí príslušnú adresu hypertextového prepojenia aktuálneho dátového záznamu ako popis a správu »Ctrl-kliknutím nasledujte odkaz«.
Teraz môžete spustiť výstup hromadnej korešpondencie do Outlooku a v e-mailoch na odoslanie nájdete správne naformátované „klikateľné“ hypertextové odkazy.
