Digitálne adresáre obsahujú zbierku viac -menej konzistentných kontaktných údajov. Niekedy chýba pozdrav alebo názov spoločnosti, často existuje niekoľko hláskovaní, napríklad pre telefónne čísla.
Ak exportujete svoj adresár do Excelu, môžete rýchlo vidieť, kde majú dátové záznamy medzery alebo dokonca chyby. V programe Excel to možno opraviť pohodlnejšie: Tu je jednoduchšie kopírovať polia a existuje aj funkcia vyhľadávania a nahradenia.
Export kontaktných údajov
Adresár môžete exportovať do programu Excel nasledovne:
- Otvorte modul kontakty.
- V Outlooku až do verzie 2007 zavoláte príkaz Súbor → Import / Export na. V programe Outlook 2010 zavoláte Súbor → Otvoriť → Importovať na.
- Vyber si Exportovať do súboru a klikni Ďalej.
- Vyberte typ súboru Microsoft Excel 97-2003 a kliknite na Ďalej.
- Vyber si kontakty a klikni Ďalej.
- Zadajte, kde a pod akým názvom má byť súbor programu Excel uložený, a kliknite na Ďalej.
- kliknite na Polia mapy. Skontrolujte, či sú polia z Outlooku správne mapované na polia v tabuľke programu Excel. Úlohy sa spravidla zhodujú. Ak nie, jednoducho presuňte jedno z polí z ľavého okna do zodpovedajúceho poľa v pravom okne. Keď skončíte, zatvorte dialógové okno pomocou OK.
- kliknite na Dokončenéaby sa vygeneroval súbor programu Excel.
Úprava údajov v programe Excel
Otvorte súbor kontaktných informácií v programe Excel. Typické nezrovnalosti, chyby v priradení a rôzne hláskovania je možné v tabuľke rýchlo identifikovať. Pozdravy často chýbajú, niekedy sú časti názvu nesprávne priradené:
Tu môžete stĺpec jednoducho skopírovať a prilepiť pozdrav pomocou drag & drop zadajte správne pozdravy a opravte nesprávne priradenia.
S príkazom Vyhľadajte a vymeňte opraviť rôzne hláskovania telefónnych a faxových čísel. Za týmto účelom označte zodpovedajúce stĺpce pred volaním príkazu, aby ste obmedzili vyhľadávanie na ne. Týmto spôsobom môžete tiež pred telefónne číslo vložiť kód krajiny (+49 pre Nemecko) a odstrániť prvú nulu z predvoľby.
Aby sa zabránilo náhodnému formátovaniu telefónnych čísel a PSČ náhodným formátovaním buniek (napr. Priradením formátu dátumu), týmto poliam pri exporte z Outlooku predchádzal apostrof. Excel interpretuje tieto čísla ako text, a nie ako číselné hodnoty. Pri vyhľadávaní v programe Excel nesmiete zadať predchádzajúci apostrof, inak program Excel nenájde hľadané výrazy.
Po dokončení úprav uložte súbor programu Excel vo formáte Pracovný zošit programu Excel 97-2003 a zatvor to.
Importujte kontakty znova
Zmenený súbor programu Excel môžete exportovať späť do programu Excel nasledovne:
- Zavolajte príkaz v Outlooku do verzie 2007 Súbor → Import / Export alebo v programe Outlook 2010 Súbor → Otvoriť → Importovať na.
- Vyber si Import z iných programov alebo súborov a kliknite na Ďalej.
- Vyberte typ súboru Microsoft Excel 97-2003 a kliknite na Ďalej.
- Vyberte súbor programu Excel. Pod možnosti vyber si Duplikáty z dôvodu importovaných prvkov vymeniť. Potom kliknite na Ďalej.
- Vyberte ako cieľový priečinok kontakty a potom kliknite na Ďalej.
- kliknite na Dokončenéaby sa údaje importovali.
