Kalendár Outlook: Tipy na organizovanie schôdzok

Funkcia kalendára v programe Outlook na prvý pohľad

Videonávod - využite svoj kalendár v programe Outlook naplno

Každý deň pozostáva z rôznych dátumov a úloh. Premyslený manažment času je dôležitý v profesionálnom aj súkromnom každodennom živote. Kalendár v programe Microsoft Outlook môže šikovne pomôcť používateľom v ich úsilí:

• Profesionálne si naplánujte svoje úlohy.
• Jasne zobrazte všetky schôdzky v kalendári.
• Jasne informujte príjemcov o schôdzkach.
• Organizujte každý deň efektívne pomocou zoznamov úloh a pripomenutí.

Kliknutím na tlačidlo kalendára alebo ikonu kalendára v navigačnej oblasti prejdite na kalendár programu Outlook a jeho funkcie.

Kľúčové fakty o sekcii kalendára v programe Outlook

Kalendár Outlook zaujme užívateľsky prívetivou navigáciou v ponuke a mnohými inováciami, ktoré sa v iných bezplatných digitálnych alebo analógových kalendároch nenachádzajú. Podporuje používateľov pri vytváraní kompetentného manažmentu času a zaujme aj sieťou s inými programami Microsoft, ako je Skype alebo OneNote.

Používatelia majú navyše možnosť komunikovať s inými ľuďmi prostredníctvom systému Microsoft Exchange alebo zdieľania kalendára. Kombináciu funkcií e-mailu, zoznamu úloh a adresára môžete využívať aj na efektívnejšiu prácu.

Outlook v zásade rozlišuje dva typy schôdzok:

• Pravidelné schôdzky, ktoré majú jasne definovaný čas začiatku a konca. Takéto schôdzky je možné naplánovať na niekoľko dní alebo môžu trvať kratšie časové obdobie.

• Celodenné udalosti, pre ktoré nie je zadaný žiadny čas začiatku a konca.

V štandardnom zobrazení v programe Microsoft Outlook uvidíte v kalendári nasledujúce podrobnosti:

Na ľavej strane navigačnej oblasti sa zobrazuje zobrazenie kalendára pre aktuálny mesiac a nasledujúci mesiac. Toto zobrazenie je mimoriadne užitočné napríklad vtedy, ak počas telefonátu potrebujete jednoduchý prehľad o nasledujúcich dňoch. Ak chcete zobraziť obdobie dlhšie ako týždeň alebo mesiac, dni alebo týždne môžete v zobrazení kalendára označiť kliknutím myši. Ak chcete v ukážke kalendára vidieť viac dní, máte inú možnosť nastavenia. Z dôvodu úpravy v registri systému Windows sa v ukážke kalendára predvolene zobrazuje viac dní.

Aktuálny dátum je v kalendári Outlooku spravidla vyznačený tučným písmom. Aktuálny týždeň je z dôvodu prehľadnosti zvýraznený farebne. Všetky dni s termínmi uvedenými v kalendári sú v malom kalendári v prehľadovej ponuke vľavo vyznačené tučným písmom. Šípkami doľava alebo doprava máte možnosť posúvať kalendár vo vzťahu k mesiacom aj k roku.

Je možné vybrať rôzne zobrazenia kalendára

Zásadnou a pre prax relevantnou funkciou je možnosť zobrazovať rôzne zobrazenia kalendára.

Denný pohľad	V zobrazení dňa môžete mať prehľadne zobrazené plánovanie dňa. Máte dostatok miesta na zadávanie nových schôdzok alebo na zobrazenie schôdzok s dlhým predmetom.
Pracovný týždeň	Ak chcete vidieť iba schôdzky na pracovný týždeň, vyberte zobrazenie kalendára pracovného týždňa. Víkend je skrytý. Toto zobrazenie kalendára je obzvlášť dôležité v profesionálnej oblasti.
týždeň	V zobrazení kalendára „Týždeň“ sa zobrazuje celý týždeň od pondelka do nedele. Zvlášť, keď je veľa schôdzok, jednotlivé schôdzky sa zdajú byť malé, ale sú prehľadne usporiadané súčasne.
mesiac	Mesačný prehľad je zásadný vtedy, keď je potrebné naplánovať celé dni. V zobrazení mesiacov môžu užívatelia na prvý pohľad vidieť, ktoré dni sú ešte voľné. V tomto zobrazení je zároveň možné presunúť schôdzky na jednotlivé dni jediným kliknutím.
Pohľad na plánovanie	V zobrazení plánovania môžete v jednotlivých začiarkavacích políčkach vidieť schôdzky na deň.

Ďalšiu možnosť prispôsobenia zobrazenia v kalendári Outlooku nájdete v položke ponuky „Zobraziť“.

V ponuke „Zobraziť“ okrem iného:

• Nastavené sú rôzne zobrazenia kalendára,

• Vykonali sa nastavenia farebného zobrazenia,

• Zmenila sa aj farba kalendára

• Časové stupnice je možné nastaviť.

• Je tiež možné definovať klávesové skratky pre farby.

Týmto spôsobom môžu byť schôdzkam priradené konkrétne farby a zaradené do kategórií bez plytvania časom. Podobne ako v prípade adresára v programe Outlook, je možné vytvárať špecifické zobrazenia kalendára, ktoré sú presne prispôsobené osobným potrebám používateľa. Dva ďalšie tipy na profesionalizáciu zobrazenia kalendára v programe Microsoft Outlook sa zaoberali zväčšenou oblasťou čítania a zobrazením navigátora dátumu. Zapnutie oblasti čítania je v praxi obzvlášť dôležité, aby ste si mohli pozrieť základné informácie o schôdzke.

V štandardných nastaveniach v navigátore dátumov Microsoft Outlook zvýrazní tučným písmom všetky dni, pre ktoré bola zadaná minimálne schôdzka. Používatelia, ktorí sa už zúčastňujú jedného alebo viacerých stretnutí za deň, môžu vypnúť tučný typ stretnutí v ponuke „Zobraziť nastavenia“. Toto opatrenie prispieva k lepšiemu prehľadu. To isté platí pre zobrazenie mesiaca v kalendári Outlooku 2007. To je možné tiež upraviť v nastaveniach odstránením hrubého textu z nadpisov.

Používateľom Outlooku 2007 sa v zobrazení mesiacov zobrazí iný počet schôdzok v závislosti od predvolených nastavení pre úroveň podrobností. To sa dá ľahko zmeniť úpravou zobrazenia, použitím menšej veľkosti písma alebo prispôsobením rozlíšenia obrazovky. Pred tlačou môžete v programe Outlook 2007 pomocou asistenta tlače kalendára správne nastaviť aj kalendárne týždne. Asistenta pre tlač kalendára si môžete ľahko stiahnuť.

Tip: Hárok kalendára si môžete kedykoľvek vytlačiť. Toto je obzvlášť dôležité pre schôdzky, keď nemáte prístup k elektronickým a mobilným zariadeniam. Kalendár si môžete vždy vytlačiť pomocou položiek ponuky " Súbor / Tlač“. Spoločnosť Microsoft navyše ponúka bezplatný nástroj, ktorý môžete použiť na profesionálnu tlač kalendára. Okrem tohto nástroja môžete v programe Microsoft Outlook kedykoľvek použiť funkciu tlače na vytlačenie schôdzok, kontaktov alebo e-mailov s podpisom. Je tiež možné vytlačiť prázdny list kalendára, do ktorého môžete ručne vkladať záznamy.

Otázky používateľov, na ktoré je potrebné podrobne odpovedať:

1. Ako môžem zaistiť, aby kalendáre vyzerali ako Outlook 2010 v programe Outlook 2016?

Používatelia, ktorí pracujú s programom Outlook 2010 mnoho rokov a sú z nového vzhľadu v programe Outlook 2016 zmätení, by chceli späť známe zobrazenie. V programe Microsoft Office alebo Outlook neexistuje žiadne tlačidlo, ktoré by automaticky resetovalo všetky predvoľby na verziu 2010. Z tohto dôvodu musia používatelia vykonať individuálne nastavenia:

Urobte predmet čierny	Kliknite na: Zobraziť / Zobraziť nastavenia / Podmienené formátovanie tlačidiel / Neprečítané správy / Písmo tlačidla. V dôsledku toho môžete zmeniť farbu predmetu z modrej na obvyklú čiernu.
Zobrazte meno odosielateľa v rovnakej veľkosti ako predmet	Ak to chcete upraviť, prepnite do oblasti ponuky "Podmienené formátovanie"A upravte veľkosti jednotlivo." V časti Názov a písmo vyberte možnosť „Menšie“, pretože nie je možné upraviť veľkosť písma.
Skryť prvý riadok správy	Prepnúť na „názor"A kliknite na ponuku" Náhľad správy ". V ponuke výberu vyberte položku" Vypnuté "a skryjte prvý riadok správy.
Umiestnite navigačnú lištu do navigačnej oblasti	Ak chcete zmeniť zobrazenie, vyberte: Zobraziť / okno priečinka / možnosti / kompaktná navigácia

2. Čo znamená „zadarmo“ v kalendári Outlooku?

Ak v programe Outlook vytvoríte novú schôdzku, môžete ju kategorizovať rôznymi spôsobmi. V programe Outlook „zadarmo“ znamená, že momentálne nie ste naplánovaní. Tieto informácie sú obzvlášť dôležité, ak používate kalendár s niekoľkými ľuďmi v tíme.

3. Ako môžem v programe Outlook zobrazovať sviatky?

V kalendári Outlooku môžete jednoducho zobraziť štátne sviatky v Nemecku a alternatívne aj z iných krajín. Ak to chcete urobiť, prejdite na položku ponuky „Súbor“ a v časti Možnosti vyberte kartu „Kalendár“. Otvorí sa ponuka výberu, do ktorej môžete začleniť globálne nastavenia kalendára.

Kliknite na tlačidlo „Pridať sviatky“ a vyberte krajinu, pre ktorú chcete v kalendári zobrazovať sviatky. Dvoma kliknutiami na „OK“ sa v kalendári zobrazia všetky relevantné sviatky.

Jednotlivé sviatky môžete z kalendára odstrániť tak, že najskôr vytvoríte zoznam v ponuke „Zobraziť“. Potom môžete odstrániť jednotlivé záznamy, napríklad sviatky, ktoré nie sú vo vašom štáte relevantné. Ďalšie informácie o zobrazovaní štátnych sviatkov v programe Outlook nájdete aj na stránkach pomocníka spoločnosti Microsoft. Ukázať sviatky v programe Outlook alebo vybrať rôzne krajiny, pre ktoré sa sviatky zobrazujú, nie je ťažké.

Info: Podobne ako štátne sviatky môžete do Outlooku importovať aj školské prázdniny vášho štátu alebo lunárny kalendár s fázami mesiaca.

4. Môžem nechať automaticky odmietnuť žiadosti o schôdzku a schôdzu?

V mnohých prípadoch je záplava požiadaviek na schôdzky, najmä v každodennej práci. Profesionálne spravovaný kalendár s starostlivo vyplnenými prvkami kalendára v programe Outlook vám môže pomôcť automaticky zrušiť schôdzky, ktoré sa prekrývajú so sľúbenými schôdzkami. Táto užitočná funkcia šetrí čas a dá sa zapnúť alebo vypnúť v možnostiach kalendára. E-mailové konto v nastaveniach Outlooku môžete použiť aj na určenie, do ktorého kalendára sa má zadať nová schôdzka.

5. Ako môžem zmeniť individuálnu schôdzku pre sériu?

V každodennej praxi sa stáva, že sériové schôdzky, napríklad schôdze, je potrebné raz zmeniť. V takom prípade nemusí byť v najnovšej verzii Outlooku odstránená a reštartovaná celá opakovaná schôdzka. Rovnako nie je potrebné informovať ostatných účastníkov e -mailom. V prípade opakovaných schôdzok vám Outlook ponúka možnosť zmeniť buď schôdzku, alebo celú sériu schôdzok.

V starších verziách Outlooku ste museli odstrániť sériu schôdzok, pretože všetky schôdzky, vrátane tých predchádzajúcich, sa zmenili, keď ste ich zmenili. Jedným zo spôsobov, ako zabrániť tomuto chaosu schôdzok, je rozdeliť sériu stretnutí na dve sériové akcie. Funguje to tak, že ukončíte starú sériu a vytvoríte novú sériu. Ak chcete v programe Outlook 2007 ukončiť sériu schôdzok a súčasne zachovať výnimky, môžete to urobiť zmenou poľa predmetu výnimky.

Extra stiahnutie: S funkciou sériovej schôdzky v starších verziách Outlooku je možné nastaviť schôdzky iba na prvý, štvrtý a posledný pracovný deň v mesiaci. Ak chcete byť flexibilnejší a definovať opakujúce sa schôdzky na iné pracovné dni, je to možné kombináciou funkcií programu Microsoft Outlook a Microsoft Excel. Ako môžete výnosne využívať výhody a kombináciu Outlooku a Excelu, vám prináša bezplatné stiahnutie „Schôdzka v sérii každý druhý pracovný deň v mesiaci“.

V novších verziách Outlooku máte možnosť výraznejšie rozlíšiť dni v sérii. Séria schôdzok je možné nastaviť na určité dni a tiež na 17. pracovný deň v mesiaci.

Náborový tip: Používatelia, ktorí chcú v jednom kroku odstrániť niekoľko sérií schôdzok súčasne, nemusia ručne upravovať celý kalendár a odstraňovať každú sériu schôdzí jednotlivo. Pomocou kľúčového slova „Séria schôdzok“, ktoré môžete zadať do vyhľadávacieho poľa programu Outlook, sa vám na prvý pohľad zobrazí zoznam všetkých radov schôdzok. Takýmto spôsobom ich môžete v pokoji upravovať alebo mazať. Je tiež možné iba vymazať budúce schôdzky a ponechať skutočnú sériu schôdzok v kalendári.

Vytvárajte si v kalendári nové schôdzky - jednoduché a užívateľsky prívetivé

Vytvorenie novej schôdzky v programe Outlook je jednoduché a zrozumiteľné. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo „Nová schôdzka“ v ponuke možností „Nové“ v kalendári. Ak pracujete s niekoľkými kalendármi súčasne, je dôležité skontrolovať, či je nová schôdzka uložená v správnom kalendári. Priamo z kalendára môžete tiež navrhnúť „nové stretnutie“ alebo ďalšie prvky, napríklad úlohu alebo e-mailovú správu.

Po kliknutí na tlačidlo „Nová schôdzka“ sa otvorí dialógové okno, v ktorom môžete zadať všetky dôležité informácie a podrobnosti o plánovaní.

Okrem iného máte možnosť pozvať ďalších potrebných účastníkov na stretnutie priamo cez aplikáciu Outlook.

V oblasti ponuky „Možnosti“ môžete nastaviť, ako sa má schôdzka zobrazovať vo vašom kalendári. V časti Typ série môžete novú schôdzku previesť na opakujúcu sa schôdzku, ktorá by sa mala začať napríklad každý týždeň alebo každý mesiac. Podobne ako v adresári, aj v kalendári Outlooku máte možnosť schôdzku zaradiť do kategórie farebne alebo s konkrétnym menom a označiť ju ako „súkromnú“. Okrem toho je možné zobrazovať dôležité schôdzky s vysokou úrovňou dôležitosti, aby sa na ne nikdy nezabudlo.

Pri schôdzke alebo schôdzke vždy zadajte:

• Názov,

• Definujte začiatok a koniec schôdzky alebo zvoľte „Celý deň“, ak schôdza trvá pracovný deň a

• Zadajte miesto schôdzky. Pri online schôdzach cez Skype alebo Zoom nájdete na otvorenom priestranstve dostatok miesta na zadanie prístupových údajov k schôdzi. Ak sú Zoom alebo iná videotelefónna služba a Outlook prepojené, automaticky sa vytvorí schôdza s programom Outlook pre schôdzu Zoom.

• Ak vytvoríte stretnutie pre viacerých účastníkov, máte možnosť požiadať o odpoveď na žiadosť alebo spätnú väzbu vylúčiť. Ak požiadate o potvrdenie účasti, budete mať vždy prehľad o tom, ktorých žiadaní účastníci prijali alebo zrušili. Na dotaz v programe Outlook vo všeobecnosti existujú nasledujúce možnosti odpovede:

  • Prijať žiadosť,
  • Prijmite žiadosť s rezerváciou,
  • Zruš požiadavku.

• Vždy nechajte aplikáciu Outlook, aby vám pripomenula schôdzku. Ak to chcete urobiť, použite tlačidlo "Pripomenutie" v ponuke Možnosti. V predvolenom nastavení Outlook nastaví hodnotu na pripomenutie 15 minút pred schôdzou. Pripomenutie, ktoré možno označiť ako „elektronický uzol“, zaručuje, že nikdy nezabudnete na schôdzku. Ak ste prepojili aplikáciu Outlook s koncovými zariadeniami, ako sú smartfóny alebo hodinky, automaticky sa vám to pripomenie na viacerých zariadeniach súčasne.

V poslednom kroku uložte novú schôdzku pomocou tlačidla „Uložiť a zavrieť“. Ak chcete presunúť schôdzku na iný deň, ľahko to urobíte kliknutím a pohybom myši. Táto jednoduchosť a užívateľská prívetivosť zaručuje, že si svoj kalendár v programe Outlook môžete kedykoľvek udržať profesionálne a prispôsobiť ho iba niekoľkými kliknutiami.

Praktický tip: Narodeniny alebo špeciálne výročia je možné automaticky prenášať z kontaktov do Outlooku. Oproti ručnému zápisu do kalendára to má dve výhody:

1. Narodeniny ste uložili priamo s kontaktom
2. Môžete vytvárať a tlačiť narodeninové zoznamy.

Outlook tiež automaticky prenesie narodeniny do kalendára bez toho, aby ste museli položku pridávať ručne.

Podeľte sa o svoj kalendár v programe Outlook

Predovšetkým v profesionálnom prostredí a rovnako súkromne v rodine môže byť užitočné zdieľať vlastný kalendár programu Outlook. Týmto spôsobom je možné schôdzky dočasne alebo vo všeobecnosti zdieľať s ostatnými.

Kalendár v programe Outlook môžete jednoducho zdieľať niekoľkými kliknutiami:

1. Kliknite na tlačidlo: „Zdieľať kalendár.

   

2. Vyberte položku „Pridať“ a vyberte kontakt z adresára, s ktorým by ste chceli zdieľať svoj kalendár. Zatvorte výber pomocou „OK“.

3. V časti „Autorizácie“ potom môžete nastaviť úrovne autorizácie pre svoj kontakt. Ak napríklad vyberiete možnosť „Môže zobrazovať všetky podrobnosti“, váš kontakt je autorizovaný na podrobné zobrazenie vášho kalendára.Váš kontakt môže meniť schôdzky v kalendári iba vtedy, ak vyberiete možnosť „Môžete upravovať“. Tajomník by napríklad dostal plný prístup ku kalendáru, aby ho bolo možné uchovávať profesionálne a efektívne. Nakoniec vyberte „OK“ a uložte zmeny.

4. Váš kontakt potom dostane odkaz s pozvánkou. Kalendár si môže prezerať alebo meniť v závislosti od udelenej autorizácie.

Váš kalendár môžu vidieť iba ľudia, ktorým ste udelili autorizáciu. V podnikateľskom prostredí a pri práci s Microsoft Exchange môže byť dôležité, aby mala celá organizácia prístup k verejnému kalendáru. Vo všetkých ostatných prípadoch vlastník kalendára osobne určuje, ako majú ostatní ľudia prístup k schôdzkam a udalostiam.

Dôležité: Ak pracujete so staršou verziou programu Microsoft Outlook a nie s Exchange serverom, zdieľanie kalendára s externými ľuďmi môže byť náročné. V takom prípade môže byť užitočné vytvoriť kalendár prostredníctvom služby Google alebo iCloud spoločnosti Apple. Z aplikácie Outlook 2003 je tiež možné uložiť kalendár ako webovú stránku. V ďalšom kroku musí byť kalendár zdieľaný online ako HTML stránka na intranete alebo na internete.

Vytvorte nový kalendár v programe Microsoft Outlook

V programe Microsoft Outlook môžete vytvárať nové kalendáre tak často, ako chcete, a spravovať ich vedľa seba. Takýmto spôsobom je možné rozumne oddeliť profesionálne, obchodné a iné schôdzky. Nový kalendár môžete vytvoriť v programe Outlook kliknutím na položku „Otvoriť kalendár / Vytvoriť nový prázdny kalendár“.

Aby ste mohli kalendár uložiť, musíte v nasledujúcom kroku priradiť jedinečný názov. Váš nový kalendár sa zobrazí spolu so všetkými ostatnými kalendármi v ponuke kalendára programu Microsoft Outlook v dolnom ľavom rohu.

Import kalendárov - len niekoľko krokov k úspechu

Verejný alebo zdieľaný kalendár môžete importovať aj pomocou tlačidla „Otvoriť kalendár“. Kalendáre môžete importovať z adresára, zoznamu miestností alebo z internetu a zobrazovať alebo spracovávať údaje v nich uvedené. Ak by ste chceli otvoriť kalendár zdieľaný ďalšou osobou, je to možné aj v tejto oblasti ponuky. Ak chcete používať zdieľaný kalendár, potrebujete názov kalendára. Ten vám bude po vydaní odoslaný e -mailom spolu s cestou k úložisku. Ak už nie je možné zatvoriť zdieľaný kalendár iného používateľa, môžete použiť ďalšie možnosti nastavenia.

Niektorí používatelia popisujú problém, ktorý sa vyskytuje pri importe údajov kalendára. A (2) sa zobrazuje vedľa vášho vlastného kalendára. To neznamená, že je to ďalší kalendár. Upozorňuje používateľa skôr na 2 neprečítané záznamy v kalendári.

Tip: Ak by ste chceli prekrývať zobrazenia kalendára viacerých kalendárov, označte v kalendári v kalendári všetky kalendáre zaškrtnutím. Outlook vám potom ukáže kompletné zobrazenie, v ktorom sú položky kalendára zvýraznené rôznymi farbami. Ak chcete z dôvodu prehľadnosti zmeniť časový harmonogram, je to možné aj niekoľkými kliknutiami v nastaveniach Outlooku. Jednorazovú zmenu časovej mriežky schôdzky je možné vykonať aj jediným kliknutím.

Spojte dva rôzne kalendáre

Uchovávať príliš veľa rôznych kalendárov nie je v praxi veľmi sľubné. Aj keď kalendáre v zobrazení prekryjete, dôjde k prepúšťaniu a nesprávnym zadaniam. Ak chcete skombinovať niekoľko kalendárov a ich schôdzok do jedného kalendára, môžete to urobiť skopírovaním schôdzok z jedného kalendára do druhého.

Ako synchronizovať kalendár programu Outlook

Kým pred rokmi ľudia pracovali výlučne s osobným počítačom, dnes je už samozrejmosťou zadávanie e-mailov alebo nových schôdzok pomocou všetkých existujúcich koncových zariadení. Tablet, smartphone, digitálne hodiny ako Apple Watch alebo notebooky a digitálni asistenti ako Siri a Alexa ponúkajú rôzne možnosti ukladania schôdz do kalendára Outlooku a ich synchronizácie v zlomku sekundy.

Ak na svojom zariadení iPhone, iPad alebo Android používate e-mailové konto Outlook.com alebo Outlook, kalendár Outlooku je možné bez problémov synchronizovať. Používanie kalendára Google alebo iného softvérového organizátora v programe Outlook je tiež bezproblémové, pokiaľ sú správne migrované.

Synchronizácia kalendára Outlooku s Androidom

Väčšina používateľov mobilného telefónu alebo tabletu Android v predvolenom nastavení používa vo svojom zariadení Kalendár Google. Aby ste to mohli integrovať do Outlooku, musíte vykonať nasledujúce kroky:

1. Prejdite online na svoj účet Google a otvorte kalendár, ktorý chcete integrovať s programom Outlook.

2. V službe Google prejdite do oblasti ponuky „Nastavenia pre môj kalendár“ a potom skopírujte odkaz v položke „Verejná adresa vo formáte iCal“ do schránky.

3. Teraz v programe Outlook otvorte ponuku: „Otvoriť kalendár / Z internetu“.

   

4. V novo otvorenom dialógovom okne zadajte odkaz na Kalendár Google.

   

5. Po prenose údajov sa automaticky synchronizujú schôdzky z Kalendára Google a Outlooku.

Synchronizujte kalendár Outlooku s Apple

Stiahnutím si bezplatného programu pre Windows iCloud pre Windows môžete svoj iCloud kalendár jednoducho synchronizovať s Outlookom na počítači. Po nastavení máte k dispozícii rôzne možnosti nastavenia.

Ak začiarknete políčko „Pošta, kontakty, kalendár a úlohy“, kalendár iCloud bude integrovaný do Outlooku. Odteraz to nájdete ako samostatný záznam v kalendári v Outlooku. Prenesú sa tiež všetky kontakty, úlohy a predchádzajúce schôdzky.

Používajte aplikáciu Outlook na mobilných zariadeniach

V systéme Android a iOS môžete používať aj verzie programu Microsoft Outlook pre smartfóny a tablety. Mobilné verzie sú k dispozícii zadarmo pre oba operačné systémy.

• Odkaz na stiahnutie pre Android
• Odkaz na stiahnutie iOS

Po stiahnutí môžete aplikáciu Outlook používať ako obvykle vo svojom tablete alebo smartfóne. Synchronizácia existujúcich kalendárov funguje buď pomocou sprievodcu importom, alebo priamo pri nastavovaní e-mailového účtu pomocou sprievodcu nastavením. Nové kalendáre je navyše možné do Outlooku kedykoľvek pridať ručne.

Efektívnejšie praktické tipy pre kalendár Outlook

Aktivujte odkazy AND v rozšírenom vyhľadávaní pomocou registra

Aby bolo možné vo vyhľadávacej funkcii Outlooku, ktorá zahŕňa aj kalendár, nájsť viac hľadaných výrazov, musíte vykonať zmeny v registri. Je to nevyhnutné, pretože Outlook predvolene hľadá pomocou odkazov ALEBO. Register systému Windows sa nazýva register. Ukladá informácie a nastavenia pre systém Windows a programy, ako je napríklad Outlook.

Viac o odkazoch AND: Ako aktivovať odkazy AND v rozšírenom vyhľadávaní pomocou registra

Zobraziť kalendár na ploche

Ak musíte ísť rýchlo a zároveň potrebujete prehľadnú prezentáciu svojho kalendára, môžete použiť program „Nezabudnite“ pre aplikáciu Outlook. So softvérovou aplikáciou môžete zobrazovať svoje schôdzky a úlohy z Outlooku priamo na ploche ako kalendár.

Alternatívnou aplikáciou, ktorá zobrazuje vaše schôdzky aj na pracovnej ploche bez otvorenia Outlooku, je bezplatný nástroj DeskTask od spoločnosti Carthago Software. Aplikácia sa pýta na schôdzky a úlohy na niekoľko nasledujúcich dní z Outlooku a zobrazuje ich prehľadne na ploche. Bez spustenia Outlooku máte dobrý prehľad o všetkých nadchádzajúcich stretnutiach.

Archivujte kalendár rok za rokom

Archív kalendárov je zaujímavý pre profesionálnu aj súkromnú prácu. Kedykoľvek došlo k schôdzke v predchádzajúcich rokoch, sa môžete v archíve dozvedieť. Toto je obzvlášť dôležité pre dôležité vyšetrovania úradov alebo iných inštitúcií. Mnoho používateľov predvolene archivuje svoj kalendár na konci roka a používa na to nasledujúce pokyny.

Tip: Použite aplikáciu Outlook „Dnes“

V e-mailovom module programu Outlook 2007 a 2010 môžete na zobrazenie najnovších správ použiť tlačidlo „Outlook Today“. Ak sa chcete dostať na obrazovku Dnes jediným kliknutím z modulu Kalendár v programe Outlook, ukážte rozšírený panel s nástrojmi.

Tip: Ak program Outlook zobrazuje pripomenutia dvakrát, použite Cleanreminders

Používatelia, ktorí musia koordinovať mnoho schôdzok, ťažia z pripomenutí Outlooku. V niektorých prípadoch sa v programe Outlook pripomenutia zobrazia dvojito a trojnásobne, čo je nepríjemné a môže to pôsobiť rušivo. Používatelia programu Microsoft Outlook môžu túto chybu okamžite opraviť jednoduchým príkazom systému Windows. Interný zoznam programu je možné spravidla odstrániť príkazom „cleanreminders“. Výsledkom je, že sa vymažú duplicitné spomienky. To isté platí, ak Outlook zobrazuje pripomenutia schôdzok, ktoré boli v minulosti.

Formátujte kalendár podľa pravidiel DIN

Ak program Microsoft Outlook nezobrazuje kalendárne týždne v kalendári správne, môže to byť spôsobené nesprávnym nastavením. Kalendár je zobrazený v americkej verzii a nie podľa DIN 1355 / ISO 860. Nastavenia môžete zmeniť v možnostiach kalendára v programe Outlook.

Nastavte si v kalendári Outlooku základný pracovný čas a opakujúce sa schôdzky

Outlook ponúka širokú škálu funkcií pre každodennú prácu. Praktickou funkciou je nastavenie základnej pracovnej doby. Zároveň je jedným nedostatkom, že základný pracovný čas si môžete nastaviť iba týždenne. V stále flexibilnejšom svete práce to nie je príliš efektívne, najmä pre nezávislých pracovníkov a okrajových zamestnancov na čiastočný úväzok. Jednu možnosť zadať iný pracovný čas ponúkajú sériové schôdzky, ktoré môžete vytvárať a upravovať jednotlivo. S týmto prístupom je možné v Outlooku bez problémov zobrazovať skutočný pracovný čas.

Záver: Kalendár Outlook - profesionálne plánovanie pre každého používateľa

Funkcia kalendára v programe Microsoft Outlook podporuje používateľov rôznymi spôsobmi. Kalendár v programe Outlook na jednej strane zaujme jednoduchosťou štruktúry, prehľadnosťou a užívateľskou príjemnosťou. Na druhej strane, schôdzky je možné rozumne naplánovať a zobrazovať v rôznych zobrazeniach kalendára. Vďaka rôznym nastaveniam a možnostiam je možné kalendár v programe Outlook prispôsobiť a prispôsobiť ho osobným okolnostiam.

Vo funkciách plánovania a kalendára existujú rôzne a pre prax relevantné funkcie. Z

• Farebné prevedenie schôdzok je u konca
• Automatická odpoveď na konflikty plánovania až
• K tabuľkovým reprezentáciám

existuje mnoho spôsobov, ako zefektívniť každodenný život pomocou programu Microsoft Outlook.

Vďaka svojim funkciám kalendára a profesionálnemu plánovaniu schôdzí Microsoft Outlook zaručuje, že tímová práca je možná kedykoľvek. Stručne povedané, funkcia kalendára v programe Microsoft Outlook ponúka súkromným používateľom aj spoločnostiam všetkých veľkostí široké spektrum možností špecifického plánovania schôdzok a individualizácie prístupu ku kalendárom a schôdzam.

Používatelia, ktorí poznajú tipy a triky súvisiace s ponukami a možnosťami nastavenia programu Microsoft Outlook, môžu aplikáciu Outlook využívať čo najlepšie a plánovať si schôdzky optimálne. V programe Microsoft Outlook je tiež možné synchronizovať kalendáre, nastavovať série schôdzok a integrovať mobilné zariadenia. V čase digitalizácie Microsoft Outlook zaručuje, že schôdzky a úlohy sú štruktúrované najlepším možným spôsobom, aby ste mohli pracovať profesionálne.