Ako používať kalendár programu Outlook na schôdzky a úlohy

Prehľad všetkých funkcií

Či už ide o profesionálne alebo súkromné schôdzky - takmer každý je zaneprázdnený dennou organizáciou seba a svojho osobného prostredia. Z tohto dôvodu je kalendár, napríklad kalendár Outlook, stredobodom každého profesionálneho plánovania schôdzok. Po otvorení programu Outlook dvojitým kliknutím na tlačidlo myši nájdete v dolnej ľavej oblasti programu niekoľko ikon. Ikonu kalendára v Outlooku nájdete hneď vedľa ikony pre e-maily.

Okrem kalendára má zmysel zaznamenávať si dôležité úlohy v programe Outlook a pracovať s nimi. Na to je vhodná oblasť úloh, ktorá je v programe Outlook 365 usporiadaná ako ikona vedľa adresára.

Používatelia Outlooku, ktorí poznajú a ovládajú možnosti funkcií „Kalendár a úlohy“, pracujú a plánujú efektívnejšie a cielenejšie. Používatelia okrem kalendára a úloh oceňujú aj funkciu vyhľadávania v Outlooku. Outlook napríklad ponúka možnosť prehľadávať schôdzky a e-maily naraz. Táto možnosť je obzvlášť užitočná a praktická pri používaní Outlooku na obchodné účely, pretože efektívne podporuje efektivitu práce v kancelárii.

Organizujte schôdzky profesionálne - s aplikáciou Outlook je to bez námahy možné

Kalendár v programe Outlook je v podstate sám osebe vysvetľujúci a užívateľsky príjemný. Nastavenie nového stretnutia je možné iba niekoľkými kliknutiami. Okrem toho existuje mnoho trikov a osvedčenej pomoci, ktoré vám pomôžu efektívne a ekonomicky vstupovať na schôdzky. Napríklad je možné kopírovať existujúce záznamy o schôdzkach, aby sa uľahčilo zadávanie nových schôdzok. Cvičenie je zamerané aj na postup presunutia e-mailu s dôležitou schôdzkou do tlačidla „Kalendár“ alebo „Úloha“. Takýmto spôsobom môžete vygenerovať záznam schôdzky alebo novú úlohu a mať obsah e-mailu ihneď po ruke ako pripomenutie. Konvertovanie úloh na schôdzky pomocou myši je efektívne a šetrí drahocenný čas.

V nasledujúcom texte sa môžete dočítať, ako môžete organizovať úlohy: Zoraďte úlohy podľa kategórií

Efektívny tip:

Keďže všetky programy balíka Office sú prepojené v sieti, máte možnosť kedykoľvek vytvárať schôdzky alebo úlohy z Wordu a Excelu priamo v Outlooku. Ak to chcete urobiť, môžete vložiť tlačidlo do programu Microsoft Word alebo Excel a jediným kliknutím preniesť úlohu alebo schôdzku do Outlooku.

V tomto článku si môžete prečítať, ako vytvárať úlohy z programu Word.

Hlavnou výhodou kalendára programu Outlook je možnosť koordinovať schôdzky s inými ľuďmi bez toho, aby ste museli používať zdieľaný kalendár. K tomu je v programe Outlook k dispozícii karta „Požiadať o stretnutie“. V programe Outlook je možné automaticky prijímať žiadosti o schôdzu. Ak požadovaný termín nie je obsadený v kalendári, žiadosť je potvrdená systémom. Prípadne môžete tiež nastaviť, aby sa každá žiadosť o schôdzu spracovala a prijala ručne.

Namiesto dlhodobej osobnej alebo digitálnej komunikácie je možné schôdzky pomocou tohto postupu koordinovať iba niekoľkými kliknutiami. Používatelia Outlooku majú alternatívne možnosť odosielať jednotlivé schôdze ako súbor iCalendar. V takom prípade si príjemca ponechá kontrolu nad svojim kalendárom. V prípade potreby môže importovať žiadosť o stretnutie a poznámku do Outlooku. Export ako súbor iCalendar je užitočný napríklad pre ľudí, ktorí nie sú osobne známi odosielateľovi. Ak používatelia Outlooku len zriedka musia koordinovať schôdzky s ostatnými, môže mať zmysel odosielať jednotlivé schôdzky alebo úryvky z kalendára bez toho, aby sa pýtali na konkrétne žiadosti o schôdzku. Zdieľanie kalendára alebo ukážok z kalendára a udržiavanie aktuálnych schôdzok v programe Outlook je užívateľsky prívetivé a dá sa zvládnuť bez námahy.

Udalosti si farebne označte, presuňte alebo odstráňte

Udalosti, úlohy a e -maily sú v programe Outlook úzko prepojené. Z tohto dôvodu verzia Outlook 2007 ponúka možnosť označiť dôležité e-maily v doručenej pošte rôznymi farebnými vlajkami na sledovanie myšou. Okrem farebného kódovania vám Outlook môže pripomenúť úlohu spojenú so správou.

Plánované činnosti môžete tiež ľahko presúvať bez klikania, zadávania textu alebo presúvania myšou. Je to možné v tej istej oblasti kalendára a tiež prostredníctvom navigátora dátumu ďalšie týždne, mesiace alebo roky. Microsoft Outlook potom automaticky upraví dátum a zachová čas. Jedným kliknutím je tiež možné presunúť niekoľko schôdzok na iný deň, napríklad ak ste chorí alebo nemôžete pracovať v pracovný deň. Duplicitné schôdzky je možné odstrániť niekoľkými jednoduchými krokmi pomocou kombinácie klávesov na jeden príkaz.

V niektorých prípadoch môže byť dôležité vymazať schôdzky celé pred určitým dátumom. Je to užitočné napríklad vtedy, ak preberiete kalendár od kolegu a už nepotrebujete jeho staré schôdzky. Prepnutím na tabuľkové zobrazenie schôdzok môžete z kalendára Outlooku odstrániť všetky schôdzky pred určitým dátumom. V tomto zobrazení máte možnosť triediť a odstraňovať schôdzky podľa dátumov.

Prakticky orientovaná je aj prezentácia rôznych zobrazení kalendára v kalendári Outlooku. Môžete zobraziť zobrazenie kalendára na deň, na celý týždeň alebo pracovný týždeň alebo na celý mesiac.

Schôdzky môžete odosielať aj prostredníctvom Outlooku. Ako to funguje si môžete prečítať v tomto článku: Odosielanie schôdzok

V starších verziách Outlooku, napríklad Outlook 2007, máte tiež možnosť zobraziť hustotu podrobností v zobrazení mesiaca. Táto funkcia vám ponúka tri možnosti zobrazenia:

• "Nízka",
• "Stredné" a
• „Vysoký“.

Automaticky je prednastavená možnosť „Nízka“. Ak v programe Outlook nemôžete v zobrazení mesiaca nájsť relevantné schôdzky, môže za to hustota podrobností. Outlook v zásade ponúka rôzne a špecifické nastavenia zobrazenia schôdzok. Okrem iného je možné zobraziť aktuálne, dôležité budúcnosti alebo alternatívne minulé schôdzky.

Opakujúce sa opakujúce sa schôdzky - dôležitá funkcia v Outlooku

Okrem jednorazových stretnutí existuje mnoho opakujúcich sa stretnutí, ktoré sa opakujú týždenne, mesačne alebo ročne. Namiesto zadávania každého z týchto stretnutí ručne v programe Outlook, zadávanie opakovaných stretnutí zaručuje úsporu času. Používateľom Outlooku tiež poskytuje istotu, že nezmeškajú žiadne dôležité schôdzky. V programe Outlook definujete opakujúce sa stretnutie priamo na karte „Nové stretnutie“ pomocou tlačidla „Typ série“. V programe Outlook môžete implementovať pripomenutie pre každé stretnutie.

V dialógovom okne je možné vybrať a zadať schôdzky do série. V starších verziách Outlooku nastal problém s výberom pracovných dní. Tento problém bol v aktuálnej verzii Outlooku vyriešený, takže ako sériové stretnutie je možné v zásade akúkoľvek kombináciu.

Pokiaľ by ste chceli upraviť alebo vymazať celú sériu termínov, je to tiež možné bez problémov. Ak napríklad vymažete schôdzku zo série schôdzok, systém vás v okne upozorní, či by sa mala odstrániť aj celá séria schôdzok. Po vykonaní výberu zatvorte dialógové okno kliknutím na tlačidlo „OK“.

Táto funkcia je zameraná aj na prax, aby bolo možné odstrániť jednotlivé schôdzky zo série schôdzok. Ak sa v spoločnosti napríklad neuskutočnilo týždenné stretnutie, zrušený termín je možné následne odstrániť z kalendára bez toho, aby ste museli vymazať celú sériu a znova ho nastaviť.

Použite metódu ALPEN a profesionalizujte svoj časový manažment

Musíte koordinovať mnoho schôdzok a plánovať každý pracovný deň alebo súkromné činnosti presne a profesionálne? V tomto prípade má zmysel použiť známu metódu ALPEN, ktorú používajú hlavne manažéri alebo sa vyučuje na seminároch časového manažmentu. Metóda ALPEN popisuje metodiku premysleného riadenia času. Založil ju známy autor Lothar J. Seiwert. Metóda ALPEN je založená na predpoklade, že postačí venovať každý deň niekoľko minút vypracovaniu písomného denného plánu. Funguje to podľa metódy ALPEN nasledovne:

1. Zapíšte si úlohy, schôdzky a činnosti.

2. Odhadnite dĺžku aktivít.

3. Naplánujte časy vyrovnávacej pamäte.

4. Robte rozhodnutia pre daný deň.

5. Následné opatrenia a adaptácia

Metódu ALPEN je možné efektívne podporovať v kalendári Outlooku, v oblasti úloh alebo v zobrazení „Outlook Today“.

Organizujte úlohy v programe Outlook opatrne: takto to funguje

Úlohy sa spravidla líšia od schôdzok v tom, že nemajú dátum začiatku. Pri úlohe sa kladie dôraz na aktivitu alebo cieľ. Stručne povedané, schôdzky sú viazané na jasne definovaný počiatočný a konečný bod. Naproti tomu pre úlohy je rozhodujúci dátum splatnosti. Kedy je úloha výslovne vykonaná, nie je definované.

Nové úlohy v programe Outlook môžete vytvárať na karte „Úlohy“ jediným kliknutím. Zobrazí sa pás s nástrojmi, kde môžete spravovať, sledovať alebo presúvať úlohy.

Pre lepšiu orientáciu a prehľadnosť všetkých relevantných úloh máte v programe Outlook možnosti,

• Skryť dokončené úlohy v programe Outlook
• zobraziť iba úlohy, ktoré už boli dokončené v programe Outlook.
• Dokončené úlohy môžete tiež úplne odstrániť z Outlooku.

Ak to chcete urobiť, vyberte v časti „Úlohy“ možnosť „Dokončené úlohy“. Potom sa vám zobrazia všetky splnené úlohy. Môžete ich ľahko odstrániť kombináciou klávesov alebo príkazom CTRL + A. Outlook vám tiež ponúka možnosť zobraziť a uložiť konkrétne zobrazenie úloh.

Sledujte úlohy a vytlačte si zoznam úloh

Sledovanie všetkých úloh je nevyhnutné. Z tohto dôvodu má zmysel triediť úlohy v plánovači úloh podľa všetkých dostupných stĺpcov. Alternatívne máte možnosť ľubovoľného usporiadania úloh a zobrazovania definovaných ikon na paneli úloh. Rozsiahle možnosti zobrazenia v oblasti úloh zaručujú, že na prvý pohľad rozlíšite dôležité a menej relevantné úlohy. Poradie svojich úloh môžete určiť ich číslovaním a oddeleným stĺpcom pre čísla. Súhrnné úlohy môžete súčasne spracovávať do zoznamu úloh, zobrazovať ich, otvárať alebo tlačiť spolu s týždenným kalendárom.

Delegovanie a filtrovanie úloh - obzvlášť užitočné v profesionálnej oblasti

Ak osobne nevybavujete všetky úlohy, môžete automaticky požiadať o správy o stave. Automatické informácie o stave vám poskytujú prehľad o úrovni dokončenia, na ktorej sa úloha momentálne nachádza. Táto možnosť je obzvlášť dôležitá v profesionálnom prostredí, keď sú delegované príslušné úlohy. Úlohy, ktoré už boli delegované, je možné kedykoľvek previesť na iného zamestnanca. Okrem hlásení stavu pre delegované úlohy má Outlook profesionálnu funkciu filtrovania úloh. Môžete to použiť na filtrovanie úloh podľa definovaných kritérií. Okrem iného je možné konkrétne:

• Zobrazte všetky úlohy, ktoré boli priradené konkrétnemu zamestnancovi
• Kto má konkrétny termín splatnosti resp
• majú definovaný záznam v predmete.

Úlohy je možné tiež previesť na schôdzku pomocou presunutia myšou bez toho, aby ste ich museli znova vytvárať.

Tip:

Pomocou konkrétnych šablón Outlooku môžete rýchlo vytvárať schôdzky alebo úlohy, ktoré majú v zásade rovnakú štruktúru. Šetríte tak veľa času, eliminujete nadbytočnosť a efektívne plánujete schôdzky a úlohy.

V programe Outlook 2007 sú úlohy, ktoré už boli presunuté do archívu, stále viditeľné, ak boli označené na sledovanie. Používatelia, ktorí v Outlooku spravujú veľa úloh, túto možnosť oceňujú. Je cenné, keď si pripomeniete úlohy, e-maily a schôdzky, ktoré sú uložené v priečinku archívu.

Používatelia Outlooku 2003 majú špeciálnu možnosť vzhľadom na zobrazenie úloh a schôdzok. Zoznam úloh môžete zobraziť v kalendári. Takýmto spôsobom môžete sledovať svoje schôdzky a úlohy súčasne. Používatelia iných verzií Outlooku môžu pomocou nastavení zobrazenia určiť, ktoré oblasti programu Outlook sa majú zobraziť.

Tip na softvér:

Chcete vidieť svoje úlohy, program a kalendár v programe Outlook na ploche bez toho, aby ste museli otvárať aplikáciu Outlook? V takom prípade môžete použiť bezplatný program DeskTask. DeskTask beží pod Windows 10 a je možné ho použiť so všetkými známymi verziami Outlooku.

Záver: perfektne organizujte schôdzky a úlohy v programe Outlook

Vďaka aplikácii Microsoft Outlook získate komplexnú a premyslenú softvérovú aplikáciu, ktorá perfektne zorganizuje vaše schôdzky a úlohy. Outlook ponúka rôzne možnosti implementácie schôdzok, žiadostí o schôdzky a opakovaných schôdzok. Zobrazenia kalendára je možné navyše prispôsobiť. Schôdzky je možné zdieľať alebo prevádzať na úlohy niekoľkými kliknutiami. Oblasť zodpovednosti je obzvlášť cenná, ak je potrebné rozumne usmerňovať rôzne činnosti a požiadavky v profesionálnom alebo súkromnom sektore. Vďaka svojej užívateľsky prívetivej štruktúre Outlook prispieva k profesionálne organizovanému kalendáru.