Zlučiteľnosť slov: 4 tipy a triky

To urobíte, ak sú verzie balíka Office nekompatibilné

Praktické počítačové programy výrazne zjednodušili digitálny svet pracovného, ale aj súkromného života. Predovšetkým program Microsoft na spracovanie textu Word. Pravidelný ďalší vývoj tohto softvéru neprináša len nové praktické funkcie, ale často aj problémy s kompatibilitou. Ale aké sú a ako sa s nimi môžete stretnúť?

1. Kompatibilita s verziou programu Word: čo to znamená?

Softwarová spoločnosť Microsoft vydáva v pravidelných intervaloch nové balíky Office. Toto je zbierka softvéru bežne používaného v kancelárii. Licencie na používanie najnovšej verzie môžete získať zakúpením aktualizovaných verzií. Štandardne obsahuje takýto balík textový editor Word, prezentačný softvér PowerPoint a tabuľkový procesor Excel.

Od pôvodnej verzie programu Word 2000 spoločnosť Microsoft vydala programy Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 a 2022-2023. Inovácie znamenajú, že manipulácia je vždy jednoduchšia, aj keď s rôznymi detailmi. Ďalšia zásadná zmena sa týka prevodu formátu súboru z programu Word 2003 na Word 2007 do formátu súboru založeného na formáte XML. XML znamená „Extensible Markup Language“ - v nemčine to znamená niečo ako „rozšíriteľný strojovo čitateľný jazyk pre textovú produkciu“. Inými slovami: Je to jazyk, ktorému rozumejú Word aj PC.

Uvedené zmeny znamenajú nielen zmenu pre používateľa, ale zahŕňajú aj problémy s kompatibilitou programu Word. Čo sa však presne stane, keď otvoríte zastaraný alebo novší súbor programu Word a ako možno problémy vyriešiť?

2. Čo sa stane, keď otvorím nekompatibilné verzie programu Word?

Sú dva dôvody, prečo súbor programu Word, ktorý sa má otvoriť, nie je kompatibilný s verziou balíka Office nainštalovanou vo vašom počítači: Buď v počítači používate staršiu verziu programu Word, alebo bol prijatý dokument vytvorený v predchádzajúcej verzii. Výsledné problémy sú vždy porovnateľné.

Ak používate staršiu verziu, pravdepodobne budete mať problémy s otvorením súboru a niektoré funkcie sa zobrazia nesprávne alebo sa nezobrazia vôbec. Na druhej strane, ak používate novšiu verziu programu Word ako autor dokumentu programu Word, zmeny, ktoré ste vykonali - s novšou verziou programu Word - sa nemusia zobraziť alebo zobraziť nesprávne.

Ak máte v úmysle vymieňať si dokumenty s kolegami alebo priateľmi, odporúčame vám ich uložiť v kompatibilnom formáte súborov alebo pracovať v režime kompatibility. To znamená, že dokument programu Word je uložený v takom formáte, aby ho bolo možné bez problémov otvoriť v rôznych verziách programu.

Problém s formátmi súborov: DOC alebo DOCX?

Najproblematickejšie sú novšie dokumenty programu Word, ktoré by mali byť otvorené v starších verziách programu Word 2000, Word XP alebo 2003. Pretože všetky verzie mladšie ako 2003 sú uložené v optimalizovanom formáte súboru. Namiesto súboru s príponou .doc vytvorte Word 2007, 2010, 2016 a 2022-2023 súbory s príponou .docx.

Za tým je zmena spôsobu ukladania textového súboru. Súbor .docx ukladá obrázky a text okrem iného vo forme údajov XML a potom ich komprimuje, podobne ako priečinok ZIP.

Program Word rozbalí obsah iba vtedy, keď otvoríte takéto dokumenty. To znamená, že je potrebných menej úložného priestoru - a napríklad odosielanie e -mailom je jednoduchšie. Ak však máte vo svojom počítači nainštalovanú staršiu verziu programu Word, nebudete môcť otvoriť tento nový formát a v dôsledku toho nebudete mať prístup k textovému a obrazovému obsahu.

Rôzne funkcie a formátovanie: čo sa pridá, čo sa stratí?

Rôzne verzie programu Word sa navyše líšia funkčnosťou a štýlmi. Od Wordu 2010 sú napríklad rozšírené formáty číslovania a od roku 2016 môžu používatelia označovať komentáre v dokumente ako dokončené.

Ak používate staršiu verziu, nekompatibilite sa nedá vyhnúť. Váš program Word nesprávne interpretuje určité prvky, ako napríklad písma, a nemusí ich vôbec zobrazovať. Nasleduje prehľad ďalšieho vývoja funkcií v programe Word od roku 1997:

funkcia	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Vzorce
Hlavné a vedľajšie písma
Rozšírené formáty číslovania
Komentáre je možné označiť ako odbavené
Pozrite sa na zmeny vykonané spoluautormi v reálnom čase

Toto je len časť funkcií, ktoré boli pridané z generácie na generáciu balíka Office. Office2022-2023 má mnoho ďalších nastavení, ktoré napríklad umožňujú väčšiu prístupnosť.

Pribudli však nielen možnosti, ale stratili sa aj prvky z predchádzajúcich verzií. Ak chcete mať aj naďalej prístup k starým funkciám a postupne si zvykať na nové verzie balíka Office, stojí za to uchýliť sa k špeciálnym trikom, pomocou ktorých sa vyhnete otravným dialógom s nastavením.

3. Ako zistím kompatibilitu svojho dokumentu s ostatnými?

Aby sa pri písaní textu zaistila kompatibilita dokumentu s inými verziami balíka Microsoft Office, odporúča sa skontrolovať kompatibilitu. Predovšetkým získate informácie o tom, či sú použité funkcie podporované v starších verziách:

Kompatibilitu skontrolujete podľa nasledujúcich štyroch krokov:

Kliknite na kartu „Súbor“ a vyberte tlačidlo „Informácie“.

Vyberte „Skontrolovať problémy“.

V rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Skontrolovať kompatibilitu“ a v prípade potreby vyhľadajte zodpovedajúcu verziu balíka Office v časti „Vyberte verziu, ktorá sa má zobraziť“.

Existujúce problémy s kompatibilitou sú uvedené v okne „Súhrn“.

Ak sa vám tu zobrazia nekompatibility, máte možnosť nahradiť zodpovedajúce funkcie tými, ktoré sa zobrazujú aj v starších verziách. Pre istotu spustite test znova, kým nedosiahnete požadovaný výsledok.

4. Aké je riešenie, ak sú verzie balíka Office nekompatibilné?

Okrem možnosti opravy jednotlivých nekompatibilít existujú aj elegantnejšie riešenia pre kompatibilné súbory programu Word. Aj pri vytváraní dokumentov môžete dbať na kompatibilitu s predchádzajúcimi verziami. Niekedy je však potrebné stiahnuť ďalší program.

Balík kompatibility pre Microsoft Office 2000, XP a 2003

Pre používateľov systému Microsoft Office 2000, XP alebo 2003 je potrebný takzvaný „balík kompatibility“. Ako už bolo uvedené, od Wordu 2007 existujú rôzne formáty súborov. Na otvorenie súborov .docx so staršími verziami balíka Office je potrebný doplnkový balík.

Existujú podobné prevodníky, ktoré vám umožňujú otvoriť staré súbory Works v programe Word. Pokiaľ ide o funkčnosť, takéto aplikácie na prevod sú veľmi podobné. Importujete textový súbor a získate výstup v cieľovom formáte. Pri otváraní textových súborov .docx pomocou balíka „Compatibility Pack“ funguje spoľahlivo, grafika a text súborov .docx sa niekedy zobrazujú nesprávne. Stáva sa to aj pri ukladaní a úprave textového súboru .doc v programe Word 2007 alebo novšom.

Cielené úložisko v správnom formáte: takto to funguje

S „balíkom kompatibility“ máte prevodník, ktorý vám umožní prístup k dokumentom .docx. Naopak, ak používate novšiu verziu programu Word, môžete mať problémy s prístupom k súborom .doc. Súbor .doc je možné uložiť vo formáte .docx iba niekoľkými kliknutiami:

Kliknite na kartu Súbor.

Vyberte „Uložiť ako“.

V rozbaľovacej ponuke vyberte namiesto súboru .doc súbor .docx.

Kliknite na tlačidlo „Uložiť“.

Vytvárajte dokumenty programu Word pre staršie verzie

Ak naopak nie ste spoluautorom, ale vytvárate dokument programu Word a potom ho zdieľate s používateľmi verzií softvéru starších ako 2007, máte možnosť stanoviť kompatibilitu pred jeho odoslaním. Môžete to urobiť výberom „Word 97-2003“ pri ukladaní. Krok za krokom postupujte nasledovne:

1. V systémovej lište prejdite na „Súbor“.

2. Kliknite na položku Uložiť ako “.

   

3. Vyberte „Word 97-2003“ namiesto .docx.

   

4. Zadanie potvrďte kliknutím na „Uložiť“.

Máte nielen na výber z dvoch opísaných formátov súborov, ale môžete si tiež vybrať z:

• Dokument programu Word (.docx)
• Dokument XML programu Word (.xml)
• Dokument XPS (.xps)
• Dokument programu Word 97-2003 (.doc)
• Prípona súboru v programe Microsoft Word (.docm)

To vám umožní ručne určiť, v akom formáte súboru uložíte a zdieľať textový dokument vo Worde.

Režim kompatibility: Úpravu funkcií za vás prevezme program Word

Word však má aj režim kompatibility. Tento režim automaticky zaisťuje kompatibilitu pri otváraní dokumentov, ktoré boli vytvorené v starších verziách programu Word. Pretože v režime kompatibility nie sú počas úpravy v novej verzii balíka Office k dispozícii žiadne rozšírené a optimalizované funkcie.

Ľudia, ktorí spolupracujú na dokumente, ale používajú rôzne verzie balíka Office, majú preto prístup iba k funkciám, ktoré sú k dispozícii aj v rámci najstaršej zahrnutej verzie. Formát tiež zostáva nezmenený pri úprave dokumentu programu Word pomocou inej generácie balíka Office.

Režim kompatibility sa zvyčajne zobrazuje v záhlaví napravo od názvu dokumentu. Po aktivácii si nemusíte lámať hlavu s tým, či bude váš súbor programu Word aj po úprave stále kompatibilný s verziami spoluautorov. Word za vás bude koordinovať rôzne verzie Wordu.

Záver: Riešenie problémov s kompatibilitou so správnymi znalosťami pozadia

V programe Microsoft Word nie je len užitočné vedieť, ako si prispôsobiť Word, chrániť vlastné dokumenty alebo aktivovať doplnky programu Word. Kompatibilita verzií Wordu môže byť tiež prekážkou, ktorú môžete prekonať s príslušnou znalosťou praktických krokov.

To uľahčuje výmenu údajov s kolegami a priateľmi, ktorí používajú rôzne verzie balíka Office. Okrem režimu kompatibility môžete v programe Word použiť aj možnosti manuálneho nastavenia na nezávislú správu použitých funkcií a formátov súborov.

Otázky a odpovede

Aký je problém s kompatibilitou v programe Word?

Keď ľudia - či už pracovný alebo súkromný - spolupracujú na textovom dokumente, ale nepoužívajú rovnakú verziu programu Microsoft Word, vznikajú problémy s otváraním súborov a s príslušným zobrazovaním súborov. Verzie programu Word sú:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 a 2022-2023

Aký je rozdiel medzi súbormi .doc a .docx v programe Word?

Od Wordu 2007 sa textové súbory už neukladajú so skratkou .doc, ale s príponou .docx. Je za tým komprimovanejší a tým aj priestorovo úspornejší spôsob ukladania informácií. Odborný termín je formát súboru.

Ako riešite problémy s kompatibilitou?

Ak sú súbory programu Word nekompatibilné, je možné to vyriešiť ručne pomocou rôznych možností ukladania formátov. Alebo môžete riešenie problémov so zobrazením a prístup k súborom nechať na režim automatickej kompatibility programu Word.

Ako funguje režim kompatibility?

Režim kompatibility s programom Word deaktivuje všetky funkcie, ktoré neboli k dispozícii v starších verziách. To znamená, že používatelia majú prístup k súboru programu Word vrátane všetkých revízií bez ohľadu na použitú generáciu balíka Office. Šablóny štýlov sa tiež zachovajú a zobrazia sa správne.