Outlook: Vedieť a používať tipy a triky

Máme pre vás všetky informácie!

Microsoft Outlook je jedným z najznámejších a najefektívnejších komunikačných programov na trhu softvérových aplikácií. Okrem známych funkcií, ako je zmena písma alebo farby, prispôsobenie formátovania, spustenie kontroly pravopisu alebo otvorenie okna kalendára, existujú aj ďalšie zasvätené tipy a triky, ktoré by mal každý používateľ poznať. Tieto tipy a rady umožňujú používateľom Outlooku naplno využiť Outlook a rýchlejšie a presnejšie pracovať s ním.

Tipy a triky pre aplikáciu Outlook

V podstate každý používateľ stojí pred otázkou, či by mal používať platený komunikačný program, akým je napríklad Microsoft Outlook, alebo či je spokojný s bezplatnými aplikáciami, akými sú Microsoft Mail alebo Mozilla Thunderbird. Ak ste sa rozhodli pre Microsoft Outlook, vyvstáva tiež otázka, či by ste si mali kúpiť Outlook alebo Office v 32 alebo 64 bitovej verzii.

Je to otázka princípu a toho, aký výkonný je použitý počítač. Pri 32-bitovej verzii je možné nainštalovať maximálne 4 GB pamäte RAM. Naproti tomu 64-bitový operačný systém podporuje výrazne väčšiu RAM a má tak vyššiu úroveň výkonu. Spravidla je možné použiť 8 GB, 16 GB alebo viac pamäte RAM.

Užívatelia môžu nájsť návody pre všetky programy a funkcie programu Outlook a okrem všetkých ostatných softvérových aplikácií od spoločnosti Microsoft na internete na nasledujúcom odkaze: docs.microsoft.com/de-de/.

Spustite aplikáciu Outlook rýchlejšie a zmenšite veľkosť dátového súboru

Každodenná práca s programom Outlook je zábavná, keď program funguje rýchlo a bez funkčných porúch. Ak sa softvérová aplikácia spúšťa pomaly a pomaly, môže byť na vine príliš veľa alebo príliš pomalých doplnkov. V tomto prípade je dôležité odstrániť nepotrebné doplnky, aby sa systém znova zrýchlil.

Veľké súbory PST alebo OST môžu tiež spomaliť systém a komunikáciu s programom Microsoft Outlook. Z tohto dôvodu má zmysel kontrolovať veľkosť súboru PST v pravidelných intervaloch. Všetky informácie a nastavenia z Outlooku sa uložia ako záznam do súboru PST alebo OST. Veľkosť súboru je možné zmenšiť iným ukladaním alebo archiváciou priečinkov alebo súborov s veľkým objemom.

Po dôležitej akcii, pri ktorej sa kontrolujú a odstraňujú súbory, sa údajový súbor nemusí súčasne zmenšiť. Dôvodom je, že program Outlook bezprostredne po vymazaní informácií nevyčistí dátový súbor. Alternatívne je možné kompresiu dátového súboru spustiť aj ručne. Tento postup umožňuje rýchlejšie vykonať potrebné zálohy. Outlook sa navyše spustí rýchlejšie.

Dôležité: Priebežne kontrolujte priečinok „Odoslané položky“. V mnohých prípadoch obsahuje obrovské množstvo údajov a príloh, ktoré nie sú úplne nevyhnutné. Ak chcete ušetriť úložný priestor, môže byť účinné čiastočné vyprázdnenie priečinka „Odstránené položky“.

Tiež môže byť zaujímavé a praktické zaznamenávať a vyhodnocovať časy, počas ktorých pracujete s Outlookom. Vedieť, ako dlho trvajú pracovné kroky, môže byť dôležité nielen pre živnostníkov, živnostníkov alebo zamestnávateľov. Súkromné osoby majú prospech aj z hodnotenia informácií, ktoré je možné ľahko preniesť do programu Microsoft Excel.

E-maily a e-mailová komunikácia: tipy na lepší prehľad a efektivitu

Existuje mnoho tipov a trikov týkajúcich sa písania a odosielania e -mailov a všeobecnej návštevnosti e -mailov. Vedeli ste napríklad, že pomocou Outlooku môžete zavrieť všetky okná naraz?

• V programe Outlook až do verzie 2007 voláte Súbor → Všetky prvky zväčšenie.
• V programe Outlook 2010 prevezmite príkaz Zobraziť → Okno → Zatvoriť všetky položky.

Mimochodom, tieto príkazy nielen zatvárajú správy, ale aj všetky ostatné okná programu Outlook. Ak ste ešte neuložili zmeny v jednom z okien, Outlook vám to ponúka.

Ďalším dôležitým tipom pre aplikáciu Outlook je pridať predmet do doručenej pošty. Pridanie predmetu do správy neskôr môže byť užitočné, aby ste v budúcnosti mohli efektívnejšie a rýchlejšie vyhľadávať obsah e-mailu. V prípade e-mailov odosielaných s krátkym predmetom alebo bez neho má zmysel zmeniť predmet neskôr.

Ujasnite si Outlook - takto to funguje

Zrozumiteľnosť je v programe Outlook v zásade dôležitou otázkou. Mnoho používateľov sa napríklad pýta, ako môžete sledovať mnohé správy a oddeľovať dôležité od nedôležitých. Jednou z možností je prispôsobiť zobrazenia v programe Outlook. Cieľom každej zmeny nastavení by malo byť, aby bola doručená pošta zvládnuteľná. Efektivita spracovania e-mailov môže zahŕňať aj automatické zoradenie doručenej pošty v chronologickom poradí. Tento postup umožňuje napríklad aplikácii Outlook po dlhšej neprítomnosti na dovolenke otvoriť ďalší neprečítaný e-mail namiesto ďalšej prečítanej správy.

Dôležitá môže byť aj funkcia zobrazovania správ pre každého príjemcu alebo všeobecné zobrazovanie súvisiacich e-mailov spoločne. Hlavné možnosti nastavenia nájdete v ponuke „Zobraziť“.

Zasvätený tip:

V programe Outlook môžete tiež použiť nastavenia zobrazenia na zobrazenie celkového počtu správ v priečinku namiesto počtu neprečítaných správ v doručenej pošte.

Otvorte nový e -mail - kdekoľvek a kedykoľvek

Dvojitým kliknutím na voľné miesto v priečinku alebo v priečinku doručenej pošty sa otvorí okno, v ktorom môžete napísať nový e-mail.

Toto však funguje iba na voľných miestach pod zoznamom e-mailov-v opačnom prípade program Outlook otvorí e-mail, na ktorý ste klikli. Zoznam e-mailov však môžete skryť kliknutím na ikonu plus vedľa stĺpca, ktorý je aktuálne zoskupený v programe Outlook až do verzie 2007. V programe Outlook 2010 minimalizujte zoznam kliknutím na čierny trojuholník vedľa zoskupeného stĺpca.

Pošlite obsah schránky ako e-mail

Napísali ste niečo v programe Outlook alebo v inom programe a chcete tento text odoslať ako e-mail (alebo ako súčasť e-mailu)?

1. Vyberte textovú sekciu a skopírujte ju do schránky pomocou klávesov Ctrl + C.
2. Prepnite na aplikáciu Outlook (bez ohľadu na to, ktorý modul je práve otvorený).
3. Stlačte kombináciu klávesov Shift + Ins - Outlook otvorí nové okno elektronickej pošty a skopíruje do neho obsah schránky.

Ak sa nezobrazí žiadne okno elektronickej pošty, kliknite na ľubovoľný prvok v okne programu Outlook (môže to byť aj schôdzka alebo kontakt) a znova stlačte Shift + Ins.

Prijímajte alebo odmietajte pozvánky pomocou klávesovej skratky

Dostali ste žiadosť o stretnutie? Ak ho chcete prijať, vyberte ho v doručenej pošte a stlačte Alt + C („c“ pre „aCcept“, v preklade: „prijať“). Ak ho chcete odmietnuť, vyberte ho a stlačte kombináciu klávesov Alt + D („D“ pre „odmietnutie“).

Zopakujte posledné vyhľadávanie v programe Outlook

Iste viete, že ste v dlhom e -maile s Upraviť ⇒ Nájsť (až do Outlooku 2003) alebo Správa ⇒ Hľadať alebo vyhľadajte reťazec znakov pomocou klávesovej skratky F4. Pokiaľ ste otvorili dialógové okno vyhľadávania, môžete použiť tlačidlo Hľadaj ďalej preskočiť na ďalší výskyt.

Keď ste však dialógové okno zavreli, stlačte kombináciu klávesov Shift + F4 - Outlook preskočí na ďalší výskyt bez toho, aby ste dialógové okno museli najskôr otvoriť.

Hneď ako sa dostanete na posledné miesto, Outlook zobrazí zodpovedajúcu správu.

Zoradenie a vyhľadávanie v programe Outlook ešte rýchlejšie

Chcete zobraziť všetky e-maily z aktuálneho priečinka, ktoré pochádzajú od konkrétneho odosielateľa? V Outlooku do verzie 2007 postupujte nasledovne:

1. Kliknite do vyhľadávacieho poľa alebo stlačením klávesov Ctrl + E umiestnite kurzor do vyhľadávacieho poľa.
2. Zadajte prvých pár písmen mena odosielateľa. Outlook teraz odfiltruje všetky e-maily, ktoré obsahujú hľadaný text zadaný v texte odosielateľa, predmetu alebo správy.
3. Kliknite na záhlavie stĺpca odaby sa e-maily od tohto odosielateľa zobrazovali spoločne.

V programe Outlook 2010 existuje rýchlejší variant (ale bohužiaľ iba z tejto verzie):

1. Kliknite na záhlavie stĺpca odzoradiť podľa tohto stĺpca. Týmto spôsobom sa všetky e -maily od každého odosielateľa zobrazujú pod sebou.
2. Zadajte niekoľko prvých písmen začínajúcich menom odosielateľa. Dostanete sa tak k prvému e -mailu od tohto odosielateľa.

Automaticky vyplňte pole s adresou v programe Outlook

Aplikácia Outlook zvyčajne navrhne e-mailové adresy, ktoré sa už používajú, akonáhle zadáte jedno alebo dve písmena OPole zadané. Outlook prehľadá zoznam predtým zadaných e-mailových adries (zoznam automatického dokončovania). Ak sa tak nestane, môžete pomocou klávesov Ctrl + K vyhľadať vhodné položky v adresári.

Zobrazte názvy súborov systémov priamo

Často sa stretávate s tým, že dostanete e-mail celú sériu príloh súborov a máte problémy s rozoznaním súborov, pretože názvy sa líšia iba na konci, ale Outlook nezobrazuje názvy súborov v plnom rozsahu? Potom musíte najskôr otvoriť e -mail, aby ste videli úplné mená.

V programe Outlook to môžete urobiť aj bez otvorenia e-mailu. V kontextovej ponuke (v priečinku doručenej pošty) nájdete svoj vlastný príkaz, pomocou ktorého otvoríte podponuku, v ktorej je možné vidieť názvy všetkých systémov. Z podponuky môžete okamžite otvoriť jednotlivé systémy s príslušným programom. Príkaz v kontextovom menu sa nazýva Zobraziť prílohy.

E -maily presúvajte bez presúvania

E-maily je zvyčajne možné veľmi jednoducho presúvať do priečinka pomocou drag & drop. Niekedy však drag & drop nie je praktické, napríklad pri „výmene myši“ niektorých notebookov. Pomáha príkaz z kontextového menu:

• V programe Outlook do verzie 2007 kliknite na e-maily pravým tlačidlom myši a zavolajte príkaz Premiestni do priečinku na. V dialógovom okne, ktoré sa teraz otvorí, vyberte požadovaný cieľový priečinok a kliknite na OK.
• V programe Outlook 2010 kliknite na e-maily pravým tlačidlom myši a vyvolajte príkaz Pohyb a z podponuky, ktorá sa teraz otvorí, vyberte požadovaný priečinok. V podponuke sa však zobrazujú iba priečinky najvyššej úrovne; Hlbšie vnorené priečinky nájdete v položke ponuky V inom priečinku.

Spravujte úložisko e -mailov a internetové pripojenie

Ak chcete prostredníctvom svojho Outlooku odoslať e-mail s veľkou prílohou viac ako 20 MB, s najväčšou pravdepodobnosťou sa vám zobrazí chybové hlásenie so štandardnými nastaveniami Outlooku. Program Microsoft Outlook obmedzuje veľkosť súborov, ktoré môžete odosielať, na 20 MB alebo 10 MB pre účty Exchange. Tento limit zabraňuje počítaču v nepretržitom odosielaní nadrozmerných príloh, ktoré presahujú limity pre väčšinu poskytovateľov internetových služieb. Prílohy nad priemer môžete odosielať prostredníctvom služby OneDrive alebo iného poskytovateľa cloudu. Obzvlášť obrázky a grafika môžu zaberať veľa miesta. Z tohto dôvodu máte v programe Outlook 2010 alternatívu komprimácie obrázkov pred odoslaním e-mailom.

Ak nemáte dostatočne rýchle alebo iba drahé internetové pripojenie na dovolenke alebo na služobnej ceste, má zmysel sťahovať iba hlavičky e -mailov v programe Outlook ako prvý krok. V takom prípade uvidíte v každom e -maile nasledujúce informácie:

• Referencia,
• Odosielateľ,
• Príjemca,
• Dátum odoslania

E -mail sa úplne stiahne iba vtedy, keď ho otvoríte. Nastavenia vykonáte v možnostiach Outlooku.

Tip na softvér:

Ak chcete automaticky odstraňovať duplicitné e-maily, softvérový program MoDupRemover môže byť zaujímavý a efektívny. Od počiatkov programu Outlook systematicky odstraňuje duplicitné správy a je kompatibilný s aktuálnou verziou programu Outlook a Windows 10.

Videonávod - tip odborníka: Ako si uložiť osobnú poznámku v programe Outlook

Tip odborníka „vlastná poznámka“

V niektorých prípadoch môže byť dôležité pridať k e -mailu osobné poznámky. Outlook ponúka svojim používateľom túto možnosť s funkciou „Verejná správa“. S touto funkciou môžete vytvoriť správu vo svojej doručenej pošte alebo v konkrétnom priečinku bez toho, aby ste ju museli odosielať. Napriek zavádzajúcemu výrazu „verejná správa“ je táto poznámka viditeľná iba pre používateľa. Nie je možné ho odoslať, pretože nemá pole príjemcu. V programe Outlook 2010 a novšom zavolajte príkaz „Štart> Nové položky> Ďalšie položky> Odoslať verejnú správu do tohto priečinka“. V aktuálnej verzii aplikácie Outlook 365 sa táto funkcia nazýva „Odoslať do tohto priečinka.“ Túto možnosť nájdete na páse s nástrojmi „Štart“.

Vlastné poznámky alebo správy môžete vo všeobecnosti profesionalizovať pomocou rýchlych častí. Rýchle moduly v programe Outlook sa podobne ako sériové moduly v programe Microsoft Word skladajú z hotových textov alebo textových častí, ktoré je možné uložiť ako rýchle moduly na kartu „Vložiť“ v kategórii „Text“. V zásade z každého e -mailu môže vyrásť jedna alebo viac rýchlych častí.

Tlačte a ukladajte e -maily

Nie všetky správy sú dôležité a je potrebné ich uchovávať. Niektoré e-maily sú nevyhnutné aj z profesionálneho alebo súkromného hľadiska a mali by byť archivované a tiež vytlačené. Aj keď má Outlook dobrú funkciu palubnej tlače, nie všetky komplikovane navrhnuté e-maily sa vytlačia správne. Funguje to bez námahy zobrazením e-mailu v prehliadači. Výtlačok funguje aj so správami formátovanými v html. V prehliadači nájdete aj konkrétne nastavenia zobrazenia, pomocou ktorých si môžete prezrieť a nastaviť výtlačok.

Vyhľadávací priečinok

V programe Outlook nájdete priečinky vyhľadávania na strane systému a môžete tiež vytvárať priečinky osobného vyhľadávania. Prostredníctvom vyhľadávacích priečinkov môžete triediť svoje e -maily podľa vopred definovaných kritérií. Existujúce priečinky vyhľadávania nájdete na páse s nástrojmi „Priečinky“. Môžete tu tiež vytvárať nové priečinky vyhľadávania.

Dôležité klávesové skratky a rýchle kroky:

1. Otvorenie kontextovej ponuky pomocou klávesnice: Stlačte kláves Shift + kláves F10.
2. Otvoriť dialógové okno: Ctrl + Shift + Y.
3. Presunúť správy do priečinka: CTRL + SHIFT + V.
4. Vytvorte poznámku (z každého modulu): CTRL + N alebo CTRL + SHIFT + N.
5. Vytlačte niekoľko e-mailov naraz: podržte kláves CTRL a kliknite na e-maily jeden po druhom myšou.
6. Odstráňte neprečítané a nedôležité e -maily jediným kliknutím: CTRL + A.
7. Spustite aplikáciu Outlook iba raz: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ Recyklovať (V prípade xx zadajte číslo verzie programu Outlook a skopírujte príkaz do príkazového riadka pravým tlačidlom myši)

Záver: Z dôvodov účinnosti používajte tipy a triky pre aplikáciu Outlook

Používatelia si predovšetkým cenia užívateľskú príjemnosť programu Microsoft Outlook a rozsah funkcií, ktoré okrem písania a odosielania e-mailov obsahujú mnoho ďalších nástrojov a funkcií. Znalosť všeobecných funkcií Outlooku je zásadná. Okrem toho je z dôvodu účinnosti výhodné vyskúšať a použiť ďalšie tipy a triky. S nimi je možné vyťažiť maximum z programu Microsoft Outlook, profesionálne spracovať každú úlohu a využiť všetky možnosti, ktoré softvérová aplikácia ponúka pre súkromných alebo firemných používateľov.