Takto definujete opakujúcu sa schôdzku a necháte aplikáciu Outlook, aby ju zadávala do kalendára tak často, ako sa vyžaduje.
Niektoré schôdzky sa konajú znova a znova: týždenné stretnutie tímu, konferencia vedúceho oddelenia každú prvú stredu v mesiaci, vymenovanie daňových priznaní k dani z obratu raz za štvrťrok. Zadávanie takýchto opakujúcich sa schôdzok do kalendára Outlooku môžete zjednodušiť tak, že ich definujete ako sériu schôdzok - Outlook potom napríklad každý piatok automaticky pridá do kalendára záznam pre tímovú schôdzu.
Opakovanú schôdzku môžete nastaviť nasledovne:
1. Vytvorte si v kalendári schôdzku s príslušným predmetom, začiatkom a trvaním, prípadne s pripomienkou.
2. Potom kliknite na „Typ série“ v dialógovom okne schôdze.
3. V časti „Sériový vzor“ vyberte interval, v ktorom sa majú zadávať nasledujúce schôdzky (viac o tomto nižšie).
4. Do poľa „Trvanie série“ zadajte dátum, kedy by sa malo začať prvé stretnutie. Potom môžete určiť, či by sa opakujúce sa stretnutie malo skončiť po určitom počte stretnutí alebo k určitému dátumu. Najmä pri schôdzkach s vysokou frekvenciou opakovania je vhodné obmedziť počet (v prvom rade), aby ste zbytočne nenafukovali kalendár Outlooku.
5. Zatvorte dialógové okno „Opakujúca sa schôdzka“ a uložte a zatvorte dialógové okno schôdzky (hneď ako do nej zadáte všetky položky).
Vzor série:
Outlook ponúka nasledujúce intervaly opakovania:
-
Denne: Tu môžete určiť, či sa má schôdzka konať každý deň, každý 2., každý 3., atď. Okrem toho je možné obmedziť schôdzky iba na pracovné dni.
-
Týždenne: Tu môžete určiť, v ktorý deň v týždni sa má stretnutie uskutočniť. Tiež určíte, či sa má schôdzka opakovať každý týždeň, každý druhý týždeň alebo vo vyššom intervale.
-
Mesačne: Aj tu máte možnosť určiť, či sa schôdzka koná každý mesiac, každý 2. mesiac alebo vo vyššom intervale. Tiež určíte, či sa má schôdzka opakovať v pevný dátum (napríklad 14. deň v mesiaci) alebo v konkrétny deň v týždni (napríklad v prvý pondelok v mesiaci).
-
Ročne: Pri ročnom opakovaní tiež určujete, či ide o pevný dátum alebo konkrétny deň v konkrétnom mesiaci. „Každý 10. október“ je napríklad ideálny na výročie alebo narodeniny.
Alternatívny spôsob vytvorenia série schôdzok je nasledujúci: Kliknite pravým tlačidlom myši na čas v kalendári, v ktorom by sa mala začať schôdzka, a vyvolajte príkaz „Nová séria schôdzok“. Dialógové okno popísané v kroku 3 vyššie sa okamžite zobrazí; Hneď ako vyplníte, musíte definovať predmet a trvanie vstupu.
Vezmite prosím na vedomie: Ak chcete neskôr upraviť schôdzku zo série, Outlook sa vás opýta, či sa zmena týka všetkých alebo iba jednej schôdzky. To platí aj pre vymazanie schôdzky zo série.
