Správa zoznamov adries vo vašom počítači je praktická. Niekedy je však tiež výhodné mať po ruke vytlačený adresár. Rôzne prístupy sa nemusia navzájom vylučovať.
Stačí použiť Word na vloženie vašich adries na papier - bez ohľadu na to, či ste ich uložili v programe Outlook, Excel alebo inom zdroji údajov.
Stačí použiť funkciu hromadnej korešpondencie a zostaviť „adresár“ alebo „katalóg“. Pretože príkazy hromadnej korešpondencie pre každú verziu programu Word sú veľmi odlišné, uvádzame iba základné postupy:
- Vytvorte nový dokument programu Word a spustite funkciu hromadnej korešpondencie:
Vo Worde 2010, 2007 ZAČATÍM TLAČE SÉRIE MAILINGS-START-TLAČ SÉRIE START,
vo Worde 2003, 2002 / XP prostredníctvom EXTRAS-LISTOV A MAILINGOV-SÉRIOVÉ VYTVORENIE DOPISU alebo ASISTENT SÉRIOVEJ TLAČE
alebo vo Worde 2000 s TLAČOM SÉRIE EXTRAS. - Teraz je dôležité, aby ste aktuálny dokument deklarovali ako „adresár“ alebo „katalóg“:
V programe Word 2010, 2007 vyberte možnosť ADRESÁR v ponuke tlačidla SPUSTIŤ KONTINUÁLNU TLAČ,
vo Worde 2003, 2002 / XP aktivujte možnosť ADRESÁR v oblasti úloh SÉRIA TLAČ
a v programe Word 2000 vyberte VYTVORIŤ KATALÓG v správcovi hromadnej korešpondencie. - Potom postupujte rovnako ako pri normálnom dokumente hromadnej korešpondencie pripojením zdroja údajov (súbor programu Excel, adresár programu Outlook atď.) A následným vložením polí hromadnej korešpondencie, ktoré budú tvoriť položky pre váš vytlačený adresár.
Zvláštnosťou adresára / katalógu je, že Word nezačne novú stránku pre každý záznam v zdroji údajov. Namiesto toho sú všetky dátové záznamy odosielané priamo pod sebou - presne to, čo je pre váš vytlačený adresár. Majte to však na pamäti pri usporiadaní polí hromadnej korešpondencie v dokumente programu Word.
Tiež by ste mali pridať prázdny odsek pod pole poslednej hromadnej korešpondencie, aby medzi každým záznamom bola medzera.
Je tiež užitočné triediť záznamy podľa priezviska:
V programe Word 2010, 2007 vyberte ZOZNAM POUŽÍVATEĽOV-KONTINUÁLNY TLAČ-ÚPRAVA a v zobrazenom dialógovom okne kliknite na položku ZORADIŤ. Potom môžete vybrať pole názvu ako prvé kritérium triedenia.
Vo Worde 2003, 2002 / XP prejdite na „Krok 5 zo 6“ na table úloh hromadnej korešpondencie, kde kliknite na položku UPRAVIŤ ZOZNAM PRIJÍMAČOV. Potom kliknite na záhlavie stĺpca poľa s názvom, podľa ktorého chcete zoradiť.
V programe Word 2000 otvorte SÉRIE TLAČOVÉHO SPRÁVCU na triedenie kliknutím na tlačidlo MOŽNOSTI ŽIADOSTI. V nasledujúcom dialógovom okne prepnite na kartu ZORADIŤ ZÁZNAMY a zadajte príslušné pole názvu ako kľúč zoradenia. (pbk)
