Implementácia videokonferencie, nástroje a právny základ

Zostaňte v spojení so svetom z domova

Najnovšie s pandémiou koróny a s ňou spojenou domácou kanceláriou sa videokonferencie stali neoddeliteľnou súčasťou každodennej práce mnohých zamestnancov. Preto sa bližšie pozrieme na to, aké technické požiadavky sú požadované, ktoré nástroje sú vhodné a aké zákonné podmienky platia pre videokonferenciu.

Čo je to videokonferencia?

Videokonferencia je stretnutie dvoch alebo viacerých ľudí, ktoré prebieha prakticky cez internet. Účastníci videokonferencie komunikujú prostredníctvom webovej kamery a mikrofónu.

Na zorganizovanie videokonferencie je potrebný video server, ku ktorému majú prístup všetci účastníci. Počas videokonferencie sa všetci zúčastnení zvyčajne vidia.

Pozvanie účastníkov na videokonferenciu a samotné moderovanie konferencie často preberá moderátor. Táto osoba môže napríklad umožniť iným účastníkom uvoľniť monitor alebo mikrofón na rozprávanie.

V závislosti od softvéru pre videokonferencie sa ľudia môžu akcie zúčastniť pomocou počítača alebo smartfónu.

Na trhu sú k dispozícii bezplatné aj platené nástroje pre videokonferencie.

12 poskytovateľov online stretnutí

1. Mikogo

Mikogo je nemecký poskytovateľ online konferencií a virtuálnych prezentácií. Zvláštnosťou Mikoga je, že vo videokonferencii je zdieľaná iba obrazovka, ale účastníci medzi sebou nekomunikujú priamo prostredníctvom videa, ale iba prostredníctvom zvuku.

Hostiteľ stretnutia Mikogo si musí založiť účet. Ostatní používatelia potom môžu byť pozvaní e -mailom na zdieľanie alebo ovládanie obrazovky. Účasť je možná prostredníctvom zobrazovača HTML prostredníctvom prehliadača so smartfónom alebo počítačom.

Pripojenia cez Mikogo sú šifrované 256 bitmi.

Viac informácií: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting je navrhnutý pre videokonferencie s vysokým rozlíšením. V závislosti od zvoleného balíka sa môže videostretnutia zúčastniť až 250 ľudí a prostredníctvom videa je možné pripojiť maximálne 25 ľudí.

Nastavenie schôdze je jednoduché a je možné ju implementovať spontánne. Moderátori môžu pre používateľov aktivovať jednotlivé funkcie, ako napríklad mikrofón alebo zdieľanie obrazovky.

Okrem účasti prostredníctvom prehliadača alebo aplikácie je možné telefonovať aj telefonicky.

Viac informácií: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer je nástroj, ktorý bol pôvodne vyvinutý pre diaľkové ovládanie počítačov. TeamViewer teraz ponúka vlastný nástroj pre videokonferencie s „schôdzami“. Vďaka šifrovaniu typu end-to-end ponúka softvér vysoké štandardy zabezpečenia a umožňuje spontánne schôdze aj hlasové hovory. Komunikácia je možná priamo prostredníctvom zvuku alebo chatu. Videokonferencie s TeamViewer sa môže zúčastniť až 300 ľudí.

Viac informácií: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Vďaka službe Google Hangouts ponúka Google spoločnostiam platený nástroj ako súčasť G-Suite. To umožňuje priame uskutočnenie videokonferencií. Alternatívne je tu aj možnosť organizovania videokonferencií so službou Google Meet. Používatelia majú potom dokonca možnosť konverzácie titulkovať alebo ich nechať preložiť naživo. Funkcia prekladu však ešte nie je úplne vyvinutá.

Na používanie služby Google Meet používatelia potrebujú účet Google. Účasť je možná aj bez aplikácie prostredníctvom prehliadača alebo Gmailu. Jednou z výhod videokonferenčného nástroja Google je, že všetky ostatné produkty Google, ako sú tabuľky Google alebo dokumenty a kalendáre, je možné jednoducho kombinovať s nástrojom pre video.

Viac informácií: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex od Cisco je vyrobený pre profesionálne použitie. Na veľkých konferenciách alebo veľtrhoch sa teoreticky môže zúčastniť až 40 000 ľudí. Účasť je možná aj bez zodpovedajúceho účtu prostredníctvom pozvánky na prepojenie. Ako registrovaný používateľ však existujú ďalšie funkcie.

Viac informácií: www.webex.com

6. Priblíženie

Zoom je jedným z najobľúbenejších nástrojov pre videokonferencie v súkromnej aj podnikateľskej oblasti. Schôdze je možné synchronizovať a okamžite vytvárať s vlastným kalendárom. So súhlasom všetkých účastníkov je možné videokonferencie veľmi jednoducho nahrávať. Ďalšou výhodou je, že obrazovky môžu zdieľať viacerí účastníci. Môžete si napríklad vytvoriť aj vlastné zasadacie miestnosti.

Účasť na konferenciách je možná pomocou aplikácie pre počítače a smartfóny, ako aj prostredníctvom prehliadača.

Viac informácií: www.zoom.us

7. Tímy spoločnosti Microsoft

Microsoft Teams je súčasťou sady Microsoft Office365. Tento nástroj sa špecializuje predovšetkým na tímovú prácu. Nejde teda len o nástroj videokonferencie, ale ponúka súčasne aj prvky projektového riadenia.

Na jednom stretnutí sa môže zúčastniť až 10 000 ľudí.

Viac informácií: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Stretnutia Adobe Connect

Nástroj na videokonferencie od spoločnosti Adobe bol navrhnutý predovšetkým pre profesionálnych používateľov. Konferenčné miestnosti môžu byť napríklad navrhnuté vo firemnom prevedení. Tento nástroj ponúka aj mnoho špeciálnych funkcií, ako je anonymná účasť na konferenciách.

Viac informácií: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsoft Skype bol pôvodne spustený ako služba chatovania a videohovorov. Tento nástroj existuje od roku 2003. Teraz však mnoho ľudí používa Skype aj na videokonferencie. To znamená, že súbory je možné tu tiež ľahko zdieľať. Komunikácia je možná aj prostredníctvom integrovaného messengera.

Viac informácií: www.skype.com

10. Jitsi Zoznámte sa

Jitsi ponúka celú zbierku bezplatného softvéru na komunikáciu. Patrí sem aj nástroj pre videokonferencie Jitsi Meet. Videokonferencie je možné začať spontánne bez aplikácie alebo registrácie. Pripojenie k schôdzi je možné prostredníctvom individuálne vygenerovanej aplikácie.

Stretnutia prostredníctvom Jitsi je možné plánovať a organizovať pomocou bežných kalendárov. Nástroj je možné pripojiť aj k softvéru na správu projektov, ako je napríklad Slack.

Jediná nevýhoda: Podľa výrobcu môže v dobrej kvalite komunikovať iba do 35 účastníkov.

Viac informácií: meet.jit.si

11. Čím

Vďaka tomu je možné začať videokonferencie priamo v prehliadači bez účtu alebo aplikácie. Účasť je ľahko možná prostredníctvom smartfónu alebo počítača.

Viac informácií: whereby.com

12. SocialHub Meet

Nástroj SocialHub Meet, vyvinutý v Nemecku, zaujme predovšetkým implementáciou, ktorá je v súlade s GDPR. Je preto vhodný pre spoločnosti, ktoré kladú veľký dôraz na ochranu údajov. Všetky služby sú napríklad hostené na serveroch v Nemecku a jednotlivé miestnosti je možné chrániť heslami.

Viac informácií: socialhub.io

Dôležité kritériá výberu pre nástroj na videokonferencie

Najprv by ste mali zvážiť, aké sú vaše požiadavky na softvér pre virtuálne stretnutia. Chcete pomocou tohto nástroja udržiavať komunikáciu s neprítomnými zamestnancami? Alebo chcete vytvoriť komunikačnú platformu pre podrobné diskusie so zákazníkmi? Aby ste sa mohli správne rozhodnúť pre svoje potreby, mali by ste presne vedieť, aké sú vaše potreby. Dôležité body, ktoré je potrebné zvážiť kedy Rozsah funkcií mali by ste venovať pozornosť týmto:

• Kvalita videa s vysokým rozlíšením alebo s nízkym rozlíšením,
• Maximálny počet potenciálnych účastníkov,
• Funkcia na rozdelenie obrazovky,
• Možnosť spolupráce na dokumentoch,
• Šifrovanie údajov a
• Cena a záväzná zmluva.

Aké sú výhody platených nástrojov pre videokonferencie?

Mnoho spoločností ponúka svoje nástroje pre videokonferencie zadarmo a dokonca aj bez registrácie. Tieto nástroje sú však potom často funkčne obmedzené. Okrem toho sa môže stať, že za bezplatné verzie sa „zaplatí“ údajmi, ktoré programy zhromažďujú.

V prípade platenej verzie je „hlad po dátach“ nástrojov spravidla obmedzenejší.

Ak spoločnosti potrebujú nástroje pre videokonferencie pravidelne, je najlepšie prejsť na platené verzie. Profitujete z vyššej bezpečnosti dát a všetkých funkcií, ktoré potrebujete.

Aké vybavenie potrebujem na videokonferenciu?

Aby videokonferencia mohla úspešne fungovať, musia byť splnené nasledujúce technické požiadavky:

• dostatočne rýchle internetové pripojenie
• fotoaparát s dostatočne veľkým rozlíšením
• funkčný mikrofón

Na uskutočnenie videokonferencie alebo účasť na nej je potrebná minimálna šírka pásma 3 megabity. To zaisťuje, že obraz je možné vidieť bez trhania. V každom prípade je vhodné počas videokonferencie vypnúť všetky programy, ktoré vyžadujú veľkú šírku pásma. Ak je šírka pásma nízka, počas videokonferencie by ste nemali používať ani streamovanie videa alebo hudby.

Netiketa na videostretnutiach

Aby videokonferencie prebiehali hladko, účastníci by mali dodržiavať určité pravidlá. Pre moderátorov je najlepšie, aby si pravidlá stretnutí vopred oznámili. Možné pravidlá sú:

• Bez predchádzajúceho upozornenia sa nehovorí. Inak sa môže stať, že všetci prehovoria naraz.
• Keď jeden človek daruje, ostatní vypnú mikrofón. Prednášajúceho tak nerušia zvuky ako šušťanie.
• Ak sa zúčastní každý s kamerou, každý by mal tiež zapnúť fotoaparáty. Čokoľvek iné by bolo neslušné.
• Každý by sa mal na video stretnutie obliecť rovnako ako na stretnutie na mieste. Nikto by predsa neprišiel do kancelárie v bežeckom obleku.

Výhody a nevýhody videokonferencií

Existuje mnoho spoločností, ktoré ponúkajú videokonferencie výhody:

• Komunikácia na viacerých miestach bez dlhej cesty
• Úspora cestovných nákladov
• kratšie doby odozvy
• optimalizovaná komunikácia a rýchlejšie rozhodovanie
• lepšie krízové a projektové riadenie

Existujú však aj také nevýhoda ako:

• vyššie technické úsilie
• Komunikácia je možná len s pomôckami
• znížený rozsah pozornosti na obrazovke
• nezáväzný charakter ako na živom stretnutí na mieste

Právne podmienky pre videokonferencie

Pokiaľ ide o právo na ochranu údajov, na videokonferencie sa vzťahuje všeobecné nariadenie o ochrane údajov. Zamestnávatelia teda môžu zhromažďovať a používať údaje o zamestnancoch, ak slúžia „účelu pracovného pomeru“ (§ 26 ods. 1 BDSG) alebo ak na ňom má zamestnávateľ „oprávnený záujem“ (čl. 6 ods. 1 písm. F GDPR).

Záujmy zamestnávateľa sú v rozpore so záujmami zamestnancov, ktoré si zaslúžia ochranu. Tie by boli ohrozené napríklad vtedy, ak by sa nástroj pre videokonferencie používal nielen na schôdze, ale aj na monitorovanie práce v domácej kancelárii.

Vyhnite sa únave z videokonferencie

Videokonferencie možno teoreticky začať kedykoľvek a kdekoľvek, ale v praxi môže hromadenie videokonferencií viesť k únave.

Jedným z dôvodov je vysoká hustota podnetov, napríklad pri stretnutiach s veľkým počtom účastníkov. Vo videokonferencii so zapnutou kamerou zároveň nikdy neviete, kto sa na vás pozerá. Tento pocit neustáleho sledovania môže príznaky únavy ešte zhoršiť. V konečnom dôsledku je to tiež neustály pohľad na obrazovku, ktorý zvyšuje únavu bez prílišného rušenia.

Toto je možné napraviť prestávkami na dlhších videokonferenciách. Môže tiež mať zmysel, že účastníci sa nemusia po celý čas zúčastňovať na konferencii so svojim videom.

Nahrávať videokonferencie - čo je povolené?

Aj keď sa zdá, že nahrávanie videokonferencií je pre mnohých bežnou praxou a mnohé nástroje ponúkajú túto možnosť, existujú vážne právne obavy.

Podľa STGB môže byť trestným činom, ak sú neverejné rozhovory alebo videokonferencie nahrávané bez povolenia. Súčasné zákony o ochrane údajov tiež zakazujú nahrávanie videostretnutí bez súhlasu účastníkov.

Videokonferencie zákon v zásade považuje za náhradu živého stretnutia. Zúčastniť by sa mohol aj ktokoľvek bez záznamu videa.

Neplatí ani argument implementovať dokumentáciu videokonferencie so záznamom, pretože protokolovanie prostredníctvom textu je možné aj vo videokonferencii.

Na to, aby sa videokonferencia mohla nahrávať, je potrebné splniť tieto podmienky:

• Dobrovoľný súhlas všetkých zúčastnených strán, ktorý sa získava pred začiatkom nahrávania.
• Písomná forma súhlasu alebo dokumentácia súhlasu.
• Vysvetlenie účastníkov o význame a účele záznamu.
• Odkaz na právo na odvolanie súhlasu.

V zásade by moderátori ani účastníci nemali nahrávať videokonferencie bez súhlasu ostatných videokonferencií. To tiež neplatí, ak sa má záznam vyhotoviť na jednoduché účely dokumentácie.

Aký nástroj je vhodný pre moje videokonferencie?

Dnes je súčasťou každodenného života, že sa vo firmách konajú videokonferencie. Trh s príslušnými nástrojmi je veľký, takže môžete rýchlo stratiť prehľad o veciach. Nasledujúce otázky vám môžu pomôcť pri výbere správneho softvéru:

• Koľko ľudí sa v priemere zúčastňuje na mojich videokonferenciách?
• Potrebujem „iba“ nástroj na videohovory alebo by mal nástroj obsahovať ďalšie funkcie, ako napríklad posol, funkcie riadenia projektu atď.?
• Malo by byť možné integrovať schôdzky na videokonferencie priamo do kalendára?
• Chcete, aby boli servery nástroja v Nemecku?
• Existuje nejaký spôsob, ako zaznamenať stretnutie?
• Môžem vytvoriť viac zasadacích miestností?
• Je možné zúčastňovať sa stretnutí prostredníctvom prehliadača?
• Koľko peňazí mám mesačne na nástroj pre videokonferencie?
• Používam už nástroje ako G-Suite, Adobe alebo Microsoft?

V praxi sa oplatí vyskúšať si rôzne nástroje, napríklad pred tým, ako si stiahnete platené predplatné. Väčšina poskytovateľov pracuje s bezplatnou skúšobnou dobou 14 dní a viac. Počas tejto doby môžete nástroje rozsiahle testovať na rôznych videokonferenciách a nechať sa presvedčiť o príslušných výhodách.

Rovnako ako pri inom softvéri, vy a vaše tímy s ním nakoniec budete pracovať. Spoločnosti by preto mali do rozhodovacieho procesu zapájať svojich zamestnancov, aby spoločne našli konsenzus v súvislosti s nástrojom, ktorý sa v konečnom dôsledku použije.