Ukladajte a zdieľajte súbory programu Excel: rýchlo a jednoducho

Dôležité informácie, ktoré môžu pomôcť

Ak na projekte alebo úlohe pracuje niekoľko kolegov, často je potrebné spolupracovať na excelovom zošite alebo tabuľke z programu Excel. Pred jeho vydaním sa však uistite, že ste vybrali správny formát a súbor programu Excel správne uložíte. Používatelia by mali tiež venovať pozornosť veľkosti súboru a podľa možnosti ho rozdeliť. Niekedy však zverejnenie údajov postačuje na prístup k nemu.

Uložiť súbor programu Excel: Funguje to takto

Pomocou kombinácie klávesov pre Excel „Ctrl + S“ alebo pomocou „Súbor> Uložiť“ alebo „Uložiť ako“ je možné aktuálny súbor programu Excel uložiť pod individuálnym názvom súboru. Excel ponúka okrem svojich štandardných typov súborov .xls a .xlsx aj ukladanie vo formáte OpenDocument alebo PDF.

Vaše zošity programu Excel je možné uložiť na požadované miesto v úložisku zadaním štandardného umiestnenia úložiska vopred. Miesto uloženia je možné tiež zmeniť iba niekoľkými krokmi. Niekedy je užitočné, ak sa priečinok alebo cesta k úložisku dokumentu zobrazí v bunke v zošite. To je to, čo táto tabuľková funkcia umožňuje.

Uložte súbor programu Excel so záložnou kópiou

Pred vykonaním zmien v dokumente je vhodné vytvoriť záložné kópie dôležitých súborov programu Excel. Záložnú kópiu je možné vytvoriť pomocou niektorých funkcií programu Excel alebo pomocou makra. Zošit programu Excel môžete tiež nakonfigurovať tak, aby sa pri každej zmene uložila záložná kópia predchádzajúcej verzie zošita.
Dáta a cenný pracovný čas sa môžu stratiť v dôsledku výpadku napájania alebo neúmyselného zatvorenia neuloženého súboru programu Excel. Preto je vhodné aktivovať funkciu Excelu „AutoRecover“, aby sa spustilo automatické ukladanie údajov.

Inštruktážne video: Microsoft Excel: Uložte súbor a zdieľajte ho s ostatnými používateľmi

Zdieľajte súbor programu Excel: možnosti

Ak by ste chceli zdieľať údaje zošita programu Excel alebo dokumentu s inými používateľmi, okrem integrovaných funkcií vydania máte k dispozícii aj ďalšie možnosti:

• Diagram z uložených údajov je možné zverejniť napríklad na intranete spoločnosti alebo na webovej stránke. Na to musíte použiť niektoré funkcie na export údajov zo zoznamu programu Excel ako grafiku. Excel tiež ponúka možnosť skopírovania požadovanej podoblasti z tabuľky programu Excel ako grafiky, aby ste ju mohli vložiť a zobraziť v prezentácii alebo v inej aplikácii.
• Zoznamy programu Excel alebo jednotlivé tabuľky je možné jednoducho a rýchlo odoslať kolegom z práce e -mailom. Integrácia vhodného tlačidla na paneli s nástrojmi programu Excel uľahčuje odosielanie aj používanie tohto užitočného makra.
• Zošit programu Excel je možné zdieľať aj prostredníctvom siete, a tak ho môže upravovať niekoľko používateľov. Predtým je možné zošit skopírovať pomocou makra a uložiť pod iným názvom súboru.
• Nakoniec môžete súbor programu Excel zdieľať uložením zošita do online cloudu, akým je napríklad OneDrive. To umožňuje ďalším užívateľom upravovať súbor.

Zdieľanie súboru programu Excel je bezpečnejšie

Okrem údajov programu Excel chránia poskytnuté informácie aj niektoré funkcie:

• Digitálne podpisy je možné pohodlne integrovať do súboru alebo priečinka programu Excel, aby sa zaistila integrita a autenticita údajov. Digitálny podpis ostatným naznačuje, že obsah zošita alebo dokumentu bol overený a podpísaný.
• Predtým, ako bude tabuľka alebo pracovný zošit programu Excel v akejkoľvek forme poskytnutá spoluhráčom alebo komukoľvek inému, je potrebné ho očistiť od osobných údajov a informácií.
• Ochrana vzorcov v hárku alebo priečinku programu Excel zabraňuje nechceným zmenám, keď na dokumente pracuje niekoľko ľudí.
• Pred odovzdaním zošita môže byť užitočné skopírovať jednotlivé pracovné hárky do nového zošita programu Excel a nahradiť vzorce hodnotami.

Správny formát na zdieľanie súboru Excel

Firmy a firmy často používajú novšie aj staršie verzie Excelu. Niekedy môže byť potrebné zmeniť typ súboru programu Excel:

• Pomocou ponuky programu Excel je možné súbor uložiť relatívne jednoducho ako PDF.
• Súbor alebo tabuľku programu Excel je možné uložiť vo formáte CSV len v niekoľkých krokoch.
• Aby bol súbor programu Excel kompatibilný so staršími verziami, je možné ho uložiť vo formáte súboru XLS.
• Celý obsah priečinka je možné previesť do formátu súboru XLSX pomocou nástroja Microsoft.
• Je možné vykonať manuálnu kontrolu kompatibility, aby mohli uložené súbory programu Excel čítať staršie verzie programu.

Zmenšite veľkosť zošita programu Excel

Zdieľať tabuľku programu Excel s niekoľkými tisíckami riadkov nie je také jednoduché. Pred rozdelením veľkého súboru programu Excel je potrebné napr. B. rozdeliť pomocou makra. Tieto tipy však môžete použiť aj na výrazné zníženie veľkosti súboru. V staršej aj novšej verzii Excelu môžete komprimovať obrázok alebo všetku grafiku v priečinku a vybrať si medzi rôznymi rozlíšeniami.

Záver: Uložte súbor programu Excel a zdieľajte ho s ostatnými používateľmi

Keď ostatní ľudia potrebujú údaje v zošite programu Excel, používatelia majú niekoľko možností. Používatelia by mali najskôr uložiť súbor programu Excel. Na to sú k dispozícii rôzne typy súborov. Na zdieľanie súboru programu Excel by mal byť vopred zadaný jedinečný názov súboru. Ďalej je možné pred prípadnými zmenami vytvoriť záložnú kópiu, napríklad pomocou makier. Program Excel tiež umožňuje zmenšiť veľkosť súborov programu Excel alebo rozdeliť zošit, zmeniť formát súboru alebo vložiť digitálny podpis predtým, ako budú používatelia zdieľať súbor programu Excel s inými ľuďmi.

Ďalšie zaujímavé články o programe Excel

• Ak na excelovej tabuľke pracuje niekoľko ľudí, je užitočné rozpoznať zmeny v obsahu alebo vzorcoch.
• Kompletný excelový list zošita je možné rýchlo presunúť alebo skopírovať do iného excelového zošita.
• Prázdne riadky je možné natrvalo odstrániť pomocou funkcie automatického filtrovania.
• Odstránením nadbytočného obsahu sa zmenší veľkosť súboru programu Excel.
• Vzorce Excelu v zošite je možné previesť na čísla naraz.
• Pre súbory programu Excel je možné uložiť ukážku grafiky.
• S pomocou tejto funkcie denníka môžete vždy vidieť čas a osobu, ktorá zmenila obsah bunky.

FAQ

Ako môžem zdieľať tabuľku programu Excel?

Otvorte zošit a potom kliknite na kartu Skontrolovať. Prejdite cez „Zmeny“ na možnosť vydania „Používateľom je dovolené upravovať oblasti“. Pred definovaním zdieľanej tabuľky vyberte v ponuke Používateľské oprávnenia možnosť „Nové“.

Kde nájdem automatické zálohy Excelu?

Aktiváciou funkcie AutoRecover Excel uloží aktuálne otvorený pracovný priestor každých desať minút v štandardnom nastavení. Záložná kópia by mala byť v rovnakom priečinku ako pôvodný súbor.

Ako môžem deaktivovať ochranu proti zápisu v zošite?

Otvorte zošit. V ponuke súborov kliknite na „Informácie“ a potom vo všeobecnej oblasti deaktivujte pole „Zamknuté“.