Rôzne podrobné pokyny a tipy
Mnoho činností v profesionálnom alebo súkromnom sektore je nadbytočných. To platí pre ručnú prácu v remeselnom sektore, ako aj pre úlohy, ktoré sa vykonávajú na počítači PC. Jednou z aktivít, ktoré sa neustále opakujú, je návrh pošty s balíkom Microsoft Office. Citáty, motivačné listy k faktúre alebo súkromné dokumenty často obsahujú rovnaké alebo podobné znenie a sú zhodné z hľadiska textu, štruktúry a formátovania.
Z dôvodov efektivity má zmysel automatizovať písanie týchto správ vytváraním šablón v programe Outlook. Používatelia balíka Microsoft Office sú obzvlášť oboznámení s prácou so šablónami z programu Microsoft Word alebo prezentačného programu PowerPoint. V programe na spracovanie textu alebo v prezentačnom softvéri sa musia štandardne používať šablóny. Špecifické šablóny alebo šablóny uľahčujú koncepciu prezentácií alebo tvorbu obchodných listov. Podobným spôsobom môžete postupovať aj v programe Microsoft Outlook, aby ste predišli nadbytočnosti pri vytváraní e -mailov.
Podrobné pokyny: Vytvorte šablóny v programe Outlook
Ak chcete vytvoriť šablónu v programe Outlook, postupujte takto:
-
Otvorte „Nový e-mail“ na karte „Štart“ v programe Outlook a navrhnite ho jednotlivo pomocou textu a ďalších štylistických zariadení, aby ho bolo možné použiť ako šablónu. Máte tiež možnosť otvoriť novú poštu pomocou kombinácie klávesov CTRL + N.
-
Po vytvorení e-mailu ho uložte kliknutím na kartu „Súbor“ v položke ponuky „Uložiť ako“ namiesto odoslania správy obvyklým spôsobom prostredníctvom poľa „Odoslať“.
-
Otvorí sa okno, do ktorého môžete uložiť svoju správu. Na uloženie pošty ako šablóny je dôležité zvoliť správny typ súboru. Nájdete to po kliknutí na dialógové okno v časti „Typ súboru“. Ako typ súboru vyberte položku „Šablóna programu Outlook“. Šablóna programu Outlook je vždy skrátená s príponou súboru * .oft. Ak ste ako editor pošty nastavili Microsoft Word, formát OFT (šablóna programu Outlook) nie je k dispozícii na výber. Poštu môžete uložiť aj vo formáte správy programu Outlook alebo vo formáte HTML. V takom prípade ho nemožno použiť ako šablónu v programe Outlook.
-
Kliknutím na tlačidlo „Uložiť“ uložíte novú šablónu do priečinka s osobnými šablónami. Ako názov šablón by ste mali zvoliť vhodný a zrozumiteľný popis. V predvolenom nastavení sa priečinok s osobnými šablónami nachádza v systéme Windows v nasledujúcom umiestnení: "C: \ users \ užívateľské meno \ appdata \ roaming \ microsoft \ šablóny."
Dôležité: Ak sa majú vytvorené e -maily používať výlučne na opätovné odoslanie a nie ako šablóna, použite funkciu sledovania v programe Microsoft Outlook.
Šablóna, ktorú ste vytvorili v programe Outlook, je okamžite k dispozícii na použitie.
Vytvorte nový e -mail zo šablóny - tak to funguje
Ak chcete vytvoriť nový e-mail z predtým vytvorenej šablóny, môžete použiť nasledujúcu schému:
-
Namiesto otvárania nového e-mailu pomocou tlačidla „Nový e-mail“ prejdite v ponuke na tlačidlo „Nové položky“. V časti Prvky vyberte pole: „Ďalšie prvky> Vybrať formulár“.
-
V nasledujúcom okne kliknite v poli „Vybrať formulár“ v zozname Hľadať na možnosť „Šablóny v systéme súborov“.
-
Potom sa otvorí štandardný priečinok „Šablóny“. V tomto priečinku nájdete šablóny programu Outlook s typom súboru *. často podobne aj iné šablóny balíka Office pre Word, Excel alebo PowerPoint. Ak je vaša šablóna uložená v inom priečinku, kliknite na „Prehľadávať“ a vyberte požadovanú šablónu.
-
V poslednom kroku vyberte požadovanú šablónu a kliknite na „Otvoriť“.
Vaša šablóna sa otvorí v editore e -mailu programu Outlook. Pred odoslaním to môžete prispôsobiť a pridať rýchle moduly. Okrem textových zmien by ste do polí Komu, CC alebo Skrytá kópia mali zadať aj príjemcov. Pred odoslaním je tiež dôležité zadať zmysluplný predmet a skontrolovať správu na pravopisné a znakové chyby. Váš e-mail vytvorený zo šablóny bude možné odoslať ako obvykle.
Šablóny Outlooku sa vo všeobecnosti nemusia používať na e-maily. Ak vaše úlohy zahŕňajú každodenné odosielanie žiadostí o schôdzu s rovnakým alebo podobným obsahom ekvivalentným príjemcom, môžu byť užitočné aj šablóny, ktoré šetria čas.
Dáva zmysel zefektívniť opakujúce sa procesy a objednávky vytváraním šablón v programe Outlook. Namiesto písania rovnakých alebo podobných textov niekoľkokrát denne vám šablóny pomôžu ušetriť čas a zaistiť analógiu s e-mailami. To je obzvlášť užitočné v obchodnom kontexte, napríklad pri ponukách pre zákazníkov a zainteresované strany.
Zhrnutie a záver: Vytváranie a používanie šablón v programe Outlook je efektívne a jednoduché
Aby sa zabránilo nadbytočnosti v každodennom pracovnom toku, je vhodné vytvoriť šablóny. Podobne ako v programe Microsoft Word alebo PowerPoint je to možné aj v programe Microsoft Outlook pomocou niekoľkých kliknutí myšou.
Šablónu môžete uložiť do štandardného priečinka šablón v niekoľkých krokoch. Navrhovanie nových správ zo šablón sa vykonáva aj niekoľkými kliknutiami. Tento postup zaručuje úsporu času, súlad pri odpovedaní na otázky a znižuje chyby pri vytváraní e -mailov. Šablóny Outlooku je možné použiť aj na žiadosti o schôdzu alebo schôdzky. Používatelia, ktorí používajú konkrétne šablóny, sú efektívnejší a funkcie Outlooku používajú profesionálne.
