Tipy a pokyny na používanie funkcie vyhľadávania v Outlooku
Ak intenzívne používate Microsoft Outlook, nespočetné množstvo e-mailov sa spojí v priebehu týždňov, mesiacov alebo rokov a sú uložené v rôznych priečinkoch a podpriečinkoch programu. Pri tejto záplave údajov sa môže stať, že stratíte prehľad o veciach. V takom prípade sa dôležité dokumenty a informácie ponoria do hĺbky pevného disku a nemožno ich znova nájsť.
Program Microsoft Outlook má rozsiahlu vyhľadávaciu funkciu, aby sa tak nestalo a napriek rozsiahlemu dátovému materiálu sú všetky informácie prístupné a prezerané niekoľkými kliknutiami. Používateľom to uľahčuje efektívne a konkrétne vyhľadávanie e -mailov a ich obsahu.
Použite okamžité vyhľadávanie v Outlooku
Základnou funkciou vyhľadávania jednotlivých kľúčových slov alebo e-mailových správ je okamžité vyhľadávanie v programe Outlook. V aktuálnej verzii programu Outlook2022-2023 alebo Outlook 365 sa toto vždy zobrazuje v hornom paneli funkcií.
Výrobca Microsoft vylepšil svoju vyhľadávaciu funkciu v programe Outlook na jar 2022-2023 aktualizáciou funkcií a začlenil mnoho nových možností.
Okrem novej globálnej pozície na hornom paneli s nástrojmi vám Outlook navrhuje:
- Hľadajte výrazy predtým,
- Zobrazuje najlepšie výsledky a
- Ponúka rôzne možnosti filtrovania.
Najdôležitejšie nové funkcie funkcie vyhľadávania v programe Outlook:
|
Navrhované vyhľadávania |
Kým zadávate hľadaný výraz do vyhľadávacieho poľa, Outlook navrhuje vhodné kľúčové slová |
|
Najlepšie výsledky |
Najdôležitejšie výsledky vyhľadávania sú zoradené a zobrazené v hornej časti. Vďaka tejto funkcii je vyhľadávanie efektívnejšie a rýchlejšie |
|
Nedávno používané hľadané výrazy |
Vďaka tejto funkcii môžete zobrazovať a používať svoje predchádzajúce parametre vyhľadávania jediným kliknutím |
Okamžité vyhľadávanie môžete vyvolať pomocou kombinácie klávesov CTRL + E alebo pomocou poľa globálneho vyhľadávania zadať požadované parametre vyhľadávania:
V starších verziách Outlooku bolo potrebné rozšíriť oblasť priečinkov pomocou nastavenia „Kompaktná navigácia“. Funguje to dobre s tlačidlom „Minimalizovať / Rozbaliť“.
Po vyvolaní vyhľadávania pomocou klávesov CTRL + E alebo prostredníctvom vyhľadávacieho poľa máte k dispozícii rôzne možnosti vyhľadávania súborov, priečinkov alebo konkrétnych hľadaných slov.
Vyberte rôzne zdroje na vyhľadávanie - takto to funguje
Vyhľadávanie je prednastavené v aktuálnej schránke, napríklad vo vašom účte Exchange. Prípadne môžete určiť, že Outlook neukladá hľadaný výraz iba do aktuálnej poštovej schránky, ale skôr:
- V aktuálnom priečinku
- V podradenej schránke
- Vo všetkých schránkach resp
- Vo všetkých prvkoch Outlooku, napríklad aj v kalendári
hľadá.
Po aktivácii okamžitého vyhľadávania sa v programe Microsoft Outlook otvorí nová karta. Na karte „Hľadať“ máte k dispozícii ďalšie užívateľsky prívetivé možnosti na obmedzenie vyhľadávania dokumentu alebo konkrétneho výrazu.
Príklad: Ak hľadáte e-mailovú správu, ktorú ste označili ako DÔLEŽITÚ a ktorá mala jednu alebo viac príloh a je v aktuálnej schránke, nemusíte nechať aplikáciu Outlook globálne vyhľadávať vo všetkých správach, položkách kalendára a úlohách. Po zadaní kritérií vyhľadávania program Outlook vyhľadá požadovaný e-mail efektívnejšie a rýchlejšie.
Stačí označiť príslušné parametre. Potom sa zobrazia s tmavým pozadím a zobrazia sa v texte vo vyhľadávacom poli. Na karte môžete vidieť všetky správy, ktoré sú relevantné pre zvolené nastavenia, a rýchlo nájdete to, čo hľadáte.
Na hĺbkové vyhľadávanie použite vyhľadávacie nástroje
Hľadáte konkrétnu správu a napriek profesionálnej vyhľadávacej funkcii Outlooku ju nemôžete ihneď nájsť? V tomto prípade môže byť užitočné zahrnúť vyhľadávacie nástroje na kartu „Hľadať“.
Nájdete tam rôzne ďalšie možnosti hľadania kľúčových slov alebo správ a zúženia vyhľadávania.
Pomocou rozšíreného vyhľadávania môžete napríklad určiť polia, v ktorých sa má vyhľadávať hľadaný výraz. Môžete tiež zadať, kto bol príjemcom alebo odosielateľom správy. Získate tiež prístup k možnostiam Outlooku a v tejto oblasti ponuky môžete vykonať zásadné zmeny vo vyhľadávaní.
Tip: Pomocou karty „Štart“ a oblasti ponuky „Hľadať“ môžete v adresári pohodlne vyhľadávať kontakty bez toho, aby ste museli opustiť oblasť konceptov pre e-maily. Ak to chcete urobiť, zadajte príslušný hľadaný výraz do vyhľadávacieho poľa „Hľadať ľudí“.
Zhrnutie: Funkcia vyhľadávania v programe Outlook je efektívna a zameraná na cieľ
Funkcia vyhľadávania v programe Microsoft Outlook vám ponúka širokú škálu možností vyhľadávania priečinkov, e-mailov alebo jednotlivých hľadaných výrazov vo vašej schránke. Vyhľadávanie najľahšie otvoríte pomocou kombinácie klávesov CTRL + E. V závislosti od vašich potrieb vám funkcia vyhľadávania ponúka možnosť podrobného vyhľadávania kľúčových slov a e -mailov a určenia adresátov alebo konkrétnych časových období.