Šablóny programu Excel: Vytvorte pokladničnú knihu v 4 krokoch

Vytvorte si vlastnú šablónu peňažného denníka v niekoľkých krokoch

Pokladničná kniha v rámci účtovníctva dokumentuje všetky príjmy a výdavky, ktoré prebiehajú formou hotovostných platieb. Spoločnosti ale aj súkromníci týmto spôsobom najskôr získajú presný prehľad o vlastnej hotovosti na ruku. Bezplatné šablóny Excel pre pokladničnú knihu uľahčujú správu a výpočet pokladničných výkazov.

Pokladničná kniha: dôležité skutočnosti na prvý pohľad

Tento druh účtovníctva je pre niektoré hospodárske subjekty povinný, pretože potom musia svoje informácie predložiť daňovému úradu. Dotýka sa to podnikateľov, ktorí už majú povinnosť zostaviť súvahu. Výnimkou sú však živnostníci a malé podniky, ktoré namiesto toho pripravia EÜR (výpočet prebytku príjmu), ako aj všetci podnikatelia a ženy, ktorí nie sú zapísaní v obchodnom registri.

Každá pokladničná kniha obsahuje rovnaké povinné polia. Tie obsahujú:

• dátum rezervácie
• jedinečné číslo dokladu (napr. číslo faktúry)
• vysvetľujúci text rezervácie (čo bolo zaplatené?)
• čistá suma zaúčtovania ako príjem alebo výdavok v príslušnej mene
• sadzba dane z obratu v percentách
• daň z obratu ako čiastku
• ako aj zostatok, teda konečná čiastka registračnej pokladnice

Vedenie účtovníctva v písomnej forme: Šablóny programu Excel pre pokladničnú knihu

Svedomitá registrácia peňažného zostatku môže byť niekedy veľmi časovo náročná, a preto je príťažlivé digitalizovať účtovníctvo v hotovosti. Nezamestnaní súkromní jednotlivci to môžu urobiť bez váhania. Spoločnosti však musia vziať na vedomie, že účtovníctvo v hotovosti je možné vykonávať iba písomne alebo pomocou softvéru schváleného na tento účel, ako napr. orgaMax alebo Datev je možné.

Šablóny programu Excel ponúkajú jeden zo spôsobov, ako udržať prehľad o svojom hotovostnom zostatku. Pokladňa môže pomocou integrovaných funkcií Excelu automaticky vypočítať zdokumentované hodnoty a tiež ich graficky zobraziť. Výsledky je potom možné previesť do zapísanej pokladničnej knihy. Ak dôjde k chybe, je dôležité, aby nebola jednoducho prečiarknutá. Namiesto toho by mala byť oprava zaznamenaná v nasledujúcom riadku.

V 4 krokoch: vytvorte si vlastnú šablónu programu Excel pre pokladničnú knihu

Ak spoločnosť Microsoft neposkytne vhodnú šablónu programu Excel pre vašu pokladničnú knihu, môžu si používatelia šablónu buď prispôsobiť, alebo ju jednoducho vytvoriť sami. V zásade to nevyžaduje viac ako povinné polia uvedené vyššie. Okrem toho je možné zaviesť aj individuálne zvláštnosti a preferencie.

V prípade potreby najskôr do prázdnych buniek zadajte názov spoločnosti, mesiac a príslušný rok. Sledujte tiež počiatočný zostatok.

Potom do ďalších prázdnych buniek zadajte nasledujúce nadpisy stĺpcov: Dátum, číslo dokladu, text zaúčtovania, príjem alebo výdavok, DPH v percentách, ako aj sumu a zostatok.

Nakoniec pridajte vzorce, ktoré automaticky vypočítajú vašu hotovosť po ruke s každým novým záznamom. Na výpočet použite nasledujúce vzorce

• Zostatok: = SUMA (príjem + výdavky)
• priebežne počítať s novými zostatkami: = SUM (starý zostatok + príjem + výdavky)

Prostredníctvom „Štart> Podmienené formátovanie“ máte možnosť farebne zvýrazniť kladné a záporné hodnoty, ako aj nízke a vysoké sumy. Na tento účel použite pravidlá na zvýraznenie číselných hodnôt alebo súborov symbolov.

Druhý vzorec automaticky aktualizuje aktuálny zostatok, keď zadávate nové príjmy a výdavky. Na konci mzdového obdobia potom môžete odčítať výsledný zostatok a výsledky použiť na iné účely.

Tip: V záujme zrozumiteľnosti je vhodné zadať výdavky, ktoré od začiatku nastali, ako záporné hodnoty.

Vytvorte si graf mesačného zostatku hotovosti

Ďalšou výhodou použitia šablón programu Excel pre peňažný denník je, že môžete vždy používať praktické nástroje programu Excel, ako napríklad grafiku. Program Excel ponúka výber diagramov, pomocou ktorých môžete svoje financie zobraziť graficky.

Označte číselné hodnoty svojej pokladničnej knihy.

Prejdite buď cez kartu „Vložiť> Grafy“ a vyberte stĺpček, riadok, koláčový alebo bodový graf, aby ste si predstavili svoje príjmy a výdavky. Alebo môžete použiť rýchly výber v Exceli a kliknúť na „Vložiť> Grafy“ na „Odporúčané grafy“. Excel vám potom graficky zobrazí vaše príjmy a výdavky a tiež konečný zostatok.

Hotovostné účtovné tipy

Dobrá pokladničná kniha by mala fungovať nielen automaticky, ale aj flexibilne. Preto môžete tiež rozšíriť tabuľku, ktorá obsahuje váš peňažný denník. Napríklad chronologické číslovanie rezervácií a podrobnosti o transakčnom partnerovi (kto zaplatil alebo komu bolo zaplatené?) Vytvoria dodatočnú transparentnosť vo financiách.

Ak svoj peňažný tok zaznamenávate pravidelne v priebehu mesiacov a rokov, môžete mať prospech aj z indikácie mesačného počiatočného zostatku. Všetko, čo musíte urobiť, je zadať zostatok v hotovosti na začiatku zúčtovacieho obdobia. Na konci tohto kroku stačí pridať konečný zostatok, aby ste určili počiatočný zostatok na ďalšie obdobie alebo nasledujúci mesiac. Vďaka tomu budete mať vždy prehľad o svojich financiách.

Na správu svojich financií použite bezplatné šablóny peňažných denníkov

Excel neponúka čistú alternatívu k písomnej pokladničnej knihe, ale softvér je možné použiť na zjednodušenie skutočného účtovníctva. Vytvorenie takejto tabuľky je jednoduché a dá sa vykonať úplne podľa osobných predstáv. Vzorce a funkcie obsiahnuté v Exceli zároveň umožňujú používateľom automaticky vypočítať ich peňažný tok. Táto užitočná skutočnosť môže zabrániť chybám. Používatelia môžu navyše použiť aj grafické nástroje, aby mohli svoje financie prezentovať vizuálne. S týmto komponentom je možné zadané hodnoty zobrazovať nielen jasnejšie, ale aj v príslušných vzťahoch.

Časté otázky

Ako môžem viesť peňažný denník v programe Excel?

Pokladničné knihy musia byť zoradené chronologicky a všetky účtovné zápisy jednotlivo. Pomocou príslušných riadkov v tabuľke uveďte sumy v správnom poradí.

Aký je rozdiel medzi rozpočtovou a pokladničnou knihou?

V prípade rozpočtovej knihy sa zaznamenávajú iba príjmy a výdavky, zatiaľ čo v prípade pokladničnej knihy sa zapisujú dodatočné daňové a účtovné informácie.

Ako vyzerá vedenie účtovníctva s viacerými registračnými pokladnicami?

Ak existuje niekoľko registračných pokladníc, jedna z nich slúži ako hlavná registračná pokladnica, zatiaľ čo všetky ostatné sa považujú za sekundárne. Hlavná pokladňa by mala byť vedená ako presná pokladničná kniha. Na konci pracovného dňa sú transakcie sekundárnych registračných pokladníc riadne zapísané do pokladničnej knihy hlavnej pokladnice.