Vytvorte si vlastnú šablónu v niekoľkých krokoch
Projekty sú dnes súčasťou každodenného života v rôznych oblastiach podnikania, ako sú právne, stavebné, marketingové alebo IT oddelenia. Na to, aby bolo možné riadiť priebeh projektu a potrebné úlohy, je užitočný plán projektu. Program Office ponúka množstvo šablón programu Excel na plánovanie projektu, ktoré je možné formátovať a prispôsobiť jednotlivým projektom.
Čo je to plán projektu?
Plán projektu je užitočný pracovný nástroj, ktorý používa projektový manažment alebo projektový tím. Príslušný plán by mal zlepšiť komunikáciu medzi jednotlivými zainteresovanými stranami a jasne ilustrovať všetky plánované postupy a hodnotenia.
Plán projektu je živým referenčným dokumentom, v ktorom sú zaznamenané napríklad tieto body:
- zoznam všetkých zainteresovaných strán
- Vyhlásenia týkajúce sa rozsahu projektu
- plánovanie súvisiace s projektom alebo plánovaný proces
- Výpočty nákladov
- plánovanie zdrojov
- Plány na správu výdavkov
- Komunikačné plány
Okrem samotnej štruktúry členenia práce obsahuje aj presný priebeh projektu. V konečnom dôsledku uvedené informácie slúžia na zodpovedanie všetkých otvorených otázok o vašom projekte:
- Čo by ste mali dosiahnuť s vašim projektom?
- Prečo by sa mal váš projekt uskutočniť?
- Ako je možné realizovať váš projekt?
- Aké sú náklady na váš plánovaný projekt?
- Kto sa zúčastňuje vášho projektu? Kto preberá rôzne úlohy?
- Kedy sa váš projekt začína a končí? Existujú medzníky, ktoré je potrebné zvážiť?
4 fázy plánovania projektu
Riadenie projektu má k dispozícii rôzne možnosti na rozdelenie projektu do niekoľkých fáz. Často sa používa 4-fázový model, ktorý pozostáva z definície projektu, plánovania projektu, implementácie a riadenia projektu, ako aj z dokončenia projektu.
Prečo je plánovanie projektu dôležité
Plán projektu je sprievodcom počas projektu. Slúži na dokumentáciu, komunikáciu, výpočet a správu. Podrobný plán projektu zlepšuje komunikáciu so zákazníkmi a môže byť vždy upravený podľa želaní zainteresovaných strán pomocou deklarovaných míľnikov alebo časových harmonogramov. Všetky stránky vedia, kde nájsť aktuálne informácie o projekte. Očakávania projektu a jeho priority sú zaznamenané písomne. Keď vezmeme do úvahy časové plánovanie, každý, kto je zapojený do projektu, vie, kedy je potrebné úlohu dokončiť a koľko času má k dispozícii.
Kde nájsť šablóny pre plánovanie projektu
Vhodné šablóny programu Excel na plánovanie projektu vám pomôžu pri štruktúrovanom plánovaní vášho projektu. Na výber máte z dvoch možností: Na jednej strane môžete vytvoriť bezplatný plán projektu pomocou programu Office Excel. Na druhej strane na internete môžete nájsť bezplatné pripravené šablóny Excelu. Môžete si ich ľahko stiahnuť do počítača, aby ste ich mohli ihneď použiť.
Čo ponúkajú šablóny programu Excel na plánovanie projektu?
Tí, ktorí používajú šablóny programu Excel na vlastné plánovanie projektov, majú prospech z integrovaných nástrojov na výpočet a funkcií programu Excel. Vďaka týmto funkciám programu je možné projekt nielen efektívne, ale aj atraktívne riadiť. V hotovej tabuľke majú užívatelia možnosť
- Fázy a súvisiace (pod) úlohy
- zodpovedný
- dátumy začiatku a konca
- Pokrok
- Náklady a rozpočet
byť zadaný. Šablóny programu Excel na plánovanie projektu je možné podľa potreby prispôsobiť, napríklad ak sa majú označiť oneskorenia alebo dokončené úlohy.
Plán projektu programu Excel môže byť tiež vybavený statickou časovou osou alebo diagramom. Možno tiež vytvoriť a vizuálne zobraziť analýzu trendov nákladov alebo trendov míľnikov. Míľniky je možné pridať do plánu projektu s trvaním alebo bez konkrétneho obdobia.
Šablóny programu Excel: plánovanie projektu pomocou Ganttovho diagramu
Svedomitá štruktúra členenia práce je základom plánovania schôdzok, ale časový harmonogram projektu môže byť jasnejšie zobrazený pomocou Ganttovho diagramu. Excel ponúka niekoľko šablón na plánovanie projektu vo forme Ganttovho diagramu. Tu sú činnosti projektu zobrazené na odklonenej časovej osi pomocou pruhov. Rôzne projektové úlohy je možné znázorniť pomocou vodorovných pruhov v príslušných riadkoch a sledovať ich priebeh.
Ako si vytvorte vlastný projektový plán v niekoľkých krokoch
Šablónu programu Excel na plánovanie projektu môžete sami vytvoriť a naformátovať v niekoľkých krokoch.
-
Otvorte nový zošit v programe Excel a do riadkov A6 až E6 zadajte nasledujúce nadpisy stĺpcov:
a) Fáza / úlohy / činnosti / medzníky
b) Typový popis alebo kategória úlohy
c) Zodpovedný
d) Dátum a trvanie začiatku a konca
-
Do nižšie uvedených buniek v príslušných stĺpcoch zadajte plánované aktivity a nastavte míľniky, ako aj dátum ich začiatku, dátum ukončenia a trvanie. Napríklad:
úloha
kategórie
Zodpovedný
začať
trvanie
koniec
Vytvorte hrubý koncept
Copywriting
Medveď Sandra
07.09.2020
5
11.09.2020
Výroba textu
Copywriting
Medveď Sandra
12.09.2020
11
22.09.2020
Korektúra
Copywriting
Medveď Sandra
23.09.2020
2
24.09.2020
Publikovať
Copywriting
Medveď Sandra
25.09.2020
2
26.09.2020
-
Vyberte riadky pod nadpisom stĺpca „Štart“ a vyberte pomocou „Vložiť > Grafy “a naukladané tyče.
-
Potom prejdite na položku „Vybrať údaje“ kliknutím na diagram. Tu najskôr zmeníte menovky (rubriky) vodorovných osí kliknutím na „Upraviť“ a označením dátového radu pod nadpisom stĺpca „Úloha“. Potvrďte zadanie.
-
Potom kliknite na „Pridať“ v časti „Legendárne záznamy (série)“ a zadajte trvanie. Pre názov riadka vyberte ako rozsah nadpis stĺpca „Trvanie“. Označte rad údajov v časti „Trvanie“ ako hodnoty radu. Potvrďte zadanie.
-
Teraz naformátujete graf a osi. Najprv kliknite na štítky osí na osi y a v bočnom paneli „Formátovať os“ prejdite na „Možnosti osi> Kategórie v opačnom poradí“.
-
Potom kliknite na modré pruhy radu údajov „Štart“ a prejdite na „Formátovanie radu údajov> Vyplnenie> bez vypĺňania“ a „Rámček> bez riadka“. Tyče sú teraz neviditeľné.
-
Potom naformátujte os x kliknutím na dátumy a prejdite cez „Formátovať osi> Možnosti osi“ na „Minimum“ a zadajte dátum začiatku prvej úlohy.
Vytvárajte bezplatné šablóny programu Excel na plánovanie projektov a majte prehľad
Tabuľkový softvér Excel je vhodný na plánovanie a riadenie projektov. Okrem plánov nákladov a harmonogramu je možné vytvoriť aj štruktúry rozdelenia práce, výpočty trvania procesu a užitočné analýzy. Vložené diagramy znázorňujú požadované údaje alebo chronologickú postupnosť určitých úloh v pláne projektu. To vám umožní sledovať dôležité úlohy, oblasti zodpovednosti a priebeh projektu.
Časté otázky
Kde nájdem šablóny programu Excel na plánovanie projektu?
Otvorte Excel a na domovskej stránke kliknite na položku „Ďalšie šablóny“. Do vyhľadávacieho panela zadajte „plánovanie projektu“, plán projektu „alebo“ plánovač projektov ”a vyberte požadovanú šablónu.
Ako pridám indikátor priebehu do plánu projektu programu Excel?
Do prázdnych buniek pridajte ľubovoľné číslo, napríklad 0, 25, 50, 75 a 100. Prejdite na položku Domov> Štýly> Podmienené formátovanie> Panely s údajmi> Ďalšie pravidlá “. Zadajte minimálnu a maximálnu hodnotu, vyberte ľubovoľnú farbu a potvrďte zadanie.
