Ako profesionálne odosielať prezentácie v programe PowerPoint

Odosielanie prezentácií čoskoro

Logické zostavenie prezentácie a profesionalizácia snímok s textami, grafikou, animáciami a videami je v programe PowerPoint pre prezentujúcich najdôležitejším cieľom. Prezentácia by sa mala dotýkať, informovať a sprostredkovať obsah kompetentne. Koncepcia prezentácie je zároveň hodnotná iba vtedy, ak si snímky príjemca môže prezrieť spôsobom, akým boli vytvorené.

To je ľahko možné pri prezentácii pred publikom alebo prostredníctvom video platformy, ako je Skype alebo Zoom. Kolegovia, obchodní partneri alebo priatelia sedia priamo v prezentačnej miestnosti alebo vo virtuálnej konferenčnej miestnosti. V tomto prípade je možné bez námahy komunikovať a interpretovať mimiku publika.

Iná je situácia, keď sa má odoslať navrhnutá prezentácia. Tu tvorca alebo moderátor nemôže zaistiť pochopenie všetkých informácií na snímkach. Z tohto dôvodu je obsah zásadný. Aby sa vytvorila pozornosť, je nevyhnutné cielene zacieliť na publikum a príjemcov a napríklad zabezpečiť interakciu s ďalšími hypertextovými odkazmi. Navyše problémy s kompatibilitou môžu nastať napriek cennému obsahu. Okrem iného súvisia so skutočnosťou, že odosielateľ a príjemca používajú rôzne verzie programu PowerPoint alebo používajú iný program na prezentácie, ako napríklad Keynote spoločnosti Apple.

O to dôležitejšie je, aby sa pri odosielaní prezentácie v PowerPointe alebo jednotlivých snímok dbalo na to, aby boli snímky čitateľné a pútali pozornosť. Pri odosielaní alebo odosielaní prezentácie PowerPoint ponúka široký sortiment osvedčených funkcií, s ktorými každý príjemca bez ohľadu na svoje technické vybavenie dokáže porozumieť a porozumieť podstatným informáciám prezentácie v programe PowerPoint. Praktická je aj možnosť v programe PowerPoint skontrolovať prezentáciu pred možným problémom s kompatibilitou. Ak dostanete upozornenie na problémy s kompatibilitou, je možné ich odstrániť ešte pred odoslaním.

Videonávod: Ako úspešne ukladať, exportovať a odosielať prezentácie v programe PowerPoint

Ako a v akom formáte je možné odosielať prezentácie v programe PowerPoint ako prílohy

Najľahší a najbežnejší spôsob, ako odoslať prezentáciu vytvorenú kompetentne, je pripojiť ju k e -mailu. Mnoho z miliárd e -mailov odoslaných každý deň obsahuje súbory prezentácií v rôznych formátoch. PowerPoint ponúka na konverziu nasledujúce formáty súborov:

Formáty súborov	používať
pptx	Štandardný formát v PowerPointe na ukladanie prezentácií.
pptm	Štandardný formát v PowerPointe na ukladanie prezentácií s makrami.
ppt	Bývalý štandardný formát v programe PowerPoint vo verziách 97-2003. Toto je stále bežný formát súboru, pretože mnoho spoločností a súkromných osôb stále používa staršie verzie programu PowerPoint.
xps	Súbory XPS sú vo formáte súboru XML Paper Specification. Je to formát súboru, ktorý je podobný formátu PDF (Portable Document Format) a bol vyvinutý spoločnosťou Microsoft. Toto je možné otvoriť priamo v programe Microsoft Edge alebo v programe Internet Explorer.
potx, potm, pot	Vytvára súbory šablón programu PowerPoint v príslušnom formáte.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Uloží prezentáciu na jednotlivé obrázky v závislosti od zvoleného formátu súboru. Tieto grafiky je možné staticky prezerať pomocou softvéru na spracovanie obrázkov.
pdf	Uloží súbor v známom a celosvetovo používanom formáte súboru PDF. Prezentácia sa ukladá staticky, prechody snímok alebo animované súbory GIF.webp sa nezobrazujú ako animované. Dá sa otvoriť z akéhokoľvek zariadenia.
odp	Ak uložíte prezentáciu programu PowerPoint ako súbor ODP, uloží sa v štandarde open-source. „Formát otvoreného dokumentu OASIS pre kancelárske aplikácie“ je možné prečítať pomocou bezplatného kancelárskeho softvéru, akým je napríklad Open Office alebo LibreOffice.

Okrem uvedených formátov súborov ponúka PowerPoint ďalšie špecifické formáty súborov, do ktorých je možné uložiť prezentáciu.

Tip odborníka:

Ak svoju prezentáciu uložíte do súboru s príponou ppsx, súbor sa uloží vo formáte Open XML. Odoslanie súboru s príponou ppsx je najlepšou možnosťou, ak nepoznáte technické požiadavky príjemcu. Po odoslaní súboru ho môže otvoriť buď pomocou programu PowerPoint verzie 2007 alebo novšej alebo pomocou prehliadača PowerPoint.

Tip:

Ak je váš súbor prezentácie veľmi veľký, napríklad vo formáte PDF, môžete fatálne aspekty svojej prezentácie nájsť iba niekoľkými kliknutiami. V dôsledku toho môžete zmenšiť veľkosť obrázkov, ktoré zaberajú veľa pamäte, a zmenšiť súbor.

Uložte prezentáciu v alternatívnom formáte súboru v 5 krokoch

Prezentáciu vytvorenú v programe Microsoft PowerPoint je možné uložiť v inom formáte iba niekoľkými kliknutiami. Na to je potrebných nasledujúcich 5 bodov:

1. Prejdite na „Súbor> Uložiť ako“.

2. Vyberte, kam chcete súbor uložiť. V programe PowerPoint máte napríklad možnosť uložiť súbor na pracovnú plochu u poskytovateľa cloudu, akým je napríklad OneDrive, alebo do priečinka s osobnými dokumentmi.

3. Ak požadované miesto v úložisku nie je uvedené, prejdite na položku ponuky „Prehľadávať“.

4. Otvorí sa dialógové okno, v ktorom môžete zadať umiestnenie ukladacieho priestoru a formát súboru. Formát súboru môžete zmeniť výberom poľa „Typ súboru“. Prezentáciu môžete napríklad uložiť vo formáte pdf namiesto štandardného formátu pptx.

   

5. V poslednom kroku uložte súbor kliknutím na tlačidlo „Uložiť“. Ak chcete súbor odoslať ako prílohu e-mailu, máte rôzne možnosti:

   • Napíšte e -mail v programe Microsoft Outlook a priložte prezentáciu ako súbor.
   • Kliknite pravým tlačidlom myši na uloženú prezentáciu a vyberte položku ponuky „Odoslať“.
   

• Presuňte súbor na cloudovú jednotku, napríklad do zdieľaného Dropboxu obchodného partnera alebo použite Wetransfer na odosielanie veľkých súborov v rozsahu gigabajtov.

Exportujte prezentácie priamo z programu PowerPoint - žiadny problém!

Okrem klasickej možnosti uloženia prezentácie, ktorú ste vytvorili na plochu alebo na iné miesto v úložisku a následného odoslania, PowerPoint ponúka aj možnosť exportu prezentácií v rôznych formátoch priamo z programu. Niektoré zo súborov sú dočasne uložené alebo odoslané priamo, napríklad s možnosťou: „Odoslať do služby Microsoft Stream“. Ak chcete začať akýkoľvek export, navigujte:

1. Prejdite na položku ponuky „Súbor> Exportovať“.

2. V ponuke exportu máte rôzne možnosti pre formát súboru, do ktorého chcete prezentáciu exportovať:

Môžete si vybrať z nasledujúcich možností:

Formát súboru PDF / XPS

Exportované do súboru PDF alebo XPS, ktorý nemožno zmeniť a ktorý zachováva formátovanie, písmo a rozloženie programu PowerPoint ako obrázok.

Vytvoriť video

V časti „Vytvoriť video“ môžete extrahovať súbor videa z prezentácie. V dialógovom okne si môžete vybrať, či sa majú používať zaznamenané časové sekvencie a komentáre a kvalita súboru, ktorý sa má uložiť. Súčasne budete mať možnosť komprimovať video súbor. Videosúbor má výhodu v tom, že ho môžu prehrávať aj ľudia, ktorí nemajú prístup k programu PowerPoint, prehliadaču PPTX alebo inému prezentačnému softvéru, pretože nemajú práva správcu.

Vytvorte animovaný GIF.webp	Animovaný GIF.webp je funkcia, v ktorej je uložených niekoľko jednotlivých obrázkov grafického súboru v definovanom poradí. Podobne ako vo videu sa vytvárajú pohyblivé obrázky. Takýmto spôsobom je možné zaujímavo a živo prezentovať jednotlivé prezentačné snímky.
Balíček prezentácií na CD	Vytvorí balík, v ktorom sa snímky a vložené prvky uložia ako celok ako na disku DVD a prehrá sa na akomkoľvek zariadení.
Vytvorte podklady	Túto funkciu môžete použiť na odoslanie jednotlivých snímok alebo celej prezentácie do programu Microsoft Word. Tam môžete ďalej spracovávať texty a poznámky.
Zmeňte typ súboru	Jednoduchý spôsob, ako zmeniť existujúci typ súboru, napríklad vašu prezentáciu vo formáte pptx na formát ppt.
Publikovať v službe Microsoft Stream	Microsoft Stream je platený streamingový portál, ktorý umožňuje sprístupnenie prezentácií alebo videí veľkej skupine ľudí. Microsoft Stream je ideálny napríklad pre firemné prezentácie alebo firemné akcie a môžu k nemu pozvaní účastníci jednoducho pristupovať prostredníctvom internetového prehliadača.

Zdieľať prezentácie - ďalšia možnosť uloženia a odoslania

Vedľa:

• Uložte prezentáciu klasicky aj v rôznych formátoch súborov
• Export z programu Microsoft PowerPoint

Používatelia programu PowerPoint môžu tiež zdieľať prezentáciu.

Ak to chcete urobiť, v časti „Súbor“ prejdite na položku „Zdieľať“. Otvorí sa nové okno, v ktorom máte možnosť uložiť svoju prezentáciu na vami zvolený disk OneDrive alebo ju odoslať ako PDF alebo prezentáciu e -mailom.

Prezentáciu je možné tiež odoslať alebo uložiť externe prostredníctvom položky ponuky „Uvoľniť“. Príjemcovia dostanú súbor buď ako kópiu e -mailu, alebo pohodlne prostredníctvom služby cloudového úložiska.

Záver: Na odoslanie prezentácie v programe PowerPoint použite rôzne možnosti

Od Microsoft PowerPoint sa očakáva, že bude profesionálnym prezentačným programom schopný robiť prezentácie na obrazovke zaujímavé a živé vďaka možnostiam a funkciám, ktoré obsahuje. Okrem obsahu je dôležité, aby si príjemca mohol každú prezentáciu prezerať rovnako, ako bola štruktúrovaná. To nie je vždy možné bez problémov, pretože každý používateľ má iné technické požiadavky.

Z tohto dôvodu má PowerPoint možnosť ukladať a odosielať prezentácie v rôznych formátoch súborov. Prezentácie je navyše možné exportovať alebo zdieľať rôznymi spôsobmi. S týmito možnosťami exportu a ukladania je možné, že prezentácie budú vždy profesionálne a informatívne, okrem technického vybavenia príjemcu.