Prezentácie sa len zriedka vytvárajú a prehrávajú sa na tom istom počítači. Prezentácia by mala byť väčšinou odoslaná kolegom, nadriadeným alebo zákazníkom. Potom sa často demonštruje pomocou iného počítača alebo notebooku.
Pred odoslaním dokumentu ho skontrolujte
Pred odoslaním elektronickej kópie vašej prezentácie v programe PowerPoint by ste mali v prezentácii skontrolovať údaje alebo osobné informácie, ktoré môžu byť uložené v samotnej prezentácii alebo vo vlastnostiach dokumentu. Pretože tieto informácie môžu odhaliť detaily, ktoré by nemali byť verejne známe, je vhodné tieto skryté informácie odstrániť.
PowerPoint vám ponúka nástroj, ktorý za vás urobí časť práce:
- Kliknite na kartu začať na informácie.
- Kliknite na tlačidlo v strednej oblasti Skontrolujte problémy - skontrolujte dokument.
- Teraz uvidíte zoznam položiek, ktoré je možné skontrolovať.
Upravte nastavenia kontroly dokumentov
- V predvolenom nastavení je dialógové okno Kontrola dokumentu všetky políčka okrem jedného boli začiarknuté.
- Začiarknite aj začiarkavacie políčko vpredu Obsah externých snímok. Ak sa mimo snímky nachádza textové pole, bude odstránené.
- PowerPoint okrem iného kontroluje, či prezentácia stále obsahuje komentáre, a ak je to žiaduce, odstráni aj osobné informácie, ktoré boli uložené v dokumente, napríklad používateľské meno osoby, ktorá prezentáciu vytvorila.
- Všetky zabudnuté poznámky v oblasti poznámok v prezentácii je možné tiež odstrániť.
- Potom, čo ste vybrali všetky možnosti, ktoré sú pre vás relevantné, kliknite na Skontrolovať.
- Teraz sa vám zobrazia všetky nájdené prvky a pre každú možnosť sa môžete rozhodnúť, či chcete tlačidlo použiť Odobrať všetky chcete vymazať.
- Po dokončení kliknite na Záver.
Varovná pasca: prepojenie s Excelom
Skúška v programe PowerPoint 2010 dokáže veľa, ale nemôže zaručiť, že budú odstránené všetky interné informácie.
Vždy ručne skontrolujte, či sa v prezentácii nenachádza diagram, ktorý po otvorení odhalí viac informácií, ako sa požaduje. To je napríklad prípad, ak bol diagram vytvorený v programe Excel a potom buď ako prepojený Objekt grafu programu Microsoft Excel alebo s možnosťou vloženia Použite cieľový dizajn a vložte zošit resp. Ponechajte pôvodné formátovanie a vložte zošit vložené do PowerPointu.
Ak označíte takýto diagram a kliknete na upravovať údaje Kliknutím na tlačidlo sa otvorí celý súbor programu Excel a ponúka prehľad o ďalších hárkoch údajov programu Excel, ktoré možno nebudete chcieť uvoľniť.
V prípade prepojených súborov toto riziko zvyčajne existuje iba vtedy, ak divák otvorí prezentáciu v počítači, na ktorom bola vytvorená. Až potom je odkaz na Excel skutočne aktívny. Hneď ako sa otvorí na cudzom počítači, zobrazí sa správa, že prepojený súbor nie je k dispozícii.
Dávajte si však pozor, keď zabalíte prezentáciu na CD, uložia sa s ňou odkazy. Viac sa o tejto téme dočítate v nasledujúcom čísle.
Takto odhalíte odkazy na Excel a odstránite nadbytočné údaje
V prezentácii nie vždy vytvoríte všetky snímky. Ak ste však zodpovední za dokončenie prezentácie, existuje jednoduchý spôsob, ako zistiť, či vaši kolegovia nezahrnuli prepojený diagram.
Takto sa to robí:
- Kliknite na kartu začať na informácie.
- Možnosť nájdete vpravo dole Upraviť odkazy na súbory.
- Teraz uvidíte všetky odkazy v súbore a môžete tiež odstrániť jednotlivé odkazy, ak si to želáte.
V prípade vstavaných zošitov odstráňte nepotrebné listy s údajmi.
