Ako zrevidovať dokumenty v programe Word

Takto môžete vykonávať zmeny v dokumentoch programu Word

Pri vytváraní textového dokumentu spravidla dbajte na to, aby bolo rozloženie správne a vyhli ste sa pravopisným, gramatickým a interpunkčným chybám. Akonáhle sú práce na obsahu a formáte textu dokončené, často ešte existujú ojedinelé nedostatky. Z tohto dôvodu má zmysel dokumenty na konci znova zrevidovať a v prípade potreby vykonať zmeny.

Slovo: Sledujte, revidujte a opravujte zmeny

Program Microsoft Word obsahuje rôzne možnosti na úpravu textov. Zvlášť vtedy, keď texty majú opravovať nielen autor, ale aj iní ľudia, sú rozmanité funkcie programu Kancelárie na kontrolu ideálne.

Aj keď už dostupné šablóny umožňujú dodržať formálne aspekty, Word v textovom dokumente automaticky kontroluje aj pravopis a interpunkciu. Tieto funkcie vo Worde pozná väčšina používateľov a sú označené červeným alebo modrým podčiarknutím konkrétnej polohy. Aké funkcie, t. J. Integrované nástroje programu, je však stále možné použiť? Ako napríklad funguje sledovanie zmien?

Keď dostanete text, ktorý je potrebné skontrolovať a upraviť v programe Word, môžete vykonať opravy a sledovať zmeny podľa týchto pokynov:

Na páse s ponukou vášho súboru Word otvorte kartu „Skontrolovať“.

Tu nájdete rôzne možnosti, ako vložiť zmeny a podľa toho ich označiť. Kliknutím na tlačidlo Nasledovať napríklad otvoríte príslušnú kartu.

V tomto mieste máte na výber, či chcete zmeny sledovať alebo nie. Ak kliknete na príslušný symbol, úpravy v texte, ktoré potom vykonáte, budú označené ako takzvané označenia. Autor tak môže porozumieť a sledovať, kto text upravil, kde a kedy a aké zmeny vykonal.

Vaše komentáre je potom možné preniesť do textu pomocou poľa „Prijať“.

Ak revidujete dokument v režime opráv, vďaka jasným farbám bude pre editora jednoduchšie vidieť zmeny a možno ich aj ihneď zachovať. Ak na súbore pracuje niekoľko recenzentov, autor môže v konečnom dôsledku lepšie porozumieť tomu, kto navrhol opravy.

Prijať zmeny v programe Word: Takto to funguje

Dostanete dokument s mnohými zmenami a chcete na ne nadviazať a zmeny postupne prijať? Potom urobte nasledujúce:

1. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu „Skontrolovať“.

2. Kliknutím na „Prijať“ zmenu prijmete, „Odmietnuť“ zmenu odmietne.

   

3. Môžete prechádzať z revízie na revíziu kliknutím na tlačidlá „späť“ a „ďalej“.

Dôležité: Neprijímajte žiadne zmeny pomocou „späť“ a „ďalej“.

Nastavenie značky: pokyny

Revidovaný dokument je pre vás príliš mätúci? Nastavením, ktoré značky sa majú zobrazovať, môžete sledovať veci: vyberať medzi všetkými anotáciami, revíziami formátu a úrovne textu alebo len zobrazovať, kde sa niečo zmenilo priamo v texte. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:

1. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu „Skontrolovať“.

2. V rozbaľovacej ponuke pre „Zobraziť značky“ vyberte, ktoré značky chcete vidieť: Komentáre, vkladania a odstraňovania a formátovanie.

   

3. V časti „Značky: všetky“ si môžete vybrať, či chcete vidieť všetky zmeny priamo v texte, alebo sa len pozrieť, či sa niečo zmenilo.

tip: Chcete vytlačiť dokument bez komentárov alebo revízií? Potom vyberte „Označenie: žiadne“.

Takto môžete vkladať komentáre a opravovať chyby

V programe Word nájdete rôzne typy značiek. Jednak samotný program zvýrazňuje slová, ktoré obsahujú chyby. Na druhej strane môžu redaktori využívať aj režim korekcií. Pri bližšom pohľade na značky môžete rýchlo zistiť, ktoré návrhy chcete prijať a ktoré odmietnuť.

Ak sa napríklad zdá, že Word opakovane označil názov alebo odborný výraz, ktorý sa nenachádza v slovníku, ale stále existuje, môžete ho ľahko pridať do slovníka. Červené vlny, ktoré zvýrazňujú chyby, je v zásade možné vypnúť, napríklad ak vás pri čítaní vyrušujú.

Ďalšie označenia môžu tiež pochádzať z opravujúcich čitateľov, ktorí použili opravný režim. Ak potom použijete režim revízie, máte možnosť prijať komentáre redaktorov. Je možné, že na jednom dokumente pracovalo niekoľko ľudí súčasne. Značky a komentáre môžu byť teda identifikované v rôznych farbách. To vám umožní nastaviť farby komentárov tak, ako ich chcete rozlíšiť.

Okrem označení je možné funkciu komentárov použiť aj na navrhovanie myšlienok na zmeny alebo návrhy na zlepšenie v dokumente. Ako používať funkciu komentárov v programe Word:

1. Otvorte kartu „Skontrolovať“.

2. V oblasti Komentáre nájdete tlačidlo „Nový komentár“. Kliknutím myši na oblasť sa na okraji oblasti, ktorú ste vybrali, otvorí ďalší stĺpec a rečová bublina. Do textu tak môžete rýchlo pridať konkrétne okrajové poznámky, ktoré potom autor môže vziať do úvahy pri revízii.

   

3. V tej istej oblasti pása s nástrojmi vášho súboru môžete odstrániť komentáre, ak ste ich už vložili.

Je tiež dobré vedieť, že medzi jednotlivými komentármi môžete prepínať a komentáre tak preskakovať a ostatné zatiaľ upravovať. Poslednú zmenu si môžete pozrieť aj priamo. Vďaka tomu je úprava súboru ešte efektívnejšia.

Funkcie vo Worde: Tieto nastavenia vám zjednodušia prácu

Microsoft Word vám nielen uľahčuje navrhovanie textu počas písania. Program vám tiež ponúka niektoré funkcie, ktoré urýchlia revíziu na konci procesu. Okrem možnosti opravy častých chýb iba v niekoľkých krokoch pomocou funkcie „Nájsť a nahradiť“ umožňuje Word vďaka slovníku synonym tiež väčšiu rozmanitosť textu. Ďalšie funkcie a vlastnosti, o ktorých by ste mali v programe Word vedieť, sú:

• Funkcie poľa
• Makrá
• Citácie
• Čísla strán
• dátum
• Hypertextové odkazy

Záver: Takto môžete vykonávať revízie v programe Word

Pri nastavovaní stránky sa nielen uistite, že ste správne usporiadali hlavičku a pätu, obsah, preklady a zdrojový zoznam, ale musí byť správny aj obsah a pravopis. Pri pravom bočnom pohľade vám už neunikne žiadne označenie chýb. Užitočná sa javí aj nová kontrola pravopisu na konci práce s textom.

Ak existuje špecifikácia pre počet slov alebo znakov, môžete ich nechať spočítať a rýchlo a ľahko ich skontrolovať. Je tiež možné vytlačiť iba opravy textu. Celkovo nastavenia programu ponúkajú širokú škálu možností na revíziu textových dokumentov.

Sledovaním zmien môžete vidieť presnú históriu zmien v dokumente. Užitočnými pomocníkmi sú takzvané značky: Vizualizujú zmeny v teste. Nakoniec, keď sú vykonané všetky revízie, môžete hotový súbor uložiť ako PDF alebo odoslať dokumenty vo forme formulárových listov.

FAQ

Ako môžem zobraziť zmeny vykonané inými editormi?

V závislosti od režimu, v ktorom iní redaktori opravili alebo komentovali príslušný dokument, je možné komentáre zobraziť rôznymi spôsobmi. V každom prípade sa môžete rozhodnúť, ktoré návrhy si pozriete. Ak to chcete urobiť, otvorte kartu „Následné opatrenia“ na karte „Kontrola“. Tu môžete nastaviť značky pre rôzne skupiny chýb.

Ako môžem vložiť komentáre do textu?

Na karte „Skontrolovať“ sa dostanete k tlačidlu „Komentáre“. V tomto mieste môžete vytvoriť nový komentár označením požadovanej pasáže textu a kliknutím na pole „Nový komentár“. Napíšte svoju poznámku do rečovej bubliny. Word ponúka možnosť integrácie atramentových komentárov. Dokumenty môžete komentovať bez klávesnice.