Zálohovanie v programe Outlook - profesionálne zálohovanie dátových súborov a priečinkov

Praktické tipy a všeobecné informácie o zálohovaní dát

Používatelia programu Microsoft Outlook odosielajú, archivujú a prenášajú obrovské množstvo údajov v priebehu času. Okrem toho sa zbierajú položky kalendára, osobné úlohy, súbory odoslané ako prílohy a osobné údaje z adresára.

Každý, kto stratil papierový zápisník alebo analógový kalendár, dokáže pochopiť, aké dôležité sú adresy, telefónne čísla alebo správy. So stratou sa ťažko vyrovnáva. To isté platí pre digitálnu verziu a pre údaje uložené v programe Microsoft Outlook. Ak pád systému, vírus alebo iná udalosť spôsobí reštart počítača, môže to byť bolestivé. Zvlášť vtedy, ak dôležité údaje, priradenia, adresy a ďalšie informácie neboli zálohované a sú stratené.

Takémuto scenáru je potrebné za každú cenu zabrániť. Z tohto dôvodu je pre používateľov Outlooku zásadné pravidelné zálohovanie ich osobných údajov. Je tiež užitočné poznať umiestnenie dátových súborov. Používatelia by mali mať povrchné znalosti o tom, ako a kde Outlook ukladá adresy, schôdzky a úlohy. Toto vedomie a systematické zálohovanie údajov zaručujú, že všetky dôležité údaje programu Outlook sú zálohované a v prípade problémov so systémom sú stále k dispozícii.

Video s návodom - Outlook: Ako zálohovať Outlook a zálohovať e -maily

Praktický tip: Ak chcete uložiť iba niekoľko dôležitých e-mailových správ a nechcete vykonať úplnú zálohu, je archivácia ako správa PDF ideálna. Bezplatný softvér PDF Creator vám pomôže uložiť e-maily ako súbor, podobne ako pri procese tlače. Súbor PDF je možné bez problémov čítať pomocou rôznych programov a koncových zariadení, čo sa nedá povedať o vlastnom formáte MSG Outlooku. Súčasne je alternatívne možné ukladať dôležité e -maily do priečinka pod systémom Windows vo formáte MSG.

Ďalšou alternatívou k ukladaniu vo formáte MSG alebo PDF môže byť ukladanie do textového súboru. Outlook vám ponúka užívateľsky prívetivú možnosť archivácie viacerých e-mailov v jednom súbore TXT. Takýmto spôsobom môžete cielene a spoločne ukladať súvisiace správy.

Ako Microsoft Outlook ukladá vaše údaje Aby ste mohli okamžite konať v prípade problémov so systémom alebo napadnutia vírusom, je dôležité poznať pozadie a možnosti nastavenia a vedieť, ako Outlook ukladá vaše údaje. Outlook v zásade archivuje vaše údaje v súboroch s dvoma rôznymi príponami súborov:

1. Offline súbory programu Outlook (súbor OST).
2. Osobné ukladacie súbory (súbor PST).

Offline súbory programu Outlook

Offline súbory Outlooku systém používa na:

• Účty IMAP,
• Účty Microsoft 365,
• Vymeňte si aj účty
• Kontá Outlook.com

vytvorený. Všetky uvedené e-mailové účty sa vyznačujú decentralizovaným úložiskom podporovaným serverom. Tento spôsob skladovania má mnoho výhod. Okrem rýchleho prístupu z rôznych koncových zariadení sú vaše údaje uložené na chránených serveroch a chránené pred vírusmi alebo škodlivým softvérom.

Okrem pôvodných súborov na serveri Outlook vytvára aj offline údajové súbory, ktoré sú skrátené príponou „OST“. Sú to nepretržite synchronizované kópie, ktoré sa vymenia hneď po pripojení schránky k internetu. Bez prístupu na internet môžu používatelia pokračovať v práci pomocou súborov OST, pretože všetky relevantné údaje a informácie sa skopírujú na pevný disk. Ak je nadviazané pripojenie na internet, spracujú sa všetky zmeny, napríklad medzitým vytvorené e-mailové správy. Súbor OST sa aktualizuje automaticky. Ak je súbor OST odstránený ručne, Outlook vytvorí nový. To sa stane, hneď ako sa počítač a server znova spoja.

Náhodne odstránené údaje na serveri Exchange je možné tiež ľahko znova aktivovať. Predpokladom je, že správca vytvoril politiku uchovávania odstránených objektov. Toto je jedna z mnohých výhod serverov Exchange a dôvod, prečo mnoho spoločností používa tento typ e -mailovej komunikácie.

Osobné ukladacie súbory

Na rozdiel od offline súborov Outlooku sú súbory z osobného obchodu uložené centrálne iba v počítači. Môžu byť popísané ako základný archív údajov pre správy, úlohy, nastavenia a kontakty. Všetky správy a položky programu Outlook v dátovom súbore programu Outlook (.pst) sú k dispozícii iba v počítači, v ktorom je súbor uložený.

V súboroch PST je okrem údajov uložená aj konkrétna štruktúra priečinkov. Aplikácia Outlook môže na strane systému vytvárať rôzne súbory PST. To sa vykonáva okrem iného na príkaz používateľa, aby sa navzájom oddelili súkromné alebo obchodné e-maily. Ak kópie súborov PST nie sú pravidelne ukladané, archivované v zálohách alebo manuálne zálohované, všetky údaje môžu byť v prípade zlyhania počítača alebo zlyhania pevného disku nenávratne stratené. Pretože k haváriám a útokom vírusov dochádza bez varovania, je dôležité byť proaktívny.

Osobné súbory úložiska sa vytvárajú hlavne pre účty POP. Do verzie Outlooku 2013 boli všetky informácie z účtov IMAP zálohované aj v súboroch PST. Používatelia starších verzií Outlooku hlásili, najmä pri účtoch IMAP, že e-mailové správy nevysvetliteľne zmizli po takmer 3 mesiacoch. Problém je možné vyriešiť úpravou nastavení.

Dôležité: Používatelia starších verzií Outlooku alebo ľudia, ktorí pracujú s e-mailovými účtami POP3, by mali vždy zaistiť, aby pokračovali v zálohovaní svojich súborov PST, aby sa predišlo strate údajov.

Zasvätený tip: S individuálnymi nastaveniami môžete tiež pristupovať k e-mailovým správam zo servera POP3 súčasne na dvoch rôznych počítačoch. V takom prípade musíte zmeniť pravidlá v nastaveniach účtu vašej poštovej schránky. Na každom PC sa potom vytvorí súbor PST s ekvivalentnými údajmi.

Info: Takzvaný štandardný súbor PST je pre používateľov Outlooku zásadný. V zásade je v ňom spravovaná celá doručená a odoslaná pošta, ako aj všetky schôdzky a kontakty. Z tohto dôvodu by štandardný súbor PST nemal byť nikdy vymazaný. Pretože súbory PST obsahujú citlivé osobné údaje, môžete ich voliteľne chrániť heslom. Tento postup je obzvlášť dôležitý vtedy, ak niekoľko zamestnancov v spoločnosti používa počítač a nemá prístup k osobným e-mailom.

Ako nájsť umiestnenie údajových súborov programu Outlook

Ručné zálohovanie dátových súborov Outlooku je možnosťou archivácie. Na to potrebujete prístup k umiestneniu dátových súborov. Umiestnenie dátových súborov v programe Outlook môžete nájsť nasledovne:

1. Prejdite na nastavenia účtu pomocou položky „Súbor“ v ponuke v programe Outlook.

   

2. Kliknite na podpoložku „Import / Export“. Spustíte sprievodcu importom a exportom programu Outlook.

   

3. K všetkým dátovým súborom uloženým vo vašom počítači máte prístup pomocou programu Windows Prieskumník. Môžete to zahrnúť ručne do zálohy alebo uložiť kópiu na disk alebo iný pevný disk.

Takto môžete vytvoriť zálohu údajov v programe Microsoft Outlook

Ručné zálohovanie dátových súborov môže byť účelné a efektívne, ak priebežne zálohujete dáta, dokumenty a nastavenia pomocou profesionálneho zálohovacieho softvéru. Elegantnejší a bezpečnejší spôsob zálohovania súborov OST alebo PST je zálohovanie údajov pomocou sprievodcu exportom priamo z Outlooku.

Pomocou sprievodcu exportom sa vaše e-maily, položky kalendára a kontakty skopírujú do nového súboru PST a zálohujú. Ak chcete spustiť sprievodcu exportom v programe Outlook, musíte urobiť nasledovné:

1. V programe Outlook prejdite v časti Súbor na 2. položku ponuky „Otvoriť a exportovať“. Tento príkaz otvorí nové okno s niekoľkými možnosťami.

   

2. Kliknite na podpoložku „Import / Export“. Spustíte sprievodcu importom a exportom programu Outlook.

3. V okne, ktoré sa otvorí, vyberte možnosť „Exportovať do súboru“ a zálohujte údaje uložené v programe Outlook.

   

4. Ďalším krokom by malo byť zvolenie, či sa majú údaje uložiť do súboru CSV oddeleného čiarkami alebo do údajového súboru programu Outlook. Tu vždy vyberte dátový súbor programu Outlook, pretože v prípade straty údajov môžete tento formát importovať do programu Outlook ako pôvodný.

   

5. V nasledujúcom okne máte možnosť vybrať schránku, ktorú chcete archivovať. Tu je dôležité, aby ste do súboru PST mohli uložiť iba jednu e-mailovú schránku so všetkými údajmi, ktoré obsahuje. Ak v programe Outlook spravujete viac e-mailových schránok, musíte postup exportu zopakovať pre každú poštovú schránku.

6. V nasledujúcom okne kliknite na „Prehľadávať“ a zadajte umiestnenie ukladacieho priestoru pre dátový súbor programu Outlook. Môžete si vybrať ľubovoľný adresár a zvoliť názov exportného súboru s koncovým PST. Ak ste v programe Outlook predtým vykonali zálohu údajov, predvolene sa zobrazí predtým použitý názov súboru. Ak ide o pravidelné zálohovanie údajov, vylúčte export duplikátov. V tomto prípade má prebiehajúca záložná kópia vášho dátového súboru vždy najaktuálnejšie údaje.

   

7. S „Dokončiť“ sa váš údajový súbor programu Outlook uloží ako záložná kópia. Dátový súbor je možné skopírovať z úložiska a dočasne uložiť v cloudovom úložisku, akým je napríklad OneDrive.

Tip: Vo všeobecnosti aktivujte začiarkavacie políčko "Zahrnúť podpriečinky„Aby boli archivované všetky prvky e-mailového účtu zo všetkých podpriečinkov. Pod položkou ponuky "filter"Máte možnosť podrobne určiť, ktoré správy alebo jednotlivé prvky sa majú archivovať." Na bežné zálohovanie údajov spravidla nepotrebujete funkciu filtra.

Praktický tip: Nechcete archivovať celú poštovú schránku, ale iba dôležitý priečinok projektu? V takom prípade namiesto zálohovania celej schránky označte priečinok alebo priečinky, ktoré chcete zálohovať.

Info: Vedeli ste, že môžete distribuovať svoje distribučné zoznamy Outlooku aj do Excelu? Tu si prečítajte, ako to funguje.

Ak nepracujete s účtom IMAP alebo Exchange, má zmysel pravidelne zálohovať doručenú poštu. Záložný súbor je potom možné ľahko importovať do systému pomocou sprievodcu importom programu Outlook. Funguje to aj pri prechode z programu Outlook Express na Outlook.

Praktický tip: Vykonajte v programe Outlook pravidelný záznam v kalendári, napríklad mesačne, aby ste mohli exportovať poštovú schránku so všetkými údajmi. Vďaka funkcii pripomenutia v Outlooku vám neunikne archivácia a spravidla budete mať záložné kópie ako nové.

Stručne povedané, nie je ťažké použiť funkciu exportu programu Outlook. S ním je možné profesionálne zálohovať e-mailové účty POP3 a vytvárať záložné kópie súborov PST programu Outlook. Údaje o poštových schránkach IMAP a Exchange je možné tiež archivovať. Nemusia byť nevyhnutne zálohované, pretože všetky pôvodné údaje sú na serveri poskytovateľa. To znamená, že je možné ich v prípade straty údajov znova bez problémov importovať.

Ako ručne uložiť podpisy

Osobne vytvorené podpisy môžete zálohovať ručne otvorením ich úložného priestoru. Môžete to ľahko vykonať pomocou nasledujúcich príkazov systému Windows:

1. Súčasne stlačte klávesy na klávesnici [Windows] a [R]. Dialógové okno "Vykonajte“, Ktorý bol v systéme DOS známy ako príkazový riadok.

2. Do príkazového riadka zadajte nasledujúci príkaz: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures“(Bez úvodzoviek).

3. Priečinok Windows "Podpisy“, V ktorom sú archivované všetky uložené podpisy. Podpisy nájdete vo formáte RTF a tiež vo formátoch HTM a TXT. Podpisy môžete pohodlne kopírovať z miesta na úložisku, prenášať ich na iný počítač alebo dočasne uložiť do cloudového úložiska.

Automatická archivácia v programe Outlook

Microsoft Outlook má už mnoho rokov možnosť automatickej archivácie e-mailov na základe vopred stanoveného plánu. Automatická archivácia je obzvlášť užitočná na to, aby bola schránka čistá a minimalizovala veľkosť schránky.

Nastavte parametre pre automatickú archiváciu nasledovne:

1. Prejdite na položku Súbor / Možnosti.

2. Otvorí sa okno výberu „Možnosti systému Windows“. V možnostiach systému Windows môžete kliknutím vykonať zmeny v dizajne a funkciách, upraviť pás s ponukami ponuky alebo vybrať možnosti jazyka. Možnosti nastavenia automatickej archivácie nájdete v strede okna pod možnosťou „Rozšírené“.

   

3. Kliknutím na „Nastavenia automatickej archivácie“ určíte, ktoré správy sa majú automaticky archivovať a v ktorých časových obdobiach.

   

Všetky archivované správy je potom možné nájsť v archívnych priečinkoch a znova ich aktivovať. Z archívu je možné otvoriť a pristupovať k starším súborom a správam iba niekoľkými kliknutiami. Na to môžete na jednej strane použiť automatickú archiváciu v programe Outlook - alternatívne môžete údaje zálohovať aj ručne.

Záver o zálohe programu Outlook a jej význame pre každého používateľa

Je dôležité pravidelne zálohovať osobné údaje programu Outlook a všetky podpriečinky. E-maily, položky kalendára, kontakty s ručne písanými poznámkami a ďalšie informácie je možné najľahšie archivovať pomocou sprievodcu exportom do Outlooku. Alternatívne je možná aj manuálna kópia existujúcich súborov PST alebo OST. Na to potrebujú používatelia presné umiestnenie dátového súboru v programe Outlook.

S pomocou sprievodcu je možné uložiť jeden účet pre každý proces archivácie. Ak používate viacero účtov, postup sa musí zopakovať. Pred zálohovaním údajov v programe Outlook je dôležité porozumieť tomu, ako program Outlook ukladá údaje. Záložná kópia údajov je obzvlášť dôležitá pre e-mailové účty POP3, kde sú všetky údaje uložené centrálne na lokálnom počítači. V opačnom prípade by mohli byť všetky súbory, kontakty, nastavenia a informácie v prípade vírusového útoku nenávratne odstránené. Vďaka vytvoreniu duplikátov budete môcť údaje kedykoľvek obnoviť.

Používatelia účtov Microsoft Exchange, IMAP a používatelia, ktorí používajú program Outlook 2013 alebo novší, ťažia z externého ukladania svojich údajov na serveroch poskytovateľa e-mailov. To znamená, že údaje uložené s týmito účtami budú aj naďalej k dispozícii po probléme s počítačom. Zálohovanie Outlooku nie je pre používateľov týchto účtov nevyhnutné. Napriek tomu, že to nie je nevyhnutné, môže to byť užitočné, ak z bezpečnostných dôvodov chcete zálohovať svoje údaje na disk alebo externý pevný disk.

Otázky a odpovede o zálohovaní v programe Outlook

Čo môžete robiť, ak sú vaše súbory PST poškodené a nečitateľné?

Máte vážny problém s programom Outlook a súbor PST bol vážne poškodený a stratili ste údaje? Takáto situácia je problematická, pretože kontaktné údaje alebo e -maily s dôležitými informáciami sú v mnohých prípadoch nenávratne stratené. V takom prípade vám môže okrem proaktívnej zálohy údajov pomôcť bezplatný bezplatný softvér, ktorý dokáže opraviť poškodené súbory PST.

Je možné presunúť súbory PST na iný disk a použiť ich?

Máte problém s tým, že váš pevný disk napriek prebiehajúcej archivácii a zálohovaniu nemá v systéme Windows dostatok úložného priestoru? Potrebujete presunúť súbory PST programu Outlook na iný disk z dôvodu nedostatku miesta? Potom vám pomôže premyslený 5-bodový plán z Outlooku 2013 alebo pokyny pre používateľov programu Outlook Express. Oba články vás naučia, ako ľahko presúvať súbory PST na inú jednotku.

Ako môžem znova aktivovať dôležité prílohy v systéme Windows po ich odstránení?

V mnohých prípadoch je e -mailová správa menej relevantná ako jej príloha. Aj keď pošta iba potvrdzuje odoslanie, priložený súbor PDF alebo Excel je nanajvýš dôležitý. Ak bol e -mail odstránený, nemožno nájsť ani prílohu. V systéme Windows je možné odstránenú prílohu znova aktivovať trikom vyhľadaním dočasných internetových súborov.