Ako používať kódy polí
Viete to dobre: Pri vytváraní textového dokumentu sa nesústredíme len na samotné papierovanie. Okrem obsahu a výrazu musíte zvážiť aj písmo a veľkosť, riadkovanie a mnoho ďalších drobností. Pomáhajú vám s tým rôzne terénne funkcie, ktoré sa často používajú vedome, ale niekedy aj automaticky. Kde sú však funkcie skryté a ako sa správne používajú?
Poľné funkcie - čo je za nimi?
Pri vytváraní dokumentu v programe Microsoft Word by ste mali najskôr najskôr objasniť, o aký typ textu ide. Podľa toho potom vytvoríte súbor, ktorého formát a rozloženie zodpovedá požiadavkám typu textu.
Tu môžete upraviť napríklad veľkosť a tvar písma, ale aj vzdialenosti od okraja a medzi riadkami textu. Pri mnohých dokumentoch je tiež potrebné zadať čísla strán a napríklad vložiť aktuálny dátum. Tu sa používajú funkcie poľa, skrátene nazývané aj polia.
Program Office Word rozpoznáva určité textové prvky a podľa potreby ich automaticky mení. Dátum je napríklad možné aktualizovať a vždy aktualizovať. Tieto funkcie poľa sú spočiatku zástupné symboly, ktorým vy, užívateľ, priradíte názov poľa. Ako však možno túto užitočnú funkciu použiť v programe Word? Ako dosiahnete požadovaný výsledok?
Funguje to takto: Funkcie poľa a ich úloha pri vytváraní textov
Na aktiváciu funkcie poľa môžete postupovať rôznymi spôsobmi. Jednoduchým a často používaným príkladom je vloženie dátumu do textu. Aj keď môžete jednoducho zadať dátum sami, číselnú kombináciu je možné integrovať do dokumentu aj pomocou funkcie zadávania.
-
Najprv kliknite na kartu „Vložiť“ na páse s ponukou vášho súboru Word.
-
V oblasti napravo nájdete pole „Text“.
-
V tomto poli rôzne symboly označujú rôzne funkcie poľa, ktoré sú spočiatku integrované do vášho textu ako zástupné symboly. Kliknutím na ikonu kalendára vložíte aktuálny dátum.
-
Potom sa otvorí ďalšie okno. Začiarknite políčko „Aktualizovať automaticky“.
-
Teraz môžete umiestniť kurzor do poľa a zmeniť dátum v texte alebo ho automaticky aktualizovať.
Rovnako ako dátum, môžete tiež nechať Word upraviť mnoho ďalších komponentov vášho textu. Terénne funkcie pokrývajú rôzne oblasti činnosti, ktoré vám môžu byť užitočné. Je to tiež praktické: Ak nepotrebujete automatické zmeny, môžete dočasne vypnúť aktualizácie v teréne.
Správne použitie: Funkcie poľa tu obzvlášť dobre vyhovujú
Používanie funkcií poľa nemá vždy zmysel. Funkcie vložené na správnom mieste zjednodušujú vašu každodennú prácu a rýchlo vedú k uspokojivým výsledkom. Keď nastavíte stránku, dosiahnete rýchlejší pokrok vďaka funkciám: Napríklad zdrojový zoznam a obsah vášho súboru je možné aktualizovať iba niekoľkými kliknutiami. Tu nemusíte ručne prenášať nadpisy do svojho adresára, ale môžete nechať Word pracovať automaticky pomocou vlastnosti poľa.
Revízia dokumentu je tak bezproblémová. Okrem vyššie uvedených terénnych funkcií patria k funkciám (integrované editačné nástroje a pomôcky vo Worde) aj nasledujúce prvky, ktoré robia z programu Office užitočného pomocníka pri práci s textom:
- Pole odkazu
- Autorské pole
- Pole NumPages
- Pole FileName
- Citačné pole
Tieto a mnohé ďalšie funkcie poľa sú v textoch programu Word bežné. Dajú sa podľa potreby upravovať a nastavovať podľa individuálnych predstáv a správania používateľov. Ak napríklad do textu pridáte citáty alebo meno autora, môžete nové pole vybrať jediným kliknutím.
Sivé tieňovanie polí ukazuje, že obsah poľa je teraz možné upravovať. Napríklad pri zadávaní cenovej ponuky si môžete vybrať, či má byť uvedené iba meno autora alebo tiež rok vydania a miesto.
Všestranné a dynamické: takto integrujete funkcie poľa do dokumentu
Textové dokumenty pútajú pozornosť svojich čitateľov, najmä ak sú štruktúrované všestranne a štruktúrovane. Hypertextové odkazy, citáty a atraktívne navrhnutá hlavička a päta robia text súvislým.
Čísla strán sú spravidla umiestnené v hlavičke alebo v zápätí. Aj tu máte niekoľko možností: Strany dokumentu môžete číslovať ručne alebo môžete použiť príslušnú funkciu poľa. Ak umiestnite kurzor do hlavičky alebo päty, zatienenie poľa sa stane viditeľným. Potom môžete vykonať zmeny v príslušnej vlastnosti textu alebo nechať pole aktualizovať.
Rovnakým spôsobom je možné do päty vkladať názvy súborov vo Worde pomocou funkcií poľa. Program Office ponúka používateľom rôzne rýchle stavebné bloky, ktoré je možné aktivovať rôznymi kombináciami klávesov. Patria sem napríklad makrá (často používané príkazy s rýchlym prístupom) alebo automatické texty, ktoré je možné vopred uložiť a podľa potreby vyvolať.
Takto si zjednodušíte prácu: Aktivujte a uložte funkcie poľa
Funkcie poľa je možné použiť aj s kombináciou klávesov. V závislosti od verzie programu Word môžete na umiestnenie obsahu poľa použiť rôzne kombinácie. Ako integrovať kód poľa do textu v programe Word 2007 a 2010:
Stlačte ovládací kláves [CTRL].
Podržte kláves a tiež stlačte [F9].
Teraz sa zobrazia zátvorky a tieňovanie polí. Do poľa napíšte požadovanú vlastnosť poľa alebo názov poľa, napr. B. „Dátum“ pre dátum. Dokument teraz automaticky nakreslí dátum zodpovedajúceho dňa.
V programe Word je možné pomocou klávesu [CTRL] aktivovať aj ďalšie funkcie. Preto sa uistite, že ste vybrali správnu kombináciu klávesov, aby ste otvorili zátvorky na zadanie funkcie poľa. Ďalšie informácie je možné vyvolať pomocou klávesu Shift. Takýmto spôsobom môžete napríklad presne umiestniť textové bloky na stránku a navrhnúť ich podľa svojich predstáv.
Program Office ponúka okrem rýchlych častí aj ďalšie funkcie, ktoré zjednodušujú prácu s textovými dokumentmi. Môžete napríklad vkladať preklady alebo vytvárať šablóny. Okrem toho je možné nastaviť listy formulárov a súbor programu Word je možné uložiť ako PDF. Pred odoslaním alebo vytlačením dokumentov by ste mali súbory znova skontrolovať.
Zmeny a opravy: Práca s Wordom
Pomocou funkcie „Hľadať a nahradiť“ môžete vo svojom súbore nájsť bežné chyby a nahradiť ich v jednom kroku. Nemal by sa kontrolovať iba obsah dokumentu, a ak je to potrebné, opraviť ho: formát dokumentu môže obsahovať aj chyby.
Rýchle moduly alebo funkcie v teréne vám vo všeobecnosti pomôžu vyhnúť sa zdrojom chýb a rýchlo tak dosiahnuť atraktívny výsledok. Môžete nechať Word, aby automaticky riadil informácie, ako je dátum, číslo stránky a citáty. Vaša práca sa navyše zrýchli: Môžete dynamicky vkladať obsah dokumentu, ktorý ste už pripravili, a ľahko k nemu získate prístup.
Dobre vedieť: Aby bol váš textový dokument čo najjednotnejší, textové polia a čísla strán, ako aj pole NumPages - t. J. Číslo strany na celkovom počte strán - by mali byť v celom súbore navrhnuté rovnako. Na to môžete použiť takzvaný zlučovací formát. Zadaním {STYLEREF "Nadpis 1" \ n \ * MERGEFORMAT} do poľa bude výsledok poľa formátovaný rovnakým spôsobom ako odsek, v ktorom sa pole nachádza. Texty na jednej stránke môžete tiež nastaviť tak, aby pokračovali na ďalšej stránke.
Záver: pole funguje ako podpora
Terénne funkcie sú pomocníkmi v procese vytvárania dokumentov mnohými spôsobmi. Umožňujú vám vložiť dôležité textové prvky a aktualizovať existujúci obsah dokumentu. Funkcie poľa môžete použiť na vykonanie niektorých nastavení a individualizácií, aby ste zostavili hotový súbor podľa svojich osobných požiadaviek.
Môžete napríklad ovplyvniť, či sa rámčeky textových polí vytlačia okamžite alebo či budú do hromadnej korešpondencie zahrnuté určité údaje. Word dáva priestor jednotlivým myšlienkam a ponúka používateľom možnosť profesionálnej a efektívnej organizácie dokumentov s rôznymi funkciami v teréne.
Otázky a odpovede
Ktoré funkcie poľa pomáhajú štandardizovať moje dokumenty?
Formát zlúčenia vám pomôže urobiť nastavenia v poliach jednotné. Po zadaní príkazu formátovať máte možnosť preniesť vlastnosti poľa do nasledujúceho poľa. Takto použijete rovnaké nastavenia pre zvyšok textového dokumentu.
Ako rozoznám polia v mojom texte?
Funkcie poľa môžete zobraziť rôznymi spôsobmi. Ak napríklad vyberiete celý text pomocou [CTRL + A], všimnete si funkcie poľa. V každom prípade je tieňovanie poľa viditeľné, keď ste klikli na funkciu poľa. Ďalším kliknutím na malú šípku v rohu poľa sa zobrazia možnosti nastavenia.
