Tabuľky programu Excel: štruktúra na prvý pohľad

Riadky, stĺpce, bunka, nadpisy

Program Microsoft Excel sa používa v súkromných a podnikateľských oblastiach. Vďaka programu je možné vykonávať matematické výpočty a nastavovať rôzne parametre v rôznych vzťahoch. V zásade to znie spočiatku abstraktne. Excel je však v podstate inteligentný program, ktorý vám pomáha zbierať údaje, vyhodnocovať ich a prezentovať podľa vlastného uváženia. Aby bolo možné využívať tieto funkcie programu Excel na profesionálne alebo súkromné účely, odporúča sa vytvoriť tabuľku programu Excel, ktorú môžu používatelia voľne formátovať. Aká je však štruktúra excelových tabuliek a čo je možné?

Takto vyzerá štruktúra excelových tabuliek

Program ponúka rôzne oblasti použitia, a preto je veľmi univerzálny. Je však dôležité porozumieť tomu, ako je tabuľka programu Excel štruktúrovaná a ako sú zásobované relevantnými údajmi. Hneď ako používatelia otvoria program, majú pred sebou zošit, ktorý pozostáva z prázdneho pracovného listu. Hlavičky stĺpcov a stĺpcov vymedzujú jednotlivé bunky. Údaje vo forme čísel a textu, ktoré sú zadané do prázdneho pracovného hárka, sa pôvodne označujú ako zoznam programu Excel. Tento zoznam alebo jednotlivé rozsahy buniek je možné naformátovať v tabuľke programu Excel v jednoduchých krokoch. Štruktúra tabuliek programu Excel vyzerá v zásade takto:

• Riadky
• stĺpce
• Bunky
• Registrovať

Formátované tabuľky sú reprezentované riadkami a stĺpcami. Hlavičky riadkov sú horizontálne a číslované za sebou. Hlavy stĺpcov prebiehajú zvisle a sú priradené písmenu. Bod, v ktorom sa stretnú riadok a stĺpec, sa nazýva bunka. Bunka B3 je napríklad bod, ktorý je výsledkom riadka 3 a stĺpca B. K dispozícii sú aj záložky registra. Môžete ho vytvoriť, keď bude váš súbor väčší. Na karte register môžete ľahko prepínať medzi rôznymi tabuľkami v pracovnom hárku. Vzhľadom na svetelnú štruktúru rôznych prvkov môžu užívatelia zadávať rôzne údaje v tabuľkovej forme a tak ich jasne zobrazovať.

Použitie tabuliek programu Excel: súkromné a profesionálne oblasti použitia

Či už ide o financie alebo štatistickú analýzu údajov - Excel je najrozšírenejší tabuľkový procesor.

V programe Excel je napríklad možnosť zaznamenávať vstupy a výstupy (či už súkromné alebo obchodné). Užívateľ si môže prispôsobiť, ktoré vzorce sa použijú na zadanie hodnôt. S pomocou štruktúry tabuľky programu Excel je možné rýchlo vytvoriť prehľad údajov.

Príklad excelovej tabuľky zo súkromného sektora

Rozpočtovú knihu uchovávate vo svojej tabuľke programu Excel. Môžete určiť, aké vysoké sú vaše príjmy a výdavky. Výdavky môžete kategorizovať do rôznych skupín. Napríklad: nájom, potraviny, poistenie atď. Použitím rôznych vzorcov a zadaním rôznych výdavkov môžete napríklad monitorovať financie počas dlhšieho časového obdobia. Týmto spôsobom môžete analyzovať, ako sa zmenili vaše výdavky za posledný mesiac alebo dokonca za posledných päť rokov.

Príklad excelovej tabuľky z podnikateľského sektora

Spoločnosti môžu pomocou tabuliek Excelu zaznamenávať a vyhodnocovať údaje napríklad z rôznych sídiel spoločností. To môže zahŕňať stanovenie zisku ako celku alebo rozdelenie na jednotlivé vetvy. Do tabuliek Excelu je navyše možné vkladať napríklad aj údaje o personáli.

Kontingenčné tabuľky ako špeciálna forma tabuľky

Ak sú údaje v tabuľkovej forme a chcete ich vyhodnotiť, potom tabuľkové procesory, ako napríklad Excel, ponúkajú možnosť vytvorenia takzvanej kontingenčnej tabuľky. Toto je špeciálna tabuľka, pomocou ktorej je možné veľké množstvo údajov zredukovať na zrozumiteľný rozsah a analyzovať ich. Napríklad je možné zamerať sa na údajový záznam rovnakého typu a zhrnúť ho do kontingenčnej tabuľky. Čiastkové výsledky je možné vypočítať rovnakým spôsobom. Štruktúra kontingenčnej tabuľky je podobná štruktúre tabuľky programu Excel; len plní inú funkciu.

Príklad kontingenčnej tabuľky

Spoločnosť má údaje o svojich zamestnancoch vo forme zoznamu. Môže to byť napríklad oddelenie, pohlavie, rok narodenia, plat a roky zamestnania v spoločnosti. Túto tabuľku programu Excel je teraz možné previesť na kontingenčnú tabuľku. To má výhodu v tom, že rôzne údaje je možné vyhodnotiť rôzne. Kontingenčná tabuľka napríklad dokáže vypočítať priemerný plat, celkový plat alebo spočítať zamestnancov v jednotlivých tímoch. Rovnako je možné vyhodnotiť, koľko žien a mužov je v spoločnosti alebo ako vysoký je priemerný vek zamestnancov.

Štruktúra tabuliek programu Excel ponúka tieto výhody oproti zoznamom

Hneď ako sú údaje zapísané v programe Excel, najskôr sa vytvorí zoznam. Zoznam je možné previesť na tabuľku pomocou tlačidiel alebo kombinácií klávesov. Tabuľky majú oproti zoznamom niekoľko výhod. Najmä pri práci s veľkými množinami údajov sa môžu pri radení, vyhodnocovaní alebo triedení vkrádať chyby, ktoré ničia celý súbor údajov. V prípade tabuliek na druhej strane nie je zoradenie údajových záznamov nesprávne. Tabuľky predstavujú veľké súbory dát, ktoré je možné spravovať, a ponúkajú možnosť rozšírenia údajov podľa potreby.

Ako funguje formátovanie tabuliek programu Excel?

Tabuľky sa dajú ľahko formátovať. Niekoľkými kliknutiami máte k dispozícii rôzne možnosti formátovania, ktoré zaisťujú zrozumiteľné zobrazenie informácií.

• Hlavičky a päty
• Výsledkové riadky
• Prepojené riadky a stĺpce
• Prvý a posledný riadok
• AutoFilter

Hlavičky a päty pre lepší prehľad

Excel vám ponúka možnosť vkladania hlavičiek a päty. To vám umožní urobiť tabuľky v zošite prehľadnejšími a poskytnúť potrebné informácie. V hlavičkách alebo pätach je priestor na čísla strán, dátumy alebo mená. Existujú aj riadky nadpisov, ktoré ukazujú typ údajov zadaných do príslušných buniek. Môžu to byť napríklad označenia, množstvá alebo časové obdobia. Tieto filtre môžete ľubovoľne filtrovať. Na rozdiel od zoznamov môžu byť hlavičky a päty tabuliek skryté a zobrazené.

Výsledkové riadky ako súčasť tabuľky programu Excel

Výsledkové riadky zobrazujú súčet rôznych buniek alebo rozsahov buniek ako celkový výsledok. Okrem vytvárania súčtov je možné k riadku s výsledkami priradiť aj ďalšie funkcie. Môžu byť tiež zobrazené a skryté v tabuľkách.

Zlúčené riadky a zlúčené stĺpce na zhrnutie viacerých rozsahov buniek

Bunky je možné spájať vertikálne a horizontálne. To je potom potrebné na poskytnutie lepšieho prehľadu v tabuľke. Vytvorili ste napríklad bunku pre každý mesiac. Aby bolo jasnejšie, čo znamenajú zadané čísla, môžete bunky nad údajmi zlúčiť a vložiť tam nadpis. Mohlo by to napríklad znamenať „mesačné tržby“. Vo formátovaných tabuľkách môžete tiež ľahko zvýrazniť prvý a posledný stĺpec. Je tiež možné zmraziť prvý alebo posledný riadok. To poskytuje potrebný prehľad, najmä pri dlhých tabuľkách. V opačnom prípade pri posúvaní ľahko stratíte, o aký vstup ide.

AutoFilter užitočný na triedenie údajov

Ďalšou pozoruhodnou funkciou v programe Excel je takzvaný automatický filter. Okrem funkcií filtra existujú aj možnosti triedenia. Ak napríklad chcete zoradiť zoznam mien podľa abecedy. Potom však treba urobiť nastavenie, aby bol zoradený nielen stĺpec, ale aj zodpovedajúce riadky. Automatické filtre majú výhodu v tom, že napríklad môžete triediť podľa abecedy alebo čísel od malých po veľké a že sa automaticky triedia aj súvisiace údaje. Jednotlivé informácie je navyše možné filtrovať.

Príklad automatického filtra

V tabuľke Excelu s údajmi o zamestnancoch chcete filtrovať, koľko pochádza z umiestnenia xy. Na tento účel je potrebné nastaviť príslušný automatický filter a zobrazovať sa iba príslušní zamestnanci. Navyše môžete filtrovať podľa niekoľkých parametrov. Napríklad miesto pôvodu a tím. Vďaka zodpovedajúcim automatickým filtrom môžu používatelia zistiť, koľko zamestnancov z tímu žije na rovnakom mieste.

Preddefinované a vlastné štýly tabuliek

Excel vám ponúka veľký výber rôznych preddefinovaných šablón formátu tabuľky. Veľkou výhodou je, že užitočné prvky stola je možné rýchlo prispôsobiť a zmeniť. Je tiež možné vytvárať vlastné štýly tabuliek. Zvlášť firmy môžu vytvárať tabuľky vo svojom vlastnom firemnom dizajne. Tabuľky tak môžu byť zobrazené vašim vlastným písmom alebo vašimi vlastnými farbami.

Efektívne používajte štruktúru tabuľky programu Excel na svoju prácu

Ak chcete používať formátované excelové tabuľky v profesionálnom alebo súkromnom prostredí, mali by ste sa zoznámiť so základmi programu. Excel je pre mnohých skľučujúci program s nespočetným množstvom mätúcich funkcií.

Vo všeobecnosti je vhodné sa najskôr zamerať na základy prevádzky. Pretože sú zvládnuté základné funkcie, ako napríklad formátovanie, je možné program už efektívne používať.

Je tiež užitočné vedieť, ktoré funkcie môže program vôbec prevziať. Nie je dôležité, či používateľ vie, ktorý vzorec sa používa a ako. To sa dá ešte preskúmať a privlastniť si potom. Ak chcete Excel používať na konkrétny účel, mali by ste sa pri získavaní zručností najskôr obmedziť na to a prípadne sa neskôr zoznámiť s inými funkciami. To zaisťuje, že používateľa rozsah programu neodradí hneď od začiatku a stratí prehľad.

Záver: Formátovaná štruktúra tabuľky programu Excel uľahčuje prehľad údajov

Program Excel je súčasťou balíka Microsoft Office a je k dispozícii pre používateľov Apple a Microsoft. S tabuľkovým programom môžu užívatelia uvádzať údaje v tabuľke v zošite a nechať ich programom vyhodnotiť. Jednoduchá štruktúra tabuliek programu Excel ponúka používateľom štruktúrované zobrazenie údajov prostredníctvom hlavičiek riadkov a stĺpcov, nadpisov a riadkov s výsledkami. Okrem toho je možné pomocou formátovania zvýrazniť dôležité oblasti buniek a hodnoty, ktoré obsahujú, alebo zmeniť písmo a veľkosť. Okrem toho je možné zadané údaje v tabuľkách programu Excel napríklad previesť na diagramy, aby sa ukázala jasná distribúcia informácií. V porovnaní s údajovými zoznamami má štruktúra tabuliek programu Excel výhodu v tom, že sú k dispozícii rozšírené funkcie, ktoré umožňujú úsporu času a efektívnejšie vyhodnotenie záznamov. Okrem individuálneho návrhu tabuliek sú užívateľom samozrejme k dispozícii aj šablóny, ktoré môžu použiť na vyhodnotenie svojich údajov v pracovnom hárku.