Ako efektívne používať priečinky, funkcie a možnosti v programe Outlook

Pokyny a užitočné informácie pre prácu s programom Outlook

Mnoho používateľov opisuje program Microsoft Outlook ako užívateľsky príjemný. Oceníte rozsah funkcií a množstvo možností e-mailovej komunikácie. Iní potrebujú aplikáciu Outlook predovšetkým na osobnú organizáciu a používanie integrovaného kalendára a jeho rôznych riešení.

Okrem osobných preferencií používania je dôležité:

• Všeobecná štruktúra priečinkov,
• Funkčná navigácia v menu tiež
• Oblasť čítania a
• Najdôležitejšie funkcie, ako je funkcia vyhľadávania alebo funkcia „Zoradiť“

pochopiť a uplatniť.

Videonávod: Ako konkrétne vyhľadávať súbory a e -maily v programe Outlook

Štruktúra priečinkov a priečinkov v programe Microsoft Outlook

Jedno známe príslovie hovorí: „Poriadok je polovica úspechu.“ Táto metafora platí pre analógovú kanceláriu so zásobníkom papiera a premysleným organizačným systémom, ako aj pre Microsoft Outlook. V programe Outlook sú e -maily vždy uložené v priečinkoch. Priečinok Doručená pošta možno označiť za najznámejší a najdôležitejší priečinok na ukladanie e-mailov, pretože týmto priečinkom prechádza každý prichádzajúci e-mail. Všetky priečinky v programe Outlook sú zobrazené na ľavej strane hlavného okna.

Nový priečinok je možné vytvoriť iba niekoľkými kliknutiami. Za týmto účelom prejdite v systéme osobných priečinkov na miesto, kde sa má nový priečinok prispôsobiť. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku „Nový priečinok“.

Po priradení zmysluplného názvu môžete do priečinka presúvať tematicky vhodné e-maily. Použitím priečinkov môžete presne klasifikovať e-maily a zaručiť, že sa nachádzajú v štruktúre. Priečinky môžu byť napríklad pomenované podľa oddelení, mien zákazníkov, dátumov alebo iných špecifických kritérií.

V zásade neexistuje žiadny horný limit pre osobné priečinky. Ako súčasť dobre premysleného systému objednávok má tiež zmysel nezakladať príliš veľa priečinkov, aby boli veci prehľadné.

Zobraziť štruktúru ponuky a e -maily

V zásade, pokiaľ ide o prezeranie a čítanie e -mailov, Microsoft Outlook je v:

• oblasť priečinkov
• rozdelená na oblasť čítania.

Môžete tiež zobraziť oblasť úloh.

V Outlooku nájdete aj karty, v ktorých sú funkcie Outlooku zoradené podľa predmetu. Karta „Štart“ vám napríklad umožňuje prístup k „rýchlym krokom“ alebo k oblasti ponuky „Odstrániť“.

Na karte "Zobraziť" môžete určiť, ako a v akom okne sa majú zobrazovať maily a oblasť priečinkov a oblasť zobrazenia.

Len niekoľkými úpravami na karte „Zobraziť“ získate konkrétne centrum správ, ktoré je prispôsobené vašim prianiam a potrebám.

Zoradiť priečinky alebo vytvoriť obľúbené položky - takto to funguje

Karta „Priečinok“ vám ponúka všetky možnosti individuálneho zoradenia štruktúry priečinkov bez ohľadu na veľkosť priečinka, vytváranie podpriečinkov alebo zobrazenie priečinka ako obľúbeného.

Môžete tiež použiť priečinky

• Nastavte automatickú archiváciu,
• Pri zdieľaní v tímoch priraďte povolenia priečinkom a
• Zadajte vlastnosti priečinka.

Na vytvorenie nového priečinka na vyhľadávanie môžete použiť aj kombináciu klávesov CTRL + SHIFT + P. Vyhľadávací priečinok je virtuálny priečinok v programe Outlook, ktorý obsahuje zobrazenie všetkých e-mailových položiek, ktoré spĺňajú určité vopred definované kritériá vyhľadávania.

Funkcia vyhľadávania v programe Outlook - ako správne používať vyhľadávanie

V aktuálnej verzii programu Microsoft Outlook nájdete funkciu vyhľadávania v hornom paneli funkcií vedľa pásu s nástrojmi vo vyhľadávacom poli. Okrem zadania jedného alebo viacerých hľadaných výrazov do funkcie vyhľadávania obsahuje karta „Hľadať“ ďalšie možnosti a možnosti nastavenia.

Microsoft Outlook vám ponúka možnosť prehľadávania štruktúry priečinkov a všetkých uložených e-mailov podľa rôznych kritérií.

Okrem iného môžete:

• Hľadajte v aktuálnej schránke alebo globálne v Outlooku alebo
• Zahrnúť prílohy do vyhľadávania.

Aktuálna vyhľadávacia funkcia navrhuje hľadané výrazy, jasne vám ukazuje, ktoré kľúčové slová ste už hľadali, a dáva vám možnosť používať vyhľadávacie nástroje.

Stručne povedané, funkcie „Zoradiť“ a „Hľadať“ v programe Outlook vám ponúkajú všetky možnosti profesionálneho ukladania uložených e-mailov v programe Outlook a v prípade potreby ich znova nájsť pomocou okamžitého vyhľadávania podľa kritérií.

Zhrnutie: Je ľahké nastaviť aplikáciu Outlook špeciálne a orientovanú na používateľa

Ako komunikačný program je Microsoft Outlook flexibilný a prispôsobiteľný. Program Outlook môžete organizovať pomocou osobných priečinkov a systému jednotlivých priečinkov. Funkcie „Hľadať“ a „Triediť“ umožňujú ukladať e-maily užívateľsky orientovaným spôsobom a znova ich nájsť podľa definovaných kritérií.

Okrem toho môžete maily zobrazovať jednotlivo v oblasti čítania Outlooku a na karte „Zobraziť“ definovať, ako sa má oblasť čítania a oblasť priečinkov zobrazovať. Len s niekoľkými nastaveniami je možné prispôsobiť aplikáciu Outlook vašim vlastným potrebám a efektívne pracovať s komunikačným softvérom.