Dobrá správa údajov: úlohy, nástroje a koncept

Toto sú štyri typy údajov, ktoré by ste mali absolútne vedieť

Otázka správneho spravovania údajov je pre spoločnosti stále dôležitejšia. Koniec koncov, veľké množstvo údajov sa v spoločnostiach spracúva každý deň a ich sprístupnenie na jednej strane a ich ochrana na strane druhej je len súčasťou správy údajov.

Čo obsahuje správa údajov? definícia

Správa údajov sa týka zhromažďovania, používania a uchovávania údajov s prihliadnutím na niekoľko parametrov. Údaje by mali byť spravované lacno, bezpečne a efektívne. Správa údajov by mala umožniť zamestnancom vo firmách a iných organizáciách využívať údaje na dosiahnutie cieľov, rozhodovanie, implementáciu opatrení a tým zvýšenie hodnoty spoločnosti. Toto použitie údajov musí prebiehať za určitých špecifikácií a musí byť vždy optimalizované.

V tejto súvislosti sú správa údajov a riadenie procesov úzko prepojené. Koniec koncov, v mnohých spoločnostiach predstavujú dáta majetok spoločnosti. Zodpovedajúce procesy sú nevyhnutné na efektívnu ochranu tejto hodnoty, ale aj na vytváranie nových hodnôt a na bezproblémový prístup k existujúcim údajom.

Na zodpovednú a efektívnu správu údajov potrebujú spoločnosti koncept, ktorý zahŕňa všetky aspekty:

• Zbierať dáta
• uložiť dáta
• spracovať údaje
• Archívne údaje
• vymazať údaje

V najlepšom prípade tento koncept zohľadňuje požiadavky spoločnosti na správu údajov, ako aj bezpečnosť a ochranu údajov.

Existujú 4 rôzne typy údajov

Aby ste získali komplexný prístup k správe údajov, je dôležité porozumieť rôznym typom údajov. Koniec koncov, napríklad s osobnými údajmi, akými sú mená a adresy zamestnancov, je potrebné zaobchádzať inak ako s údajmi, ktoré zverejňujete na webovej stránke svojej spoločnosti, spôsobom, ktorý je čitateľný pre každého.

Osobné údaje

Všetky údaje týkajúce sa konkrétnych osôb, ako sú mená, adresy alebo bankové údaje zamestnancov, sú osobnými údajmi. Zhromaždené údaje o meraní a údaje o zákazníkoch sa však počítajú aj ako osobné údaje. Všetky údaje týkajúce sa našich vlastných zamestnancov a zákazníkov, ako aj iných tretích strán sa považujú za osobné údaje. Tieto musia byť osobitne chránené.

Citlivé údaje spoločnosti

Všetky údaje týkajúce sa tajomstiev spoločnosti, ako sú daňové a účtovné dokumenty, sú citlivými údajmi spoločnosti. Údaje, ktoré sa generujú v priebehu projektov, ako sú výpočty, recepty, údaje z výskumu a technické znalosti, sú tiež klasifikované ako citlivé informácie. V tejto oblasti sa rátajú aj interné postupy alebo procesy, zoznamy zákazníkov a podnikové stratégie. Tu je v rámci správy údajov dôležité jasne definovať, ktoré informácie musia byť chránené a ktoré nie. Spoločnosti majú spravidla nových zamestnancov, ktorí pri vstupe do spoločnosti podpisujú zmluvu o dôvernosti, ktorou sa zaväzujú, že neposkytnú žiadne citlivé údaje spoločnosti tretím stranám.

Sekundárne údaje

Sekundárne údaje vyplývajú z ďalej spracovaných primárnych údajov. Vzťahujú sa na všetky údaje, ktoré sú vytvorené na iný účel a vyskytujú sa tiež ako súčasť opatrenia. Pokiaľ sú napríklad poznávacie značky zamestnancov alebo zákazníkov vidieť na fotografiách, ktoré sú urobené a zverejnené z vlastných priestorov spoločnosti, ide o vedľajšie údaje. Aj keď bol napríklad vykonaný prieskum, môžu vzniknúť sekundárne údaje. Aktuálny dotazník je primárnymi údajmi a výsledky, ktoré sú zhrnuté z týchto primárnych údajov a už neumožňujú vyvodiť žiadne závery o respondentoch, sú potom sekundárnymi údajmi.

Verejne dostupné údaje

Ak sú údaje zdieľané s verejnosťou na webovej stránke vlastnej spoločnosti alebo v tlačených dokumentoch, tieto musia spĺňať určité požiadavky. Napríklad žiadne autorské práva ani práva na ochranné známky nesmú byť porušované, napríklad na fotografii je možné vidieť iné značky ako vaše vlastné. Vaše vlastné logá a slogany by mali byť chránené pred krádežou inými, napríklad ich zaregistrovaním ako slovnej alebo obrazovej značky.

Správa údajov: Existujú tieto úlohy

Správa údajov zahŕňa rôzne úlohy.

• Zber dát Ak vezmeme do úvahy ekonomiku údajov, t. J. Je možné zozbierať len toľko údajov, koľko je skutočne potrebné. Vo všeobecnom nariadení o ochrane údajov (GDPR) je táto povinnosť hospodárnosti stanovená.
• Zaistite kvalitu údajovstarostlivou prácou pri zadávaní údajov.
• Použitie údajov urobte to transparentným.
• Vyhnite sa dátovým prenosom, Ak je to možné. Čím viac údajov sa presúva z bodu A do bodu B, tým ste zraniteľnejší voči narušeniu bezpečnosti alebo strate údajov.
• Zabezpečte ľahký prístup k zdrojom údajov.
• Uchovávajte údaje bezpečne, napríklad v cloude alebo v rámci databázového softvéru poskytnutého na tento účel.
• Zabezpečte údaje a pravidelne vytvárať zálohy, napríklad v cloude alebo na externom úložnom médiu.
• Chráňte súborové systémy a celé IT, pred útokmi hackerov alebo škodlivým softvérom. To je možné pomocou brán firewall a aktuálnej antivírusovej ochrany.
• Interná ochrana údajov priradením práv v rámci dátových systémov. Koniec koncov, napríklad údaje o zamestnancoch musia byť chránené aj pred ostatnými zamestnancami.
• Chráňte hardvér, proti požiaru, poškodeniu vodou alebo prepätiu.
• Komunikujte s kompetenciami pri práci s údajmiaby sa predišlo nesprávnej prevádzke.
• Skontrolujte kvalitu údajov, najlepšie vo fixnej pravidelnosti.
• Archivácia údajovs cieľom udržať čo najmenší objem údajov o systémoch a zariadeniach, ktoré sa v súčasnosti používajú. Napríklad údaje musia byť tiež uchovávané pre daňový úrad po určité časové obdobia bez ohľadu na to, či sú stále potrebné pre bežné obchodné operácie.
• Natrvalo odstrániť údajes cieľom vytvoriť priestor na jednej strane a zbaviť sa zodpovednosti za ochranu údajov na strane druhej. Predtým by malo byť starostlivo skontrolované, či údaje, ktoré sa majú vymazať, môžu byť skutočne natrvalo odstránené alebo či ich nakoniec nemusí byť potrebné kdekoľvek inde. Odstránenie nie je to isté ako odstránenie, takže údaje na niektorých pevných diskoch sa jednoducho prepíšu. Ak ich chcete skutočne odstrániť, mali by ste pracovať s vhodnými programami, ako je CCleaner.
• Dodržiavajte právnu istotu a prostredníctvom a pravidelná analýza vašich vlastných údajov dodržiavať bežné zákony.
• Prehľady transparentné vytvárať a zdieľať s ostatnými.

Výzvy a ciele v oblasti správy údajov

Úlohou správy údajov je, aby všetky tieto úlohy boli prepojené a navrhnuté tak efektívne a prakticky, ako je to len možné. Každý zamestnanec by mal mať prístup k potrebným údajom bez toho, aby zanedbával ochranu údajov. Takzvaná príručka správy údajov môže byť pre spoločnosti užitočná. Toto definuje, ako sa s údajmi zaobchádza v spoločnosti.

Zvláštne výzvy v oblasti správy údajov vyplývajú okrem iného z týchto aspektov:

• neustále sa zvyšujúce množstvo dát (big data)
• stále viac a viac perfídnych útokov na bezpečnosť údajov hackermi
• Neustále sa meniace právne požiadavky, čo znamená, že spoločnosti musia byť vždy aktuálne

Zmeny v rámci organizácie tiež komplikujú nakladanie s údajmi. Keďže téma správy dát je v mnohých spoločnostiach stále dôležitejšia, existujú v súčasnosti dokonca stále pozície, takzvaní správcovia dát, ktorí sa venujú výlučne tejto téme.

Správa údajov: 4 možné softvérové riešenia

Existujú rôzne možnosti a mnoho hotových softvérových riešení na správu údajov vo firmách:

Redakčné systémy	CMS sú systémy, v ktorých je zoskupený obsah a informácie. Databázy je možné integrovať aj do systémov na správu obsahu.
Správa kmeňových dát	Správa kmeňových údajov znamená centrálnu správu kmeňových údajov, t. J. Základných údajov organizácie. Či už ide o údaje zamestnancov alebo údaje o zákazníkoch - všetky spadajú pod kmeňové údaje a vyžadujú si špeciálnu ochranu.
Systémy plánovania podnikových zdrojov	S takýmto holistickým softvérom je možné zaznamenať všetky zdroje organizácie. Dá sa nad tým mapovať pracovné vybavenie, materiál, mesačné výdavky na zamestnancov a mnoho ďalších.
Systémy správy dokumentov	Takéto systémy je možné použiť na ukladanie, triedenie, správu a archiváciu dokumentov. EcoDMS je napríklad vhodný pre malé podniky a živnostníkov.

Google, Oracle, SAP a mnoho ďalších veľkých spoločností ponúka množstvo nástrojov a programov na správu údajov.

Správa údajov pre súkromné osoby

Pre nezávislých podnikateľov, živnostníkov a malé startupy je téma správy údajov tiež relevantná od prvého dňa a v počiatočnej fáze by sa mali poobzerať po zodpovedajúcom softvéri.

Téma správy údajov je relevantná aj ako súkromná osoba, aj keď na menšej úrovni. Na domácom počítači, smartfóne a tablete je veľké množstvo dát, ktoré je potrebné triediť, spravovať a zálohovať.

Užitočné nástroje pre správu dát

Údaje môžete spravovať pomocou správnych nástrojov - na každý účel existuje ten správny softvér:

• Pomocou položky Objednať do môjho priečinka môžete triediť a spravovať súbory vo svojom počítači so systémom Windows.
• DirPrintOK vytlačí prehľady priečinkov a súborov ako zoznam.
• S VisiPics môžete nájsť duplicitné fotografie na vašom pevnom disku a odstrániť nepotrebné obrázky, aby ste uvoľnili miesto pre nové údaje.
• DupeGuru vám pomôže nájsť duplicitné súbory. Môžete triediť podľa rôznych typov súborov, ako je hudba, obrázky a ďalšie.
• Odomknite zablokované súbory pomocou programu Unlocker.
• Softvér Jajuk vám umožňuje importovať vašu hudobnú zbierku a potom ju triediť.
• Terminplaner.net je jednoduchý nástroj na správu súborov.
• Ant Movie Catalog pomáha katalogizovať videá, DVD a Blu-ray.
• Správca súborov Double Commander je vhodný na kopírovanie a presúvanie súborov, aby v počítači vytvoril poriadok. Tento program môžete použiť aj na dávkové premenovanie súborov.
• Dircomp vám umožňuje navzájom porovnávať úplné priečinky, aby bola zásoba údajov konzistentná.
• Prostredníctvom sťahovania „Rýchlo odstráňte prázdne priečinky“ môžete ľahko odstrániť prázdne priečinky v programe Outlook.
• Folder Ax vám umožňuje rozdeliť priečinky obsahujúce veľké množstvo súborov do dvoch alebo viacerých priečinkov.
• Nástroj Toucan má iba jednu funkciu: kopírujte súbory pohodlne a bezpečne. Túto prácu vykonáva uspokojivo.
• Zvukové knihy môžete čítať pomocou CDex alebo EasyTag a uložiť ich na pevný disk.
• S IsoBuster môžete čítať obrazové súbory.

Tipy a triky pre dobrú správu údajov

Dobrá správa údajov začína správnymi nástrojmi, vyžaduje si však oveľa viac. Ak dodržíte niekoľko pravidiel, predĺžite životný cyklus svojich dát a ušetríte chaos vo svojom systéme:

• Udržujte vysokú kvalitu údajov hneď od začiatku. V prvom rade nepodávajte žiadne nesprávne, neúplné, zle štruktúrované alebo nepotrebné údaje. Vyhnite sa duplikácii.
• Aby ste sa vyhli problémom, dodržujte platné zákony o ochrane údajov.
• Zálohujte svoje údaje, aby ste sa mohli kedykoľvek vrátiť k zálohe.
• Sprehľadnite používanie údajov.
• Najlepšie je uložiť údaje tam, kde majú konečný cieľ.
• Štandardizujte pravopis a preklady.
• Automatizujte procesy, ako je vytváranie záloh.
• Zjednodušte procesy.
• Sieťové riešenia efektívne a kombinujú rôzne metódy s cieľom zmapovať čo najkomplexnejšiu správu údajov.
• Dáva tiež zmysel dátová integrácia a spájanie rôznych informácií do jednotnej štruktúry.

Záver: správa údajov vyžaduje štruktúrované postupy

Správa údajov je komplexná oblasť s mnohými rôznymi požiadavkami. Existujú rôzne typy údajov a s každým je potrebné zaobchádzať odlišne. Kým napríklad osobné údaje podliehajú osobitnej ochrane, ostatné údaje sú zámerne sprístupnené verejnosti. Správa údajov predstavuje mnoho problémov pri správe, zálohovaní a archivácii informácií. Spoločnosti si môžu vyberať z rôznych softvérových riešení. Súkromné osoby sa musia zaoberať aj témou správy údajov. Mnoho malých nástrojov s tým pomáha a uľahčuje narábanie s neustále rastúcim množstvom dát.