Skenujte dokumenty: pokyny a bezplatné programy

Ľahko dosiahnite svoj cieľ pomocou týchto podrobných pokynov

Ak máte doma papierové dokumenty, ktoré chcete digitálne zabezpečiť, môžete ich naskenovať. Dokonca aj v mnohých kanceláriách sú stále staré súbory a dokumenty, ktoré je potrebné preniesť do digitálneho sveta. Pomocou skenera je ľahké vytvárať digitálne obrázky analógových dokumentov. Dokonca je možné skenovať aj fotografie alebo diapozitívy a archivácia sa nevykonáva iba v škatuliach a fotoalbumoch v suteréne. Skenovaním sa vytvorí 2D tlač analógového dokumentu, ktorý je potom možné podľa potreby upraviť v počítači.

Skenovanie dokumentov: preto má zmysel

Keď naskenujete dokument, vytvorí sa jeho digitálna verzia, ktorú môžete uložiť do počítača. Vďaka skenovaniu môžete:

• zálohovať
• triediť podľa
• editovať
• duplikát
• poslať

Súbor vytvorený vašim naskenovaným dokumentom pôvodne reprodukuje informácie obsiahnuté v pôvodnom dokumente. Potom môžete súbor podľa potreby upraviť pomocou príslušného skenovacieho softvéru. Či už úpravy farieb alebo zlúčenie rôznych skenov - vy sa rozhodnete, či a ako chcete svoje skenovanie zmeniť.

Skener: Môžete si vybrať z týchto dvoch variantov

Na skenovanie dokumentov potrebujete skener. Na výber máte z dvoch variantov:

• S plochým skenerom máte kompaktné zariadenie, s ktorým môžete skenovať formáty DIN A4 a menšie veľkosti dokumentov.
• S multifunkčným zariadením môžete nielen skenovať, ale aj tlačiť a kopírovať. V minulosti malo mnoho multifunkčných zariadení integrovanú aj funkciu faxu, v dnešnej dobe je to skôr WLAN alebo Bluetooth, ktorý je v zariadeniach zabudovaný.

Multifunkčné zariadenia sú výrazne väčšie ako ploché skenery, a preto sa častejšie používajú v kanceláriách alebo pracovnom prostredí. Ak máte multifunkčné zariadenie a často skenujete a tlačíte, je najlepšie kúpiť si ho s podávačom dokumentov, aby ste nemuseli vkladať každý list papiera jednotlivo.

Skenovanie dokumentov: takto to funguje

Na skenovanie dokumentov potrebujete počítač a skener.

Pripojte skener k počítaču.

Potom položte dokument skenovanou stranou nadol na sklenenú dosku zapnutého skenera.

Potom stlačte tlačidlo „Skenovať“ a jediným kliknutím uvidíte obrázok dokumentu zobrazený na obrazovke počítača.

Uložte dokument, keď ste s ním spokojní.

Ak chcete niečo zmeniť, skenovanie môžete po úprave nastavení zopakovať.

Po naskenovaní upravte dokument, ako chcete, pomocou zvoleného softvéru. Ak ste ho napríklad naskenovali pod uhlom, môžete ho narovnať pomocou programu ako Scantailor.

Uložte ho hneď, ako ho upravíte.

So správnym softvérom, akým je napríklad iCopy, si tiež môžete vytlačiť naskenované dokumenty priamo, ak máte k počítaču pripojenú tlačiareň. S e-mailovými programami, ako je Microsoft Outlook, Thunderbird alebo Windows Mail, je možné odosielať naskenované dokumenty priamo ako e-mail. Papierové dokumenty môžete okamžite digitalizovať a zdieľať. Rozsah dodávky programu Microsoft Outlook mimochodom obsahuje aj ScanPST - tento program môžete použiť na opravu svojho osobného priečinka v programe Outlook.

tip

Pred skenovaním skontrolujte, či je skener nastavený na správne rozlíšenie. V opačnom prípade môžu prvky textu pôsobiť rozmazane. Pre čiernobiele textové dokumenty zvoľte rozlíšenie 300 dpi. Ak máte do činenia s textom na farebnom papieri, môžete tiež nastaviť jas skenovania smerom nahor - o 10 percent.

Čím viac farieb a grafiky naskenujete, tým bude súbor nakoniec väčší. Ak chcete ušetriť úložný priestor a urýchliť skenovanie, môžete nastaviť nastavenia farieb pre skenovanie na čiernobiele, ak farby nie sú pre váš digitálny dokument také dôležité.

Na skenovanie nemusíte sťahovať žiadny ďalší softvér z internetu. Potrebujete to iba vtedy, ak chcete digitálny dokument neskôr upraviť. Väčšina skenerov je dodávaná s príslušným softvérom, ktorý môžete použiť na skenovanie a vykonanie základných nastavení. V systéme Windows 10 nepotrebujete na skenovanie žiadny softvér.

Skenovanie v systéme Windows 10

1. Pred spustením nainštalujte skener.

2. Otvorte ponuku Štart vľavo dole a potom do funkcie vyhľadávania zadajte „Windows Fax a skenovanie“.

3. Kliknite na program a potom prejdite na „Nové skenovanie“.

4. V časti „Náhľad“ môžete podľa potreby upraviť oblasť, ktorú chcete skenovať.

5. Teraz si môžete vybrať formát, v ktorom chcete uložiť sken. Skenovanie je možné uložiť aj ako súbor PDF.

6. Po skenovaní nájdete svoje naskenované dokumenty v priečinku „Dokumenty“ -> „Naskenované dokumenty“

7. Počas skenovania máte tiež možnosť preposlať súbor iným ľuďom ako poštu alebo fax.

   

Uložte svoje skeny v tomto formáte

Skeny sa spravidla ukladajú vo formáte JPEG.webp alebo JPG.webp (Joint Photographic Experts Group). Formát JPEG.webp je najobľúbenejším formátom na ukladanie obrazových súborov, pretože skenovanie nie je nič iné ako obrazový súbor. JPEG.webp funguje na základe pixelov a kompatibilita aj použiteľnosť sú vysoké. Takmer všetky softvérové programy môžu tiež otvárať formát JPEG.webp alebo prevádzať iné formáty súborov na JPEG.webp. Pri skenovaní však môže dôjsť k miernemu zníženiu kvality, ak je dokument potom uložený vo formáte JPEG.webp. V prípade vážnych odchýlok to však zvyčajne možno kompenzovať a prepracovať softvérom.

Ďalšími formátmi sú formáty PNG a TIFF. PNG je obzvlášť vhodný pri kompresii obrazových súborov. TIFF umožňuje prevod súborov bez akéhokoľvek zhoršenia kvality. Súbory vo formáte Tiff je možné obzvlášť dobre dodatočne spracovať pomocou grafického softvéru.

Uložte naskenované dokumenty vo formáte PDF pomocou programu Adobe Acrobat

Na uloženie skenovaného dokumentu vo formáte PDF je potrebné rozpoznávanie textu, známe tiež ako OCR (Optical Character Recognition). Toto optické rozpoznávanie znakov tiež umožňuje vyhľadávať v obrázkoch alebo grafikách textové prvky, aby sa konvertovali a konvertovali na upraviteľné a vyhľadateľné súbory. Obrázkové súbory vo formáte JPEG.webp napríklad nie sú v systéme Windows 10 k dispozícii, a môžete si uložiť skenovanie ako PDF priamo pri vytváraní skenovania. Ak používate program Adobe Acrobat, môžete naskenované súbory uložiť priamo ako súbor PDF. Potom môžete buď naskenovať papierový dokument s automatickým rozpoznaním farieb a uložiť ho ako PDF, alebo si môžete nastaviť svoje vlastné osobné špecifikácie v časti „Skenovanie definované používateľom“.

Môžete si vybrať z týchto predvolených nastavení:

• Automatická detekcia farebného režimu
• Farebný dokument
• Čiernobiely dokument
• Dokument v odtieňoch sivej
• Farebná fotka

Môžete si tiež vybrať, či chcete skenovať viac súborov ako súbor PDF súčasne. Naskenované súbory PDF potom môžete optimalizovať. Program Adobe Acrobat bohužiaľ nie je zadarmo, ak ho chcete používať dlhodobo - skúšobná verzia je k dispozícii zadarmo.

Najlepších 5: Odporúčame tieto bezplatné programy na skenovanie a tlač

ABBYY Fine Reader

FineReader vám umožňuje skenovať, upravovať naskenované dokumenty a prevádzať ich do dokumentov PDF. Dokumenty môžete označovať anotáciami a zdieľať ich s ostatnými, pričom sledujete zmeny, ktoré boli vo vašom súbore vykonané. Vaše naskenované dokumenty je možné tiež previesť do súborov programu Excel alebo Word.

Readiris Pro

Softvér Readiris Pro je kompatibilný s Windows 7,8 a 10. Naskenované dokumenty môžete prevádzať do formátu PDF, eBook vo formáte ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF a ďalších. Nemusíte sa obmedzovať na čisto textové dokumenty. Softvér môže tiež čítať textové prvky z obrázkov a extrahovať iba tieto. Ak uložíte svoje naskenované dokumenty vo formáte PDF pomocou aplikácie Readiris Pro, môžete softvér použiť aj na následné zlúčenie, kompresiu a organizáciu súborov PDF.

PaperScan

Pomocou programu PaperScan môžete skenovať dokumenty, kresby a fotografie. Skeny môžete ľubovoľne otáčať, presúvať, zrkadliť alebo odstraňovať. Opravy súborov je možné vykonať aj stlačením tlačidla, napríklad úpravou prasklín alebo dier, ktoré sa nachádzajú na analógovej šablóne. Môžete tiež ľubovoľne upravovať farby a váš dokument je možné tiež prevádzať do odtieňov sivej alebo čiernobielo. Môžete si tiež vybrať z mnohých filtrov. Je možné zvoliť nasledujúce formáty:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 je skratka pre „Not Another PDF Scanner“ a je nekomplikovaným nástrojom na skenovanie dokumentov a obrázkov. Skener nemusí byť nainštalovaný samostatne prostredníctvom ovládača, ale program ho automaticky rozpozná. Naskenované dokumenty môžete pred skenovaním upravovať, napríklad zadaním sekcie obrázka. Vďaka automatickému rozpoznávaniu textu môžete rýchlo kopírovať text z dokumentov. Naskenované dokumenty môžete uložiť v bežných formátoch JPG.webp, PNG, TIFF a samozrejme vo formáte PDF.

Bezplatná edícia VueScan

VueScan Free Edition podporuje viac ako 1 850 skenerov. S bezplatným softvérom môžete nielen skenovať dokumenty, ale aj obrázky a filmy. Môžete si vybrať medzi rôznymi úrovňami kvality, aby ste svoje šablóny digitalizovali čo najlepšie. Skeny môžete tiež vopred orezať, upraviť farby a vybrať rôzne možnosti filtra.

Tip:

Dokumenty je možné skenovať aj pomocou smartfónu. S aplikáciami ako Adobe Scan alebo CamScanner môžete jednoducho fotografovať dokumenty pomocou fotoaparátu vo svojom smartfóne. Adobe Scan dokonca umožňuje rozpoznávanie textu pomocou OCR. Po procese skenovania môžete obrázok uložiť do svojho smartfónu, odoslať ho alebo načítať do cloudu.

Záver: naskenujte dokumenty a podľa potreby ich upravte

Ak chcete digitalizovať papierové dokumenty, nemôžete sa vyhnúť ich skenovaniu. To sa dá urobiť pomocou smartfónu, ale skener je lepší a má viac možností. Podľa toho, koľko skenujete, tlačíte a kopírujete, si kúpite buď plochý skener alebo multifunkčné zariadenie. V systéme Windows 10 už na skenovanie dokumentov nepotrebujete žiadny ďalší softvér. Ak chcete svoje skeny upravovať, prevádzať, strihať alebo spájať, potrebujete ďalší program, ako je VueScan alebo Readiris Pro. V závislosti od operačného systému môže byť potrebný aj ďalší softvér na konverziu skenov do súboru PDF. Uistite sa, že to zahŕňa aj optické rozpoznávanie textu (OCR), aby boli vaše naskenované dokumenty upraviteľné a vyhľadateľné.