Takto bude váš Microsoft Outlook jasný!

S užitočnými tipmi a pomocou

Poznáte ten pocit? Pripravili ste sa profesionálne, vaše schôdzky a úlohy boli prísne zorganizované a napriek najlepším prípravným prácam ste zabudli na dôležité stretnutie. Napriek vodotesnému a štruktúrovanému systému plánovania sa môže stať, že sa dôležité veci prehliadnu. Je to nepríjemné, keď sa zabudne na schôdzky, termíny alebo dokončenie úlohy. Outlook má množstvo funkcií, ktoré vám môžu pomôcť:

• Uprednostnite dôležité veci a
• Včas na schôdzky alebo
• Zamyslite sa nad ich prípravou.

Použite pripomenutia v programe Outlook

Aplikácia Outlook uľahčuje používateľom zapamätať si dôležité úlohy alebo schôdzky. Vďaka funkcii pripomenutia integrovanej v programe Outlook si už nemusíte zapisovať schôdzku alebo dokončenie úlohy na príspevok alebo ručne napísaný v kalendári. Outlook vám automaticky pripomenie všetko dôležité. Za týmto účelom softvér zobrazí okno s informáciami o schôdzke alebo úlohe a vydá tiež zvukový signál. Funguje to ako na počítači, tak aj na synchronizovaných smartfónoch alebo tabletoch.

Nastaviť pripomenutia pri nových schôdzkach

Ak chcete nastaviť pripomenutia nových schôdzok, postupujte takto:

1. Vytvorte novú schôdzku v programe Outlook.

2. Vo výberovom poli „Pripomenutie“ vyberte požadovaný čas prípravy. Môžete si vybrať niekoľko minút, hodín, dní alebo týždňov.

3. Pri úlohách a následných opatreniach začiarknite políčko „Pripomenutie“ a zvoľte dátum a čas, kedy sa má upozornenie zobraziť.

Vďaka pripomienkam v Outlooku vám spoľahlivo pripomenú schôdzky a úlohy alebo schôdzky s inými. Outlook tiež ponúka možnosť automatického zapnutia pripomenutia pri každom stretnutí alebo úlohe. Ak to chcete urobiť, použite príkaz: „Súbor“> „Možnosti“> „Kalendár alebo úlohy“. Pripomenutie úloh v stanovenom termíne sa zobrazí v pevne stanovenom čase.

Pretože nie všetky schôdzky alebo všetky úlohy sú rovnako dôležité, používatelia by mali zvážiť, či má v tomto prípade štandardné nastavenie zmysel.

Tip:

Pri prvej inštalácii program Outlook predvolene zobrazí okno s pripomienkou 30 minút pred každým stretnutím. Ak to chcete zmeniť a nastaviť pripomenutia jednotlivo, musíte štandardné pripomenutie vypnúť. Funguje to tak, že sa prepnete na nastavenia kalendára, ako je popísané vyššie, a deaktivujete začiarkavacie políčko pre štandardné pripomenutia.

Na opätovné odoslanie použite nasledujúcu funkciu

Funkcia úlohy v programe Outlook je ľahko použiteľná a efektívna. Ak nechcete vytvárať úlohy alebo pripomenutia pre každý čakajúci telefónny hovor alebo pre jednoduché e-mailové odpovede, môžete alternatívne využiť aj praktické funkcie pripomenutia v programe Outlook.

Ak chcete použiť pokračovanie v programe Microsoft Outlook, postupujte nasledovne:

Zadajte úlohu do plánovača úloh a prepojte ju s kontaktnými údajmi alebo e-mailom, na ktorý chcete odpovedať. Ak to chcete urobiť, vyberte kontakt alebo e-mail a vyvolajte príkaz: „Štart“> „Nasledovať“. Kliknite na „Vlastné“ a v nasledujúcom kroku vyberte dátum splatnosti. Pokiaľ si želáte, môžete si tiež ako možnosť nastaviť pripomenutie.

V ponuke „Na sledovanie“ nájdete aj preddefinované termíny splatnosti, z ktorých si môžete vyberať. Ak napríklad vyberiete položku „Budúci týždeň“, na nasledujúci týždeň dostanete informácie o pripomenutí. Okrem toho musíte kliknúť na symbol zvončeka a pridať pripomienku, aby sa aktivovala automatická pripomienka.

Nechajte seba aj ostatných pripomenúť dôležité dátumy

Existujú termíny a termíny, ktoré sú mimoriadne dôležité a rozhodujúce pre ďalší pracovný tok. Ak chcete príjemcovi automaticky pripomenúť správu, že čakáte na odpoveď, môžete k správe v programe Outlook pridať následnú poznámku. Počnúc verziou Outlook 2007 si môžete pre seba osobne aktivovať aj druhé sledovanie. Týmto postupom generujete súkromné, digitálne opätovné odoslanie.

Ak chcete týmto spôsobom označiť dôležité stretnutie, postupujte takto:

1. Na karte SPRÁVA schôdzky, ktorú chcete odoslať, kliknite na položku SLEDOVAŤ Hore.

2. Potom zvoľte UŽÍVATEĽOM DEFINOVANÉ.

3. V spodnej časti okna nastavte štítok pre príjemcu. Na správu by ste mali odpovedať napríklad vo štvrtok do 16:00 hod.

4. O úroveň vyššie ako sledovanie príjemcov si sledovanie aktivujete sami. Nasledujúce ráno sa napríklad nechajte pripomenúť požadovanou odpoveďou. Vďaka tomuto postupu a proaktívnemu sledovaniu máte záruku, že bude dostatok času na nadviazanie kontaktu s príjemcom, ak ešte neodpovedal.

Z Outlooku 2010: Takto si môžete pripomenúť nadchádzajúce úlohy

Ak chcete, aby vám program Outlook automaticky pripomínal úlohy, ktoré majú dátum splatnosti, môžete funkciu pripomenutia zautomatizovať pomocou nasledujúceho nastavenia:

1. Prejdite na položku Súbor> Možnosti.

2. Otvorte kartu „Úlohy“.

3. Aktivujte možnosť „Aktivovať pripomenutia úloh s termínom splatnosti“.

4. V časti „Štandardný čas pripomenutia“ vyberte požadovaný čas.

Používajte priečinky alebo vyhľadávacie priečinky

Rôzne priečinky v programe Outlook je možné použiť aj na to, aby ste nestratili zo zreteľa dôležité úlohy. Môžete si napríklad vytvoriť osobný priečinok „Úlohy“, do ktorého môžete presúvať všetky e-maily, ktoré stále vyžadujú akciu. Na rozdiel od nadväzujúcich opatrení nie je pre e-maily obsiahnuté v priečinku stanovený žiadny dátum splatnosti. Osobne si musíte pamätať pozrieť sa do priečinka a odpovedať na všetky čakajúce e-maily. Ak každý deň načítate nové e-maily a odpovedáte na ne, osobné priečinky sú užitočné pri štruktúrovaní vlastnej práce. Po zodpovedaní je možné správu presunúť do priečinka, do ktorého sa má dlhodobo uložiť alebo archivovať.

Priečinok vyhľadávania „Na sledovanie“, ktorý bol preddefinovaný v starších verziách Outlooku a nájdete ho na konci zoznamu priečinkov, je praktický a užívateľsky príjemný. V aktuálnej verzii Outlooku 365 nájdete priečinok pod názvom „Hľadať priečinok“ na konci stromu priečinkov.

Otvorte tento priečinok a zadajte parametre vyhľadávania, Outlook v priebehu niekoľkých sekúnd nájde všetky e-maily, ktoré ste označili na sledovanie, a zobrazí ich. Takto budete mať okamžitý prehľad podobný tomu v priečinku Úlohy. Zásadný rozdiel je v tom, že priečinok na vyhľadávanie zhromažďuje e-maily označené na sledovanie ako celok z celej doručenej pošty a priečinkov, ktoré obsahuje. Zobrazia sa tak aj e-maily, ktoré máte uložené v príslušnom priečinku pre zákazníkov.