Obsah
Automatickú archiváciu je možné nakonfigurovať jednotlivo. Najprv definujte štandardné nastavenia: Ako často sa archivujú, aké „staré“ údaje musia byť, aby ich bolo možné archivovať, v akom súbore by mali byť údaje uložené
Štandardné nastavenia pre funkciu archívu definujete nasledovne:
- V Outlooku až do verzie 2007 zavolajte príkaz EXTRAS >> MOŽNOSTI a otvorte register VIAC. V programe Outlook 2010 zavolajte príkaz SÚBOR >> MOŽNOSTI a otvorte kartu ROZŠÍRENÉ.
- V programe Outlook do roku 2007 kliknite na tlačidlo AUTOARCHÍV, v programe Outlook 2010 na AUTOARCHÍVNE NASTAVENIA. Nastavenia archivácie sú účinné pre všetky moduly Outlooku - pokiaľ ich nezmeníte pre jednotlivé moduly alebo priečinky.
- Aktivujte možnosť AUTOARCHÍV KAŽDÝCH X DNÍ a zadajte interval, v ktorom sa má archivácia vykonávať.
- Ak sa vám zdá nepríjemné potvrdzovať dialógové okno pre každý proces archivácie, deaktivujte možnosť ZAČAŤ AUTOMATICKÚ AUTOMATIZÁCIU PO POTVRDENÍ.
- Ak vo svojom Outlooku označíte e-maily, ktoré už nepotrebujete, ako vypršané a nechcete ich archivovať, aktivujte možnosť ODSTRÁNIŤ EXPIROVANÉ POLOŽKY (iba priečinok s elektronickou poštou).
- V každom prípade aktivujte možnosť ARCHÍV ALEBO VYMAZAŤ STARÉ PRVKY.
- Ak aktivujete možnosť ZOBRAZIŤ ARCHÍVNY ZLOŽKU V ZOZNAME ZLOŽIEK, Outlook po archivácii automaticky otvorí archívny súbor a zobrazí ho v zozname priečinkov. To znamená, že môžete okamžite pokračovať v prístupe k archivovaným údajom, ale potom sa musíte vzdať výhodnosti rýchlosti outsourcingu.
- Do poľa VYMAZAŤ PRVKY, AK SÚ STARŠIE AKO, zadajte, aké staré údaje majú byť, aby boli presunuté do archívu (alebo úplne vymazané).
- Ak sa majú údaje preniesť do archívu, aktivujte voľbu MOVE STAR ELEMENTS TO a cez VYHĽADÁVANIE vyberte požadovaný priečinok alebo do poľa vedľa tlačidla zadajte názov nového archívneho súboru, ktorý by mal Outlook vytvoriť.
- Ak chcete namiesto toho nenávratne odstrániť staré údaje, aktivujte možnosť KONEČNE ODSTRÁNIŤ STARÉ PRVKY. Aby boli všetky staré prvky ihneď odstránené, kliknite na položku POUŽIŤ NASTAVENIA DO VŠETKÝCH ZLOŽIEK - pamätajte však, že to nie je možné vrátiť späť.
- Zatvorte dialógové okná.
Individuálne nastavenia pre jednotlivé moduly
Za predpokladu, že ste ako štandardné nastavenie určili, že prvky sa budú presúvať do archívu po jednom roku, ale stále chcete mať vo svojom kalendári schôdzok schôdzky z predchádzajúcich rokov. Potom upravte nastavenia pre kalendár:
- Otvorte kalendár.
- V časti MOJE KALENDÁR kliknite pravým tlačidlom myši na KALENDÁR a vyvolajte príkaz VLASTNOSTI. V tomto prípade nie je kalendár archivovaný.
- Otvorte kartu AUTOARCHÍV.
- Ak nechcete kalendár archivovať, aktivujte možnosť NEDARCHOVAŤ položky v tomto priečinku a pokračujte krokom 6. Ak chcete použiť iné ako predvolené nastavenia, aktivujte možnosť POUŽIŤ NASLEDUJÚCE NASTAVENIA PRE TÚTO ZLOŽKU.
- Upravte nastavenia, napríklad vek položiek, ktoré sa majú archivovať, alebo zadajte iný archívny súbor.
- Zatvorte dialógové okno.
Individuálne nastavenia pre jednotlivé priečinky, položky schôdzok alebo e -maily
Outlook vám dáva možnosť vylúčiť tieto položky z automatickej archivácie. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:
- Otvorte požadovaný prvok, napríklad dôležitý e -mail alebo záznam o schôdzke.
- V okne pre poštu, udalosť alebo úlohu vyvolajte príkaz „Súbor, Vlastnosti“.
- Aktivujte možnosť „Žiadne automatické archivovanie tohto prvku“ a zatvorte dialógové okno.
