Profesionálne vytvárajte podpisy programu Outlook

K podpisu do Outlooku stačí pár kliknutí

Podpis v programe Outlook môže byť označený ako kus textu, ktorý je pridaný ručne alebo ako predvolený pre e -mailovú správu. Je bežné zahrnúť podpisy do pracovných e -mailových správ. Podpis obchodného e -mailu uvádza autora správy a poskytuje najdôležitejšie kontaktné informácie. Môže sa to nazývať elektronická vizitka.

Podpisy sú zo zákona povinné v obchodných e -mailoch. Okrem odosielateľa a všeobecných kontaktných údajov je potrebné uviesť aj povinné informácie o názve spoločnosti a právnej forme, ktoré sú rovnaké ako hlavičkový papier.

V súkromnom prostredí zákon nevyžaduje podpis. Z pochopiteľných dôvodov má zmysel zahrnúť podpis aj do súkromných e-mailov:

• Nepochybne vás identifikuje ako odosielateľa správy
• Vďaka podpisu bude váš e -mail pôsobiť profesionálne
• Podpísaním a zadaním kontaktných údajov správa zvyčajne nie je odfiltrovaná filtrom nevyžiadanej pošty

Stručne povedané, dáva zmysel a zdá sa byť autentické pridať podpis ku každej e-mailovej správe. Microsoft Outlook ponúka mnoho možností na vytváranie, prispôsobovanie a individualizáciu rôznych podpisov.

Vytvorenie podpisu v programe Outlook: Ako vytvoriť podpis pomocou niekoľkých kliknutí myšou

V programe Outlook vytvoríte podpis podľa nasledujúceho vzoru:

1. Otvorte novú e -mailovú správu a v ponuke Vložiť prejdite na kartu Podpis.

   

2. Otvorí sa okno, v ktorom môžete buď upraviť svoje existujúce podpisy, alebo vytvoriť nový podpis s individuálnym formátovaním. Nasledujúce sú obzvlášť vhodné ako obsah súkromného podpisu:

   • Tvoje meno.
   • Vaša adresa.
   • Kontaktné informácie, ako sú telefón, fax a e -mail.
   • Voliteľné: adresa vašej súkromnej webovej stránky.

   Navyše, ako alternatívu, môžete do svojho podpisu tiež začleniť obrázky alebo animované súbory GIF.webp ako logo, aby ste mohli podpis v html navrhnúť jednotlivo a jedinečne.

   

3. Textové pole, v ktorom navrhujete svoj podpis, ponúka širokú škálu možností prispôsobenia. Okrem iného môžete krok za krokom:

   • Vyberte písmo, farbu a veľkosť písma.
   • Určte zarovnanie textu: zarovnané doľava, zarovnané doprava alebo zarovnané na stred.
   • Zahrňte fotografie a odkazy.
   • Do poľa Vizitka vložte vizitku vo formáte vcf.
   • Vyberte e -mailový účet, s ktorým má byť doručený podpis.
   • Rozhodnite, či sa má podpis používať aj na odpovede na e-maily a preposielanie.

Po zadaní všetkých údajov dokončite vytváranie podpisu pomocou OK. Podpis je teraz doručený ako štandardný podpis pre použitý e-mailový účet. K dispozícii je tiež možnosť navrhnutia viacerých podpisov pre jeden e -mailový účet alebo pre viacero účtov. Kým je podpis dodávaný ako štandardný podpis, alternatívne podpisy môžete v prípade potreby vložiť ručne.

Ako zmeniť podpis

Ak chcete zmeniť podpis, v programe Outlook existujú dve užívateľsky prívetivé alternatívy:

1. Do vyhľadávacieho panela v hornej časti Outlooku zadajte hľadaný výraz „Podpisy“ a otvorte svoj podpis kliknutím na „Akcie / Podpis“.

   

2. Rovnakým spôsobom ako pri vytváraní nového podpisu otvorte novú správu a potom na paneli s ponukami prejdite na kartu Podpis.

   Zmeny podpisu je potrebné uložiť kliknutím na tlačidlo myši s „OK“. Zmenený podpis sa potom automaticky priloží k vašim e-mailom, v závislosti od konkrétnych nastavení.

Kde nájdete vhodné šablóny na podpis

Na internete nájdete užitočné odkazy a návrhy na vytváranie podpisov. Spoločnosť Microsoft ako výrobca programu Microsoft Outlook vám ponúka aj šablóny podpisov, ktoré vyzerajú profesionálne a sú vhodné na obchodné alebo súkromné účely. Prejdite na šablóny podpisov od spoločnosti Microsoft kliknutím na odkaz v spodnej časti dialógového okna na vytvorenie podpisu: "Získajte podpisové šablóny"Kliknite. Voliteľne nájdete aj ďalšie návrhy a šablóny na podpis na internete.

Dostanete sa na stránku podpory spoločnosti Microsoft, ktorá užívateľsky prívetivým spôsobom popisuje, ako vytvoriť podpis pomocou šablóny v programe Microsoft Word a ako ho uložiť v programe Outlook.

Dôležité tipy pre navrhovanie vášho podpisu

Podpis v súkromnom prostredí môže byť navrhnutý individuálne. Povolené je to, čo poteší a urobí na príjemcu e-mailovej správy dobrý dojem.

Obchodné e-maily a podpisy by mali byť vždy vo formáte podľa normy DIN 5008. Keďže e-maily a podpisy majú uľahčiť korešpondenciu, zákonodarca ich 1. januára 2007 postavil na rovnakú úroveň ako obchodné listy a faxy. Z tohto dôvodu je potrebné pri navrhovaní podpisov dodržiavať zákonodarné predpisy. Obchodný podpis by mal spravidla pozostávať z troch častí:

1. Mená a prípadne všeobecný pozdrav.
2. Kontaktné údaje spoločnosti.
3. Právne informácie.

V prípade podpisu používaného na obchodné účely musíte tiež zabezpečiť, aby boli telefónne a faxové čísla vložené v súlade s pravidlami DIN. Okrem toho je nevyhnutné, aby odosielatelia napísali svoje celé meno a priezvisko a vyhýbali sa skratkám.

Riadkovanie, veľkosť písma a predmet

Pri každom podpise má zmysel použiť písmo, ktoré je použité v tele textu. V mnohých prípadoch používajú spoločnosti firemné písmo pre hlavičkové papiere a všetky druhy korešpondencie. Štandardné písma ako Calibri, Arial alebo Times New Roman sú vhodné pre súkromné osoby. Tieto písma zaisťujú, že podpis bude pre príjemcu čitateľný.

Ak štandardne používate ozdobné kurzívne písmo alebo hravé písma, môže to viesť k podráždeniu. Ako veľkosť písma by ste mali vybrať písmeno medzi 10 a 12 bodmi. Riadkovanie by malo zodpovedať štandardným hodnotám a podobne ako samotný e -mail je spravidla jeden riadok. V e -mailovej správe by nikdy nemal byť zabudnutý predmet.

Ako pridať logá a obrázky k podpisu

Pomocou grafického symbolu môžete do svojho podpisu pridať logo alebo jednotlivé obrázky, napríklad firemnú fotografiu. Pred vložením sa uistite, že obrázok nie je príliš veľký a dobre zapadá do celkového obrázku vášho podpisu. V starších verziách Outlooku sa postup vkladania log a obrázkov líši - najmä v aplikáciách Outlook 2000 a Outlook 2003 sa možnosti líšia od súčasných verzií Outlooku.

Je tiež možné použiť váš podpis ako informačné a reklamné médium. Odkaz na váš web, špeciálna ponuka alebo ďalšie informácie o vás alebo vašej spoločnosti môžu byť užitočné pri zvedavosti príjemcov.

Vyhľadajte podpisy v priečinku Windows

Poznámka: Ak si chcete uložiť osobný podpis, potrebujete na to cestu k úložisku. Podpisy sú centrálne uložené v systéme Windows v skrytom priečinku, ku ktorému máte prístup pomocou nasledujúceho príkazu systému Windows:

Súčasne stlačte klávesy [Windows] a [R] - otvorí sa dialógové okno "Spustiť".

V dialógovom okne zadajte nasledujúci príkaz:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Dostanete sa do priečinka s vašimi podpismi a potom ho môžete skopírovať a uložiť.

Záver o profesionálnom použití podpisov v programe Outlook

Podpis v programe Outlook je profesionálny a osvedčený spôsob, ako sa prezentovať ako odosielateľ správy. Krstné meno a priezvisko, jednotlivé kontaktné údaje a v podnikateľskom prostredí zahrnutie právnych informácií sú nevyhnutné a účelné.

Nový podpis v programe Outlook môžete vytvoriť iba niekoľkými kliknutiami myši alebo pomocou programu Microsoft Word a externých šablón. Môže byť užitočné zahrnúť do podpisu fotografie alebo logo. Je tiež nevyhnutné, aby ste dodržiavali pravidlá DIN 5008 pre obchodné podpisy. Podpis by mal príjemcu vždy informovať, umožniť rýchly prehľad o odosielateľovi a zodpovedať celkovému obrazu e -mailu.